Виды и формы планов как важнейших управленческих документов

Существующая система планирования включает ряд подсистем, основными из которых являются общее, специальное и индивидуальное планирование. По срокам различают: годовые, полугодовые, квартальные, месячные планы и т. д. Система планов организации должна быть взаимосвязана с планами социально-экономического развития страны, региона, поэтому можно выделить стратегический, организационно-тактический и организационно-оперативный уровни планирования.

Под планирующими документами подразумеваются соответствующим образом оформленные управленческие решения, содержащие комплекс целей и задач на определенный период времени, способы, последовательность, сроки их решения, исполнителей (ответственных за исполнение). Планирующими документами являются планы, концепции, программы.

Планирование – сложный процесс управленческой деятельности, один из основных ее элементов. Подготовка плана – в большей степени интеллектуальная, мыслительная деятельность лиц, принимающих участие в его разработке. Составлению плана предшествует значительная по объему подготовительная работа, без которой немыслимо разработать качественные, отвечающие требованиям дня мероприятия.

Организация планирования включает:

выработку управленческого решения:

  • обобщение, систематизацию и анализ информации, необходимой для разработки планирующего документа,
  • сбор предложений в проект плана от структурных подразделений,
  • подготовку проекта плана,
  • согласование проекта плана с ответственными исполнителями и соисполнителями;

утверждение плана руководителем;

доведение плана до исполнителей и соисполнителей;

организацию выполнения планируемых мероприятий.Предложения в планы должны:

Сбор, систематизация и анализ информации о результатах выполнения планов за предшествующие периоды составляют основу планирования деятельности организации и определения последовательности решения задач. При необходимости осуществляется сбор, накопление и анализ дополнительной информации, которая может объективно повлиять на функционирование организации.

основываться на требованиях законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации;

учитывать состояние функционирования организации и прогноз его развития;

быть четко сформулированными, обеспеченными финансовыми, материально-техническими и кадровыми ресурсами;

иметь конкретные сроки выполнения и ответственных исполнителей.Предложения в проекты планов, представленные с нарушением требований, а также имеющие взаимное противоречие, возвращаются на доработку с указанием причин возврата. В случае наличия разногласий по предложениям, повторно направленным в проект плана, подразделение, являющееся разработчиком проекта, может провести согласительное совещание с участием полномочных представителей подразделений, представивших предложения в проект плана, по итогам которого, если требуется, готовит таблицу разногласий. Требования, предъявляемые к проекту плана:

Поступившие в установленном порядке предложения разработчики изучают на предмет их соответствия: общим задачам; имеющимся ресурсам; реальности выполнения; состоянию организации; результатам выполнения плановых мероприятий за предшествующие периоды; существующим нерешенным проблемам по различным направлениям деятельности, после чего включаются в проект плана.

Предложения предоставляются разработчикам соответствующих планов после их согласования с соисполнителями и соответствующими руководителями. Предложения в проекты планов, содержащие мероприятия, требующие финансового и материально-технического обеспечения, подлежат обязательному согласованию с соответствующими подразделениями финансово-экономического и материально-технического обеспечения.

соответствие нормативным правовым актам;

актуальность, конкретность, обоснованность планируемых мероприятий и ожидаемых результатов;

равномерность распределения нагрузки по выполнению мероприятий плана между различными подразделениями и работникоми;

ритмичность распределения исполнения запланированных мероприятий в течение всего планируемого периода;

целесообразность выбранных средств и форм для достижения запланированных целей.Организация контроля за полным, точным и своевременным выполнением плана возлагается на соответствующего руководителя, который организует их выполнение. Для этого руководитель:

Проект плана согласовывается подразделениями, задействованными в его выполнении. В ходе согласования разработчиком осуществляется доработка проекта плана с учетом полученных замечаний и предложений. Проводится корректировка проекта плана по существу и срокам исполнения планируемых мероприятий. Затем проект вносится на рассмотрение руководителя, утверждающего план.

проводит совещания;

организует инструктаж и обучение подчиненных, формулирует им задания;

создает необходимые условия для работы исполнителей, обеспечения контроля за ходом выполнения плановых мероприятий, в том числе с использованием современных информационных технологий;

определяет время, порядок, формы контроля и информирования об исполнении планов.О выполнении планового мероприятия ответственный исполнитель готовит обобщенные итоговые документы (докладная записка, справка), в содержании которых отражаются сведения о работе и ее результатах (с указанием подготовленных документов с перечнем необходимых реквизитов). Ответственным исполнителем является тот, кто указан в документе первым. Он организует и координирует работу соисполнителей. В итоговом документе должен быть вывод о признании мероприятия выполненным и подлежащим снятию с контроля. При возникновении обстоятельств, не позволяющих выполнить плановое мероприятие, ответственный исполнитель до истечения срока исполнения докладывает об этом руководителю (лицу, исполняющему его обязанности), утвердившему соответствующий план, который принимает одно из решений: о прекращении дальнейшей работы по мероприятию; о продлении срока исполнения мероприятия; о замене исполнителей. Соответствующие изменения вышеуказанными лицами вносятся в план работы.Действенность любого плана в значительной мере зависит от внешней формы его выражения. Помимо общей внутренней структуры и содержания, план включает в себя необходимые реквизиты, т. е. совокупность формальных элементов, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Четкая структура плана, выделение ключевых разделов плана, исполнителей мероприятий имеют немаловажное значение. Правильное построение плана позволяет сосредоточить внимание сотрудников на решении главных, наиболее актуальных проблем, стоящих перед организацией.Планы работы могут быть составлены в различной форме.

1. Текстуальные (по разделам) – планы, которые предусматривают очередность и наименование работ, исполнителей, сроки исполнения и графу для отметки об исполнении. Это перспективные, годовые, квартальные, личные, а также специальные планы по отдельным линиям работ.

Обязательными реквизитами любого плана являются: гриф утверждения; само наименование документа; отметка о времени и месте его составления; подписи лиц, составивших и утвердивших план. Форма плана обусловлена его содержанием. План, составленный грамотно, с соблюдением всех установленных реквизитов, с перечнем конкретных исполнителей и сроков исполнения намеченных мероприятий, четче выражает направления деятельности и пути решения проблем.

Целью осуществления анализа выполнения планов является обеспечение полноты реализации запланированных мероприятий за счет проведения комплекса организационных мер, направленных на сбор, систематизацию, обработку информации о результатах работы для установления соответствия фактически проведенной работы плановым поручениям. Результаты анализа докладывают руководителю. Ход выполнения плана рассматривается руководителем, утвердившим соответствующий план. Итоги выполнения плана в целом по завершении планируемого периода могут подводиться на заседании или совещании. За невыполнение сроков мероприятий, в том числе плановых, виновных лиц в установленном порядке должны привлекать к ответственности.

По отдельным планирующим документам, имеющим особое значение, трудоемкость, длительный срок исполнения, множественное число исполнителей и соисполнителей, может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления подготовительных проектов документов в заинтересованные инстанции.

п/п Содержание мероприятий (мероприятия должны намечаться с указанием итоговой организаци­онной и практической работы) Испол­нители (соис­полни­тели) Срок выпол­нения Отметка о вы­полне­нии
   1.        

2. Табличные – широко распространенная форма плана, представляющая собой таблицу, в которую входит определенное количество строк и граф (табл).

3. Графические – это графики дежурств и работ и другие.

4. Схематические – схемы извещения работников, схема действия работников в экстремальных ситуациях и т. д.

Основными формами индивидуального плана являются: перекидные календари; оргблокноты; еженедельники; рабочие тетради. Процесс разработки индивидуального плана включает в себя определение перечня мероприятий, подлежащих выполнению, определение времени их выполнения, составление и оформление плана. Важным фактором в процессе личного планирования является фактор времени. Учет фактического расхода времени на трудовые операции определяется путем самофотографирования и анализа выполняемых работ с целью выявления непроизводительных затрат времени и резерва последнего.

Четкое знание видов и форм планов позволяет рационально распределять и своевременно выполнять насущные задачи, экономить рабочее время и эффективно уп­равлять коллективом.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Архив сайта
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

+7(908)07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!