Проведение учебных и инструктивных совещаний

Встречаетесь ли вы с одним человеком или с тысячью и какова бы ни была цель созыва собрания, вы всегда смо­жете с большим эффектом добиться поставленной цели, если будете рассматривать это собрание как очередную встречу тет-а-тет с кем-либо из своих сотрудников для дос­тижения соглашения по какому-либо вопросу. Все прави­ла успешного проведения бесед практически применимы к проведению заседаний комитетов, конференций, курсов по повышению квалификации и встреч для заключения торговых сделок.

Собрания — это, по сути дела, многосторонние беседы.

Очень легко проводить собрания в форме беседы, если рассматривать всю аудиторию как одно лицо и обращать­ся с собранием как с очень сложным человеком. Правда,подготовка к собранию является более кропотливой, а оп­ределение достигнутых результатов более сложным, но правила поведения как на собрании, так и в частной бесе­де остаются теми же.

Проанализируйте все правила одно за другим и при­способьте их к вашим специфическим условиям.

Поставьте перед собой четкие задачи. Но прежде чем действовать в соответствии с этим правилом, дополните его. Поставьте перед собой четкие и важные задачи. Если вы собираетесь просто сообщить что-то, что не требует никаких пояснений, то это легко сделать с помощью за­писки или сообщения на доске объявлений. Прежде чем собирать людей, убедитесь, что собрание необходимо.

Ниже приводятся пять причин, которые могут слу­жить разумным обоснованием для созыва собрания:

1. Сделать сообщение, требующее пояснения. Это сооб­щение даст толчок к постановке важных вопросов, ответы на которые следует дать сразу же.

2. Добиться согласованного решения или же получить большинство голосов по какому-либо важному предло­жению.

3. Проинструктировать группу людей по вопросам про­цедуры какой-то работы.

4. Обеспечить поддержку какого-либо важного пред­приятия.

5. Разоблачить и отвергнуть любой ложный слух, не­благоприятно .отражающийся на производстве.

Для решения этих задач необходимо выполнить сле­дующие рекомендации:

1. Предусмотрите всё, что необходимо для решения ваших задач. Подумайте, достигнет ли цели ваша речь, которую вы собираетесь произнести и за которой последу­ет период вопросов и ответов. Если вам нужны чья-либо помощь или наглядные пособия, или какой-нибудь дру­гой материал, необходимый для выполнения своих задач, предусмотрите всё это заранее и приготовьте.

2. Выделите время, необходимое для осуществления ваших задач, но никогда не планируйте длинных собра­ний, если это не вызывается абсолютной необходимо­стью. Лучше провести три коротких собрания, чем одно длинное, если только вы не обладаете исключительным даром речи, а у присутствующих есть немного времени.

3. Время и место проведения бесед следует выбирать с учетом их влияния на результаты бесед. Это исклю­чительно важное правило для успешного проведения собраний. Выбирайте помещение с хорошей акустикой, где люди могут удобно разместиться и где не будет посто­ронних помех. Назначайте время, которое устраивало бы большинство заинтересованных в обсуждении данного вопроса лиц. Заблаговременно сообщайте о времени про­ведения собрания, чтобы люди заранее смогли спланиро­вать свое время.

4. Прежде чем открывать собрание, нужно создать атмосферу взаимного доверия. Если ваша задача важ­на и у вас репутация настоящего руководителя, то вам нечего беспокоиться о доверии подчиненных в течение всего собрания: вы им всегда располагаете. Если по ряду соображений вам необходимо добиться на собрании боль­шего доверия, то было бы неплохо пригласить на собра­ние своего руководителя или какого-либо постороннего специалиста по обсуждаемому вопросу и, возможно, по­просить его открыть собрание с соответствующими ком­ментариями.

5. От начала и до конца собрания придерживайтесь основного направления, ведущего к намеченной цели. В   данном   случае   рекомендуется   применить  правило «С начала и до конца излагайте идею, пользуясь яркими и энергичными выражениями», с тем, чтобы держать в на­пряжении воображение ваших слушателей. Что бы вы ни хотели им объяснить, старайтесь говорить простым, жи­вым и понятным языком.

6. Будьте на высоте положения. С самого начала за­дайте собранию тон, позволяющий присутствующим пра­вильно воспринимать то, что вы собираетесь им сообщить. Включите в свою речь немного хорошего юмора. Пусть аудитория видит в том, что вы ей предлагаете, нечто при­ятное. Ведь это же не преступление, если вы шутите на ра­боте. Лишь бы шутка не мешала работе. И, напротив, не старайтесь шутить по поводу вещей, которые восприни­маются слушателями серьезно. Помните, что бы человек ни делал — это результат того, в чем он себя убедил. Вы только подготавливаете его к этому.

7. Записывайте необходимые вам сведения, почерп­нутые в ходе собрания. Во время совещаний, заседаний комиссий и других заседаний типа «круглого стола» вы можете делать заметки и эффективно их использовать. Однако если вам приходится проводить собрания более крупного масштаба, лучшее, что вы можете сделать — это отмечать всё нужное и важное в памяти и после собрания при первой же возможности перенести все это на бумагу. Во всяком случае, сразу же после собрания используйте список контрольных вопросов, заменив лишь слово «бе­седа» словом «собрание». Это необходимо для того, чтобы дать объективную оценку своему поведению и найти сред­ства для его совершенствования в будущем.

8. Закрывайте собрание после выполнения намечен­ной задачи. Поскольку в подавляющем большинстве слу­чаев, когда проводятся большие собрания, вы не можете наверняка сказать, приняла аудитория ваше предложе­ние или нет, то лучше всего, закрывая собрание, еще раз предложить положительную сторону своего предложе­ния. Обратитесь к своим слушателям с прямым призывом к сотрудничеству и вновь повторите, какие выгоды это дает. Но никогда, ни при каких обстоятельствах не произ­носите под занавес каких-либо угроз типа: «Ну, а теперь, марш на работу! Иначе...»

Применяя правила ведения бесед на курсах повыше­ния квалификации, дополняйте их показом.

Самые лучшие курсы по повышению квалификации — это сочетание беседы и показа. Вы говорите и показываете слушателям курсов, что и как надо сделать. Следуя ваше­му примеру, слушатель тем самым подтверждает, что он правильно воспринял ваши указания. Оцените его работу, убедитесь, что он правильно понял вас, и можете считать свою задачу по эффективной подготовке завершенной.

К чтению лекций на курсах по повышению квалифи­кации вы готовитесь точно так же, как и к проведению беседы. Только когда дойдете до правила № 6, внесите некоторые поправки к нему. Начав свое движение к цели, двигайтесь к ней неуклонно, но двигайтесь достаточно медленно, чтобы ваши слушатели могли вместе с вами двигаться к ней. Поэтому, читая лекции на курсах по повышению квалификации, старайтесь придерживаться следующих моментов:

-     Объясните суть работы, ее цель, последовательность операций и ее результаты.

-     Покажите,   как   выполняется   каждая   операция, связанная с работой. По мере раскрытия последо­вательности движений при выполнении каждой операции давайте самому себе указания, но для большей убедительности постоянно обращайтесь к аудитории («Вы подходите...» и т.д.).

-     Еще раз объясните суть работы и попросите слуша­телей задавать вопросы, чтобы убедиться в том, что они вас поняли.

-     Еще раз покажите, как выполняется каждая опера­ция, вновь громко произнося свои указания.

-     Попросите кого-либо из слушателей выполнить опе­рации, слушая ваши указания, которые вы будете давать так, как давали бы их самому себе.

-     Попросите этого же слушателя выполнить ту же са­мую работу, повторяя самому себе указания, кото­рые раньше ему давали вы.

-     Заставьте его молча выполнить все необходимые операции.

-     Дайте оценку его действий и внесите соответству­ющие коррективы в те действия, где были допуще­ны неточности.

-     Заставьте его еще раз повторить всё сначала, и так до тех пор, пока не добьетесь от него безошибочных действий.

-     Поздравьте его с освоением технологии и допустите к работе.

Подобная процедура применяется и при групповом обу­чении. Только в данном случае вы приглашаете себе по­мощников из числа слушателей, и они помогают вам при демонстрации операций. Заставьте нескольких человек проделать все операции, а затем пригласите добровольцев выполнить ту же самую работу, но уже без посторонней помощи. Предоставьте каждому из них возможность про­явить свою способность понять и выполнить эту работу.