Проведение учебных и инструктивных совещаний
Встречаетесь ли вы с одним человеком или с тысячью и какова бы ни была цель созыва собрания, вы всегда сможете с большим эффектом добиться поставленной цели, если будете рассматривать это собрание как очередную встречу тет-а-тет с кем-либо из своих сотрудников для достижения соглашения по какому-либо вопросу. Все правила успешного проведения бесед практически применимы к проведению заседаний комитетов, конференций, курсов по повышению квалификации и встреч для заключения торговых сделок.
Собрания — это, по сути дела, многосторонние беседы.
Очень легко проводить собрания в форме беседы, если рассматривать всю аудиторию как одно лицо и обращаться с собранием как с очень сложным человеком. Правда,подготовка к собранию является более кропотливой, а определение достигнутых результатов более сложным, но правила поведения как на собрании, так и в частной беседе остаются теми же.
Проанализируйте все правила одно за другим и приспособьте их к вашим специфическим условиям.
Поставьте перед собой четкие задачи. Но прежде чем действовать в соответствии с этим правилом, дополните его. Поставьте перед собой четкие и важные задачи. Если вы собираетесь просто сообщить что-то, что не требует никаких пояснений, то это легко сделать с помощью записки или сообщения на доске объявлений. Прежде чем собирать людей, убедитесь, что собрание необходимо.
Ниже приводятся пять причин, которые могут служить разумным обоснованием для созыва собрания:
1. Сделать сообщение, требующее пояснения. Это сообщение даст толчок к постановке важных вопросов, ответы на которые следует дать сразу же.
2. Добиться согласованного решения или же получить большинство голосов по какому-либо важному предложению.
3. Проинструктировать группу людей по вопросам процедуры какой-то работы.
4. Обеспечить поддержку какого-либо важного предприятия.
5. Разоблачить и отвергнуть любой ложный слух, неблагоприятно .отражающийся на производстве.
Для решения этих задач необходимо выполнить следующие рекомендации:
1. Предусмотрите всё, что необходимо для решения ваших задач. Подумайте, достигнет ли цели ваша речь, которую вы собираетесь произнести и за которой последует период вопросов и ответов. Если вам нужны чья-либо помощь или наглядные пособия, или какой-нибудь другой материал, необходимый для выполнения своих задач, предусмотрите всё это заранее и приготовьте.
2. Выделите время, необходимое для осуществления ваших задач, но никогда не планируйте длинных собраний, если это не вызывается абсолютной необходимостью. Лучше провести три коротких собрания, чем одно длинное, если только вы не обладаете исключительным даром речи, а у присутствующих есть немного времени.
3. Время и место проведения бесед следует выбирать с учетом их влияния на результаты бесед. Это исключительно важное правило для успешного проведения собраний. Выбирайте помещение с хорошей акустикой, где люди могут удобно разместиться и где не будет посторонних помех. Назначайте время, которое устраивало бы большинство заинтересованных в обсуждении данного вопроса лиц. Заблаговременно сообщайте о времени проведения собрания, чтобы люди заранее смогли спланировать свое время.
4. Прежде чем открывать собрание, нужно создать атмосферу взаимного доверия. Если ваша задача важна и у вас репутация настоящего руководителя, то вам нечего беспокоиться о доверии подчиненных в течение всего собрания: вы им всегда располагаете. Если по ряду соображений вам необходимо добиться на собрании большего доверия, то было бы неплохо пригласить на собрание своего руководителя или какого-либо постороннего специалиста по обсуждаемому вопросу и, возможно, попросить его открыть собрание с соответствующими комментариями.
5. От начала и до конца собрания придерживайтесь основного направления, ведущего к намеченной цели. В данном случае рекомендуется применить правило «С начала и до конца излагайте идею, пользуясь яркими и энергичными выражениями», с тем, чтобы держать в напряжении воображение ваших слушателей. Что бы вы ни хотели им объяснить, старайтесь говорить простым, живым и понятным языком.
6. Будьте на высоте положения. С самого начала задайте собранию тон, позволяющий присутствующим правильно воспринимать то, что вы собираетесь им сообщить. Включите в свою речь немного хорошего юмора. Пусть аудитория видит в том, что вы ей предлагаете, нечто приятное. Ведь это же не преступление, если вы шутите на работе. Лишь бы шутка не мешала работе. И, напротив, не старайтесь шутить по поводу вещей, которые воспринимаются слушателями серьезно. Помните, что бы человек ни делал — это результат того, в чем он себя убедил. Вы только подготавливаете его к этому.
7. Записывайте необходимые вам сведения, почерпнутые в ходе собрания. Во время совещаний, заседаний комиссий и других заседаний типа «круглого стола» вы можете делать заметки и эффективно их использовать. Однако если вам приходится проводить собрания более крупного масштаба, лучшее, что вы можете сделать — это отмечать всё нужное и важное в памяти и после собрания при первой же возможности перенести все это на бумагу. Во всяком случае, сразу же после собрания используйте список контрольных вопросов, заменив лишь слово «беседа» словом «собрание». Это необходимо для того, чтобы дать объективную оценку своему поведению и найти средства для его совершенствования в будущем.
8. Закрывайте собрание после выполнения намеченной задачи. Поскольку в подавляющем большинстве случаев, когда проводятся большие собрания, вы не можете наверняка сказать, приняла аудитория ваше предложение или нет, то лучше всего, закрывая собрание, еще раз предложить положительную сторону своего предложения. Обратитесь к своим слушателям с прямым призывом к сотрудничеству и вновь повторите, какие выгоды это дает. Но никогда, ни при каких обстоятельствах не произносите под занавес каких-либо угроз типа: «Ну, а теперь, марш на работу! Иначе...»
Применяя правила ведения бесед на курсах повышения квалификации, дополняйте их показом.
Самые лучшие курсы по повышению квалификации — это сочетание беседы и показа. Вы говорите и показываете слушателям курсов, что и как надо сделать. Следуя вашему примеру, слушатель тем самым подтверждает, что он правильно воспринял ваши указания. Оцените его работу, убедитесь, что он правильно понял вас, и можете считать свою задачу по эффективной подготовке завершенной.
К чтению лекций на курсах по повышению квалификации вы готовитесь точно так же, как и к проведению беседы. Только когда дойдете до правила № 6, внесите некоторые поправки к нему. Начав свое движение к цели, двигайтесь к ней неуклонно, но двигайтесь достаточно медленно, чтобы ваши слушатели могли вместе с вами двигаться к ней. Поэтому, читая лекции на курсах по повышению квалификации, старайтесь придерживаться следующих моментов:
- Объясните суть работы, ее цель, последовательность операций и ее результаты.
- Покажите, как выполняется каждая операция, связанная с работой. По мере раскрытия последовательности движений при выполнении каждой операции давайте самому себе указания, но для большей убедительности постоянно обращайтесь к аудитории («Вы подходите...» и т.д.).
- Еще раз объясните суть работы и попросите слушателей задавать вопросы, чтобы убедиться в том, что они вас поняли.
- Еще раз покажите, как выполняется каждая операция, вновь громко произнося свои указания.
- Попросите кого-либо из слушателей выполнить операции, слушая ваши указания, которые вы будете давать так, как давали бы их самому себе.
- Попросите этого же слушателя выполнить ту же самую работу, повторяя самому себе указания, которые раньше ему давали вы.
- Заставьте его молча выполнить все необходимые операции.
- Дайте оценку его действий и внесите соответствующие коррективы в те действия, где были допущены неточности.
- Заставьте его еще раз повторить всё сначала, и так до тех пор, пока не добьетесь от него безошибочных действий.
- Поздравьте его с освоением технологии и допустите к работе.
Подобная процедура применяется и при групповом обучении. Только в данном случае вы приглашаете себе помощников из числа слушателей, и они помогают вам при демонстрации операций. Заставьте нескольких человек проделать все операции, а затем пригласите добровольцев выполнить ту же самую работу, но уже без посторонней помощи. Предоставьте каждому из них возможность проявить свою способность понять и выполнить эту работу.