Состав и основные характеристика внутренней и внешней среды организации - Часть 2

1. Понятие и сущность организации

 

Применение термина «организация» в современной науке и практике настолько же обыденно, насколько и многообразно. Он используется в оборотах, отражающих и раскрывающих самые разнообразные области жизни. Собственно все, что окружает людей, или то, что можно себе представить, так или иначе рассматривается с позиций организации. Между тем в понимании термина «организация» можно выделить ряд самостоятельных и наиболее часто встречающихся определений, отражающих достаточно широкий спектр общепринятых представлений и применений [4, c. 17].

В каждодневном бытовом употреблении под организацией, прежде и чаще всего, понимается официальное учреждение или общественная структура (предприятие, компания, институт, орган власти, представительство и т. д.), то есть реально существующая, целенаправленно функционирующая социальная система.

Выбор и употребление этого понимания термина «организация» направлено на определение и представление внутреннего строения, структуры, функционально-процедурного разделения, распределения, специализации и взаимодействия составляющих данной системы [2, c. 74].

С другой стороны, организация представляется самым распространенным видом целенаправленной деятельности человека, необходимо обеспечивающим, в той или иной степени, эффективное решение любой стоящей перед ним задачи. Все, что осуществляется человеком, так или иначе организуется им или другими субъектами в отношении него. В этом смысле организация представляет собой определенным образом планируемый и осуществляемый человеком целенаправленный интеллектуально-материальный процесс установления соотношений, связей, зависимостей, построения форм и процедур [10, c. 52].

Именно установление количественных, качественных, временных, пространственных и других связей между отдельными составляющими и представляет собой сущность организации как процесса. Понятно, что основным субъектом определения и установления таких связей, в соответствии с конкретными представлениями о необходимом порядке, становится человек, привносящий в них свое субъективное, интеллектуальное начало.

Но ведь объективно сложившееся и существовавшее до появления человека мироздание также организовано определенным образом, что в том или ином виде разделяется сторонниками как материалистического, так и идеалистического мировоззрений [8, c. 91]. Более того, именно эта организация как реальный или представляемый процесс происхождения, становления и развития мира и как сформировавшаяся в результате его система мироздания, исторически являются объектом исследования естественных наук.

В процессе поиска, накопления, построения и применения системы научных знаний человек целенаправленно исследует организацию того, что было создано без его участия и помимо его воли. Он определяет и изучает внешние формы, структуры, свойства объектов окружающего мира с позиций выяснения, формализации и классификации их организации, вне зависимости от исповедуемого мировоззрения. Природа мироздания в том или ином представлении первоначально также является продуктом объективного процесса естественного развития и закрепляет собой сложившуюся организацию.

Уже такой, достаточно поверхностный, первичный анализ приводит нас к выводу о том, что исключительно широкое и разнообразное восприятие, понимание и применение термина «организация» отражает явления и события. Они могут представлять собой как процесс, так и систему, иметь субъективную, объективную и смешанную природу, проявляться в материальных, интеллектуальных и смешанных формах [11, c. 23].

Комплексное представление всех возможных проявлений сочетаний и взаимосвязей этих противоположных начал наиболее полно и всесторонне отражает реальное мироздание. Это естественно, поскольку оно в его сегодняшнем виде восприняло как объективные последствия естественной эволюции, отбора и закрепления наиболее развитых и устойчивых форм различных организаций и их составляющих, так и непосредственные результаты целенаправленных и случайных воздействий человека на окружающий мир.

Действительно, большинство объективных, материальных по своей природе происхождения, систем в процессе жизнедеятельности человека в той или иной степени реально воспринимают его субъективное  воздействие. Некоторые, на первый взгляд объективные, материальные системы в действительности были случайно выделены, использованы, целенаправленно организованы человеком или сложились при его непосредственном участии в реально осуществлявшихся природных процессах и условиях, что отражает двойственную природу их происхождения.

С одной стороны, это раскрывает определяющее влияние объективной организации на цели, средства и формы того, что разрабатывает и пытается осуществить человек. В непонимании или игнорировании этого положения кроется большинство противоречий функционирования и развития современного мира - использования возобновляемых природных ресурсов и просчетов в деятельности человека, последствия которой далеко не всегда можно адекватно оценить и соответствующим образом учесть или компенсировать [7, c. 93]. Такое понимание окружающего еще раз подчеркивает стратегически важное, всеобщее значение исследования единых организационных начал и применения этих знаний в самых разнообразных, практически во всех, сферах деятельности человека.

 

2. Понятие, сущность внешней среды и ее влияние на организацию

 

В соответствии с системным подходом организация рассматривается как открытая система, активно взаимодействующая с внешней средой.

Внешняя среда включает те элементы хозяйственной системы, которые влияют на организацию, ее функционирование, результаты и последствия деятельности, но не относятся к внутренним переменным.

Основными характеристиками внешней среды являются ее сложность, динамизм и неопределенность [7, c. 62]. Сложность внешней среды как системы характеризуется наличием многих элементов, каждый из которых является подсистемой, а также взаимосвязями между этими элементами. Сложность внешней среды проявляется в ряде моментов.

В конкретной ситуации на функционирование организации оказывает влияние большое число условий и факторов. Они имеют различную природу. К техническим факторам относятся имеющиеся технологии, материалы. Социальные условия и факторы включают социальные нормы, ценности, предпочтения и т.д. Организационные факторы - это используемые организационные структуры, типы хозяйственных связей. Можно выделить также экономические, правовые, политические, культурно-исторические факторы и условия.

На деятельность организации оказывает влияние и международное окружение, особенно если организация осуществляет международные операции. Например, необходимо учитывать таможенные, налоговые законодательства страны-экспортера или импортера, требования по качеству, правила сертификации и т.д. [7, c. 63]

По характеру воздействия на организацию выделяют среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.

К среде прямого воздействия относятся поставщики, потребители и конкуренты, а также государственные органы и правовые нормы, непосредственно влияющие на деятельность организации.

К среде косвенного воздействия относятся факторы внешней среды, которые влияют на организацию опосредовано. Они учитываются при разработке стратегии организации. Это общеэкономическая ситуация, например, фаза цикла (спад или подъем), уровень безработицы, темпы инфляции, технологический прогресс, политический климат и т.д.

Сложность внешней среды проявляется не только в большом числе и многообразии ее элементов, но и в их взаимосвязи. Здесь можно выделить два уровня взаимосвязей. Во-первых, это взаимосвязи элементов одного фактора. Примером могут быть взаимосвязи между конкретными поставщиками, между конкурентами, между элементами законодательной базы, между государственными органами, регулирующими деятельность организации [1, c. 55].

Во-вторых, это взаимосвязи между различными факторами внешней среды. Например, политическая нестабильность затрудняет приток инвестиций, а следовательно, замедляется технологическое обновление, затрудняются поставки ресурсов и т.д.

Сложность внешней среды по-разному влияет на различные внутренние переменные организации, что особенно наглядно при сложной структуре организации.

Второй важной характеристикой внешней среды является ее динамизм, который проявляется в ряде моментов.

В соответствии с процессным подходом к менеджменту влияние внешней среды на организацию является процессом. Его содержанием становятся изменения в самой внешней среде.

Изменения во внешней среде характеризуются скоростью этих преобразований. Они затрагивают и законодательную базу хозяйственной деятельности, и рынки ресурсов, и состояние конкурентной среды.

Для внешней среды современных организаций характерно ускорение темпа изменений под воздействием науки, усиление интернационализации хозяйственной деятельности. Хозяйство становится сферой технологического применения достижений науки [1, c. 56].

Неравномерность изменений во внешней среде проявляется в различных темпах изменений этой среды в конкретных отраслях и в отдельных элементах внешней среды. Например, у организаций, действующих в наукоемких отраслях (производство компьютерных систем, биотехнология, разработка телекоммуникаций и т. д.) внешняя среда изменяется быстрее, чем в мебельной промышленности; например, быстрее изменяется законодательная база, структура государственных органов, регулирующих деятельность организации.

Динамизм внешней среды приводит к возрастанию ее влияния на деятельность организаций, особенно имеющих международный характер (осуществляющих операции на внешних рынках, включающих зарубежные филиалы и т.д.). Усиливается неравномерность изменений отдельных внутренних переменных организации под воздействием внешней среды.

Третья характеристика внешней среды - ее неопределенность.

Для учета сложности и динамичности внешней среды при разработке управленческих решений необходима информация. Однако достоверность такой информации на момент принятия решения всегда ограничена. Ограничены и возможности организации в получении и уточнении информации для конкретной ситуации. Под воздействием усложнения внешней среды, ее динамизма, потребность в информации возрастает, а возможность ее получения для конкретной, быстро меняющейся ситуации сокращается. Это приводит к усилению неопределенности внешней среды.

Внешняя среда слагается из микросреды и макросреды (рис.1.).

Микросреда представлена силами, имеющими непосредственное отношение к самой организации и ее возможностям по обслуживанию клиентуры, т.е. поставщиками, маркетинговыми посредниками, клиентами, конкурентами и контактными аудиториями [12, c. 29].

Макросреда представлена силами более широкого социального плана, которые оказывают влияние на микросреду такими, как факторы демографического, экономического, технического, политического, культурного характера.

 

Организация

Демографические факторы

Торговля

Рис. 1. Макро-, микро окружение организации

 

Основная задача системы управления производственной организаций - обеспечить производство товаров, привлекательных с точки зрения целевых рынков. Успех зависит также и от действия посредников, конкурентов и различных контактных аудиторий, представленных на рис.2.

Поставщики - это деловые организации и отдельные лица, обеспечивающие компанию и ее конкурентов материальными ресурсами, необходимыми для производства конкретных товаров или услуг. События в среде поставщиков могут серьезно повлиять на производственную деятельность организации (цены на товары поставщиков, забастовки у поставщиков и др. факторы).

 

 

 

Рис. 2. Основные факторы внешней микросреды функционирования организации

 

Обеспечение материальными ресурсами включает поставки сырья и полуфабрикатов, комплектующих деталей и узлов, оборудования, энергии в соответствии с объемами и структурой потребностей в установленные сроки при выполнении других условий [8, c. 97].

Обеспечение финансовыми ресурсами включает обоснование объема и структуры необходимых ресурсов, взаимоотношений с инвесторами, финансовыми и коммерческими структурами, бюджетом, частными лицами.

Для современной организации возрастает значение обеспечения менеджмента качественной информацией. Это может быть информация о рынках сбыта, планах конкурентов, приоритетах государственной политики, новых разработках продукции и т.д.

Особое место занимает обеспечение организации трудовыми ресурсами, соответствующими ей по количеству, структуре, уровню общей и профессиональной подготовки, возрасту. Наиболее значимым здесь является привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления, а также обучение способных руководителей, в том числе внутри организации.

Маркетинговые посредники - это организации, помогающие компании в продвижении, сбыте и распространении ее товаров среди клиентуры. Это торговые посредники, организации - специализирующиеся по организации товародвижения, агентства по оказанию маркетинговых услуг и кредитно-финансовые учреждения [11, c. 56].

Торговые посредники подыскивают клиентов и непосредственно продают товар организации. Для организации более разумно использовать посредника с развитой сетью торговли, чем создать аналогичную сеть для своей организации.

Выбор торговых посредников - сложная задача, т.к. в развитом рынке обычно торговый посредник это мощная организация, которая диктует свои условия, и вообще может не допустить проникновения производителя на некоторые рынки большой емкости.

Организации - специалисты по организации товародвижения помогают компании создавать запасы своих изделий и продвигать их от места производства до места назначения.

Склады - это предприятия, обеспечивающие накопление и сохранность товаров на пути к их очередному месту назначения. Железные дороги, организации автотранспортных перевозок, авиалинии, грузовой, водный транспорт и другие грузообработчики, перемещающие товары из одного места в другое.

Организации надо выбрать самые экономичные методы отгрузки, сбалансировав такие факторы, как стоимость, объем и скорость поставки, сохранность груза.

Агентства по оказанию маркетинговых услуг - это организации маркетинговых исследований, рекламные агентства, организации средств рекламы и консультационные организации по маркетингу - помогают организации точнее нацеливать и продвигать товары на подходящие рынки. Организация должна предварительно изучить услуги, качество их и расценки агентств, чтобы не пришлось затем менять его.

Кредитно-финансовые учреждения - банки, кредитные компании, страховые компании и прочие организации, помогающие организации финансировать сделки и страховать себя от риска [11, c. 54].

Клиентура. Основными типами клиентурных рынков являются (рис. 3.):

 

 

Рис. 3. Основные типы клиентурных рынков

 

Контактные аудитории средств информации. Аудитории средств информации - организации, распространяющие новости, статьи, комментарии (газеты, журналы, радио- и теле- центры).

Контактные аудитории государственных учреждений. Руководство организации должно откликаться и учитывать то, что происходит в государственной сфере (проблемы безопасности, истины в рекламе, прав дилеров и т.п.).

Гражданские группы действий - это группы по защите окружающей среды, по борьбе за качество продукции и т.п.

Местные контактные аудитории - это окрестные жители и общинные организации. Для работы с местным населением крупные организации обычно назначают специального ответственного за связи с общиной, который присутствует на собраниях членов общины, отвечает на вопросы [4, c. 52].

Широкая публика. Организация должна придирчиво следить за отношением публики к своим товарам и своей деятельности. На публику действует образ организации. Она должна реагировать на претензии потребителей.

Внутренние контактные аудитории. Это собственные рабочие и служащие организации, добровольные помощники, управляющие, члены совета директоров. Организация издает информационные бюллетени и прибегает к другим формам коммуникаций (связей) с целью создания хорошего настроения по отношению к собственной организации, т.к. их положительное отношение распространяется на другие контактные аудитории.

Макросреда слагается из шести основных сил, представленных на рис. 4.

Демография - наука, изучающая население, с точки зрения его численности, плотности и т.п. Для организации демографическая среда представляет большой интерес, поскольку рынки состоят из людей. Составляется таблица рынков в различных районах и определяется приблизительная численность населения и его структура.

Экономические факторы. Деятели рынка должны обращать внимание на характер распределения доходов с учетом географического местоположения.

 

 

Рис. 4. Основные силы макросреды

 

Природные факторы включают:

- дефицит некоторых видов сырья (разрушение озонового слоя, вырубки, истощение невосполняемых ресурсов - нефти и т.д.);

- рост загрязнения среды;

- решительное вмешательство государства в регулирование природных ресурсов.

Научно – технические факторы включают:

- ускорение научно - технического прогресса;

- появление безграничных возможностей в создании новых товаров, биотехнологий, робототехники и т.п.;

- рост ассигнований на НИОКР;

- ужесточение госконтроля за качеством и безопасностью товара.

Политико-правовые факторы представлены:

- законодательством по регулированию предпринимательской деятельности;

- повышением требований со стороны государства к государственным. учреждениям, следящим за соблюдением законов;

- ростом числа групп по защите интересов общественности [7, c. 69].

Политические факторы определяют общую политическую ситуацию в стране, уровень ее стабильности, предсказуемости. Высокий уровень политического риска приводит к замедлению научно-технического обновления производства, устареванию структуры, снижению конкурентоспособности национальных предприятий в конкурентной борьбе.

Однако и в сравнительно стабильной ситуации происходят столкновения различных хозяйственных субъектов и представляющих их интересы политических сил и лоббистских групп. В переходной экономике России это столкновение трех комплексов - военно-промышленного, топливно-энергетического и аграрного.

Политика местных властей оказывает существенное влияние на занятость в регионе и размещение предприятий, их воздействие на окружающую среду, добычу и использование природных ресурсов, создание производственно-технической и социальной инфраструктуры [5].

Например, число площадок под застройку всегда ограничено. В настоящее время местные власти в большей мере заинтересованы в выделении их для строительства производственных объектов, а не жилья. Причина этого - и в том, что работники уплачивают подоходный налог по месту работы.

Культурные факторы определяются:

-       приверженностью к культурным традициям;

-       субкультурой в рамках единой культуры;

-       временными изменениями вторичных культурных ценностей (прически, мода);

-       отношением людей к самим себе - приверженностью к определенным товарам;

-       отношением людей к обществу, природе, к мирозданию (культовые интересы).

При осуществлении управленческой деятельности все факторы микро и макросреды необходимо учитывать.

3. Понятие и структура внутренней среды организации

 

Внутренняя среда каждой организации формируется под воз­действием переменных, оказывающих непосредственное влияние на осуществляемые здесь процессы. Именно они предопределяют структуру предприятия, необходимые ресурсы и культуру, которые отражают состояние и главные черты внутренней среды [12, c. 34].

Под структурой организации понимаются состав и соотноше­ние входящих в него подсистем, выделяемых по критериям про­изводственных и управленческих процессов. В соответствии с этим каждая организация имеет структуру, в составе которой вы­деляют производственные и управленческие подсистемы. В свою очередь, в структуре управления нередко создаются функциональ­ные подсистемы, к которым относятся маркетинг, управление но­вовведениями, управление производством, управление персоналом и т. п.

Ресурсы, как фактор внутренней среды, также связаны с проте­кающими в организации процессами. Для их осуществления необ­ходимо иметь все виды ресурсов - трудовые, материальные, де­нежные, информационные - в количествах, обеспечивающих ре­шение поставленных целей и задач. Особенностью данного факто­ра внутренней среды организации является его прямая связь с внешней средой, которая выступает в данном случае как «постав­щик» всего необходимого. Отсюда понятна связь между состояни­ем ресурсного обеспечения и качеством процессов, протекающих в организации. Она проявляется через такие параметры, как, напри­мер, общий уровень образования в стране, состояние здоровья на­селения, технологическое развитие, системы и размеры оплаты труда и т. п.

Культура организации - это совокупность коллективно разде­ляемых ценностей, убеждений, традиций и норм, оказывающих влияние на поведение отдельных индивидов и групп людей, а сле­довательно, и на процессы, протекающие в организации

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений. К основным переменным в самой организации, которые требуют внимания руководства, относятся: цели, структура, задачи, технология и люди [12, c. 37].

Цели. Организация есть группа людей с осознанными общими целями. Организацию также можно рассматривать как средство достижения целей. Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

Структура организации представляет собой логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Специализированное разделение труда в большинстве современных организаций вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми.

Задачи. Одним из направлений разделения труда в организации является формулирование задач. Задачи - это определенная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом, в заранее определенные сроки.

Технология - четвертая внутренняя переменная имеет гораздо более распространенное воздействие, чем традиционно считается. Технология, применительно к организации, представляет собой совокупность средств, процессов, операций, методов, с помощью которых входящие элементы преобразуются в выходящие; она охватывает машины, механизмы и инструменты, навыки и знания. Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе [12, c. 40].

Люди. И организации, и руководители, и подчиненные -не что иное, как группы людей. Существует три основных составляющих человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.

Наиболее наглядно люди различаются по своим индивидуальным способностям, присущим им качествам.

Организации почти всегда пытаются воспользоваться различиями в способностях при решении вопроса, какую должность будет занимать и какую работу будет выполнять конкретный работник.

В своей работе по координации усилий персонала в направлении эффективного достижения целей организации, менеджеры должны учитывать личность работников, их потребности, ожидания, ценности.

Потребность есть состояние психологического или функционального ощущения недостаточности чего-либо. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Восприятие сильно влияет на ожидание и на все остальные аспекты поведения.

В то время как отношение является конкретным убеждением или чувством в преломлении к тем или иным явлениям окружающей среды, ценности - это общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо и что плохо, или что безразлично в жизни.

Личность проявляется через характеристики отдельного человека и его поведение, которые сгруппированы таким образом, что отражают уникальный характер приспособления данного лица к окружающей среде.

Все внутренние переменные организации - цели, структура, задачи, технология и люди - взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все другие.

Страниц: 1 2 3
Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Архив сайта
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

+7(908)07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!