Технические средства управления

Содержание

Введение           3
1. Средства и системы внутриофисной транспортировки документов 4
2. Проблемы микрографии        7
Заключение          12
Список литературы         13

Введение

В момент первоначального развития письменности у человечества не существовало проблемы с обработкой и хранением письменных документов. Однако с кооперацией людей в сложные социальные организации возникла необходимость в формировании специального штата служащих, в чьи профессиональные обязанности входила работа с документами. Так, уже в древнем Египте, при дворах фараонов, наместников и богатых землевладельцев существовал штат писцов, секретарей, хранителей печатей и документов.
В Риме, в организациях купцов и торговых людей (когда число обрабатываемых глиняных табличек и папирусных документов достигало  более 500 в день!), также существовала организационная структура, отвечавшая за хранение и обработку документов.
В настоящее время в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников - секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами.

1. Средства и системы внутриофисной транспортировки документов

Средства внутриофисной транспортировки документов в настоящее время могут быть организованы двумя путями: при помощи технических средств и без них. Организация внутриофисной транспортировки документов без технических средств предполагает физическую курьерскую доставку. Технические же средства делятся на: компьютеризированные (сети; оптические, магнитные, лазерные, цифровые, аналоговые носители) и некомпьютеризированные (пневмопочта).
Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе принципов «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, которые связаны с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т. п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности, Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационио-документационного обеспечения управления [2, c. 178].
В частности, операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т. д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются.
Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel и Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов (исполнительской дисциплины), и контроль за движением документов. Создание собственной компьютеризированной системы делопроизводства сейчас не является сложной задачей, она по плечу практически любому грамотному пользователю.
Разработана компьютерная программа «Делопроизводство», позволяющая оформлять документы по стандарту, осуществлять их регистрацию, автоматический поиск, сортировку, хранение, вывод на печать. В интернете размещена информация о технологии автоматизации офисов на примере архитектуры Евфрат 2007.
Электронная почта (e-Mail) объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона. Она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией [3, c. 155].
E-Mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов. При наличии соответствующего программно-аппаратного обеспечения сообщение электронной почты может быть получено на телекс. Некоторые информационные службы обеспечивают распечатку сообщений электронной почты и их доставку с помощью обычной почты.
Электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т. е. всем, что может храниться в памяти компьютера.
Электронная почта может использоваться и самими программами: контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояние курса акций, погоды и т. п.
В личной жизни электронная почта является средством общения между людьми, средством информирования о наличии товаров, услуг, передачи рекламной информации и т. д. С ее помощью получают необходимую информацию из любой библиотеки, если эта информация введена к компьютер, а библиотека подключена к сети типа Internet.
Локальная электронная почта применяется обычно в рамках одного офиса, используются обычно такие пакеты программ, как ее: Mail, Microsoft Mail, Novell Group Wise. Локальная электронная сеть позволяет передавать любую информацию с одних компьютеризированных рабочих мест на другие, значительно ускоряя документооборот и информационное обеспечение управления. Глобальные системы являются частью глобальных информационных сетей: CompuServe, America Online, Internet, а также системы электронных досок объявлений (BBS). Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы, не выходя из дома, если ваш домашний компьютер связан с головным компьютером вашей организации.
Наиболее распространенным сейчас способом передачи данных в электронной почте считается использование телефонных линий, при этом между компьютером и телефонной линией включается специальное устройство — модем (модулятор/демодулятор). Примерный перечень процедур, которые нужно провести для получения возможности пользоваться электронной почтой:
 приобретение, подключение и настройка модема;
 создание собственного почтового отделения, введение уникального обозначения почтового ящика и пароля для защиты информации;
 настройка программы обмена информацией, например, Microsoft Exchange;
 регистрация вашего почтового отделения и необходимых данных в сети, получение адреса и личного кода [3, c. 156].
В системе Windows предусмотрены возможности для проведения этих процедур. Кроме того, в Word среди шаблонов документов, облегчающих их подготовку, имеются и шаблоны факсов.
В настоящий момент в наличии имеется достаточно широкий набор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документацион-ного обеспечения управления:
 системы управления документами (класса Documentum, Workflow, Groupware; в частности, к последнему классу относится система БОСС-референт);
 справочно-информационные системы (Консультант Плюс); комплексные системы (в частности, предназначенные для автоматизации работы службы управления персоналом, такие, как БОСС-кадровик).

2. Проблемы микрографии

Микрография – это технология прямой репродукции документальной информации на светочувствительном пленочном материале со значительным, до 150 крат, уменьшением относительно оригинала.
Пленочный носитель называют микроформой, наиболее распространены 16/35 мм микрофильм, апертурные карты и микрофиши. Изображение на микроформе геометрически подобно оригиналу. Для воспроизведения микроформы требуется увеличение изображения при помощи микрографической техники, но, при необходимости, микроизображение может быть прочитано даже с помощью лупы. Под микрографическими технологиями сегодня понимают не только репродукцию бумажных документов на микроформу, но весь спектр технологий для переноса бумажных и электронных документов на микроформы и обратно, а также хранения и использования документов в микрографических архивах.
На сегодняшний день наиболее востребованной формой оперативного хранения информации является цифровая форма т.е. хранение документов на магнитных лентах, магнитных дисках, магнитооптических дисках или оптических дисках. Такой архив компактен, обеспечивает скоростной доступ к информации из любой точки мира, простоту управления и поиска, одновременную работу с документом многими пользователями, очень гибкую настройку при практически неограниченном объеме хранимой информации. Однако, как средство долговременного (от 10 до 100 и более лет) хранения, электронный архив имеет существенные недостатки:
Зависимость от выбранного цифрового носителя. Цифровые носители обновляются каждые 5-10 лет, и через 10-20 лет вы вряд ли найдете устройство, способное прочитать ваш CD, DVD или HDD, как сегодня компьютер, способный прочитать 5.25' дискету или перфокарту.
Срок гарантированного хранения. Для распространенных сегодня CD, DVD, HDD и прочих носителей срок гарантированного хранения не превышает 5-10, в исключительных случаях, 20 лет.
Зависимость от используемого программного обеспечения и формата данных. Программное обеспечение обновляется каждые 3-5 лет. Меняются кодировки, форматы данных, методы представления информации. Немногим дольше поддерживаются устаревшие программные продукты. Даже если через 10-20 лет вы найдете ту программу, в которой был создан сохраненный файл, сможете ли вы запустить ее на новом компьютере? Определенно нет.
Гарантия соответствия оригиналу. Вы уверены, что файл сохранен. Но, есть ли гарантия, что файл не был случайно или умышленно изменен? Возможно, он был испорчен вирусами. Возможно, никто этого не заметил. Такую вероятность никогда нельзя полностью исключать, если речь идет о цифровых носителях. По этой причине цифровая форма не может приниматься как подлинник документа и по ГОСТ статусом подлинника не обладает.
Цифровая форма, несмотря на ее неограниченные возможности в части оперативной работы с документами, средством долговременного хранения информации служить не может. Как средство надежного долговременного хранения информации наилучшими возможностями обладает микрографическая форма. Микрографический архив позволяет преодолеть рассмотренные выше недостатки электронного архива, как средства долговременного хранения данных:
Хранение данных на микроформах очень консервативно, смена форматов носителей практически не происходит. Документы, перенесенные на микропленку 50 лет назад, могут быть легко воспроизведены сегодня, завтра и в будущем.
Срок гарантированного хранения микроформ составляет 100 и более лет. Микроизображение геометрически подобно изображению оригинала документа и не связано с какими-либо цифровыми форматами данных. Не требует для воспроизведения сложных устройств. При необходимости микроизображение может быть прочитано даже с помощью лупы.
Современные фотографические материалы обеспечивают высокую степень геометрического и полутонового подобия микроизображения оригиналу. По ГОСТ 13.1.101-93 микрофильм имеет статус подлинника.
Микрографический архив сегодня – это единственный путь, обеспечивающий долговременное (100 и более лет) хранение информации, в котором на уровне системного подхода решены проблемы надежности, качества и подлинности хранимой информации. Микрографический архив - это, в первую очередь, страховой фонд документации. Однако, доступное сегодня оборудование, позволяет полностью интергировать микрографический архив в систему документооборота современного предприятия.
Сканеры микроформ позволяют любому пользователю без труда перевести в электронный вид даже очень старые документы, записанные на микропленку. СОМ технология (расшифровывается как Computer Output Microfilm), т.е. технология вывода на микропленку цифровых данных, позволяет хранить в микрографическом архиве электронные документы, минуя бумажную форму. СОМ технология позволяет автоматически создавать образы документов, используя неформализованные данные с компьютерных систем. СОМ системы сравнивают с принтером, с тем отличием, что печать осуществляется на микрофотоноситель. Гибридные системы представляют собой совмещенные комплекты оборудования для одновременного сканирования документов (получение электронного образа) и печати микрофильмов. Такие системы, как правило, пишут на 16/35 мм рулонный микрофильм. Гибридные системы решают одновременно проблемы создания архивов и для оперативного и для долговременного хранения информации.
Основная проблема микрографии в том, что заканчивается ее время безраздельного господства как единственной технологии, позволяющей компактно и надежно хранить юридически значимые документы. Хранение документов на цифровых носителях дает возможность активно использовать информацию в деловых процессах организации и, таким образом, превратить деятельность по хранению информации из затратной в "зарабатывающую". Именно электронное хранение решает остро стоящую как в бизнесе, так и в государственном управлении задачу эффективного использования информации [5, c. 69].
Микрографии сложно конкурировать с электронными документами там, где речь заходит об оперативном доступе, об организации эффективного поиска и обмена. В наше время, когда информация стала ценным товаром, это преимущество электронных систем часто становится решающим с точки зрения бизнеса. Микрография плохо подходит в качестве основной технологии и для современных архивов, предоставляющих онлайн-доступ к своим документам.
За последние годы немало крупных архивных фондов были переведены с микроплёнок и микрофиш в электронные форматы. Достаточно вспомнить ряд крупных проектов по оцифровке микрофиш, в том числе для Российской государственной библиотеки и электронной библиотеки Международного агентства по атомной энергии МАГАТЭ.
Главная причина перехода к цифровому хранению – в том, что информация и документы стали одним из важнейших активов организаций. Быстрый поиск и извлечение нужной информации, ее оперативное использование – это и конкурентное преимущество, и немалые деньги. На этом фоне затухание "пленочной" индустрии и постоянное удешевление хранения цифровых данных являются лишь второстепенными факторами, подталкивающими этот процесс.
Специалисты подчеркивают, что основным мотивом отказа организаций от использования микрографии и перехода к созданию электронных архивов служит не желание что-либо сэкономить на стоимости хранения, а возможность увеличить прибыль, объём и качество производимой продукции и оказываемых услуг за счёт более эффективного использования корпоративной информации.

Заключение

Средства внутриофисной транспортировки документов в настоящее время могут быть организованы двумя путями: при помощи технических средств и без них. Организация внутриофисной транспортировки документов без технических средств предполагает физическую курьерскую доставку. Технические же средства делятся на: компьютеризированные (сети; оптические, магнитные, лазерные, цифровые, аналоговые носители) и некомпьютеризированные (пневмопочта).
Электронная почта (e-Mail) объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона. Она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией.
Микрография – это технология прямой репродукции документальной информации на светочувствительном пленочном материале со значительным, до 150 крат, уменьшением относительно оригинала.
Хранение данных на микроформах очень консервативно, смена форматов носителей практически не происходит. Документы, перенесенные на микропленку 50 лет назад, могут быть легко воспроизведены сегодня, завтра и в будущем.
Основная проблема микрографии в том, что заканчивается ее время безраздельного господства как единственной технологии, позволяющей компактно и надежно хранить юридически значимые документы.

Список литературы

1. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отеч. архивы . – «1 . - 2000 . - P. 10-18 .
2. Документы и делопроизводство: Справ, пособие. - М.: Экоперспектива, 2008.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления. - М.: Норма, 2008.
4. Ложкин В.В. Въезжаем в офис. – М.: АСТ, 2007.
5. Секретарское дело. - М.: Инфра-М, 2008.
6. Справочник директора предприятия. - М.: ИНФРА-М, 2007.
7. Универсальное пособие по делопроизводству. М.: ЦНИ-ИТЭИлегпром, 2008.
8. Урбонас В.Ю. Микрографические системы и их применение в библиотеках // Науч. и техн. б-ки СССР . - №9 . - 1989 . - C. 12-16 .
9. Харитонов В.Д. Организация безбумажной технологии операций // Бизнес-журнал. 2005. №21.

(15.5 KiB, 35 downloads)

© Размещение материала на других электронных ресурсах только в сопровождении активной ссылки

Вы можете заказать оригинальную авторскую работу на эту и любую другую тему.

Контрольные работы в Магнитогорске, контрольную работу купить, курсовые работы по праву, купить курсовую работу по праву, курсовые работы в РАНХиГС, курсовые работы по праву в РАНХиГС, дипломные работы по праву в Магнитогорске, дипломы по праву в МИЭП, дипломы и курсовые работы в ВГУ, контрольные работы в СГА, магистерские диссертации по праву в Челгу.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Архив сайта
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

magref@inbox.ru

+7(951)457-46-96

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!