Процедура заключения внешнеторговых сделок - Часть 2

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕДУРЫ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ВНЕШНЕТОРГОВЫХ СДЕЛОК

1.1. Понятие и сущность внешнеторговой сделки.

С отменой монополии государства на внешнюю торговлю и переходом к экономическим методам ее регулирования предприниматели получили право самостоятельно выходить на внешний рынок. Реализуя это право, предприятие может определить для себя целесообразность осуществления одного или нескольких видов внешнеэкономической деятельности.
Внешнеэкономическая деятельность предприятия (ВЭД) - это предпринимательская деятельность в области международного обмена товарами и услугами, перемещения материальных, финансовых и интеллектуальных ресурсов. Выбор формы ВЭД зависит от конкретных направлений деятельности предприятия, его финансового положения, механизма государственного регулирования и органов управления ВЭД, условий хозяйствования предприятий различных форм собственности (2, с. 7).
В настоящее время основной формой ВЭД предприятий в России является внешнеторговая деятельность, которая заключается в обмене товарами и услугами между различными странами. По действующему законодательству в России практически любое предприятие или организация имеют право самостоятельного выхода на внешний рынок. Это предполагает, что предприятие должно самостоятельно решить все вопросы, касающиеся осуществления внешнеторговой сделки с зарубежным партнером.
Сначала решается вопрос, какие товары или услуги предприятие может предложить на внешний рынок. Особое внимание здесь уделяется исследованиям перспектив сбыта данной продукции на внешнем рынке. Затем выбирается партнер по сделке. При выборе партнера очень важно получить из независимых источников информацию о его добросовестности при исполнении обязательств, О том, какое положение он занимает на данном рынке (является ли он посредником или самостоятельным производителем-потребителем), насколько прочно его финансовое положение. На следующем этапе сделки предполагается установление делового контакта с выбранным партнером - переговоры. В процессе переговоров должны быть решены и согласованы все вопросы, касающиеся будущей сделки. Результатом переговоров между сторонами сделки является внешнеторговый контракт.
Внешнеторговый контракт - это документ, в котором наиболее полно отражены условия договора купли-продажи между импортером (покупателем) и экспортером (продавцом). Внешнеторговый контракт предусматривает обязательство одной стороны (экспортера) передать товар в собственность другой стороне (импортеру), которая обязуется принять этот товар и уплатить за него соответствующую цену. Содержание контракта определяется обеими сторонами сделки и во многом зависит от специфики товара (например, поставка машин и оборудования или хрустальной посуды), особенностей национального законодательства, торговых обычаев (15, с. 87).
В рамках одной внешнеторговой сделки может проходить несколько операций. Внешнеторговые операции представляют собой комплекс основных и вспомогательных (обеспечивающих) видов коммерческой деятельности, т.е. набор технических приемов, последовательное применение которых обеспечивает реализацию договора купли-продажи. Основным их видом являются экспортно-импортные операции. При этом экспортная операция - это деятельность, направленная на продажу товара иностранному партнеру (покупателю) с вывозом товара из страны продавца. Импортная операция представляет деятельность, связанную с закупкой у иностранного продавца и ввозом иностранных товаров, технологий и услуг в страну покупателя для последующей реализации на внутреннем рынке.
Многообразие видов внешнеторговых сделок в мировой торговле находится в тесной взаимосвязи с предметом сделки (товар, услуги, результат интеллектуальной деятельности, аренда оборудования и т.д.), его особенностями (сырьевые товары, готовая машинно-техническая продукция и т.п.) и организационными формами торговли на мировом рынке, а также в зависимости от каналов сбыта и характера взаимоотношений между внешнеторговыми партнерами. В данном случае внешнеторговые сделки могут заключаться напрямую - непосредственно между экспортером и импортером - или с участием посредников и посреднических фирм.
Из общего числа разновидностей внешнеторговых сделок традиционными являются сделки купли-продажи, которые корреспондируются, прежде всего, с предметом продажи и, следовательно, делятся на две категории: сделки купли-продажи товаров и сделки, предметом которых является оказание услуг за рубежом (например, при строительстве объектов). Они могут также присутствовать в качестве составного элемента и в международной производственной кооперации или научно-техническом сотрудничестве.
Значительное число международных сделок купли-продажи считается экспортными, хотя права и обязанности контрагентов различаются в зависимости от договоренности о месте и способе поставки, а также от условий оплаты. Благодаря тому, что для экспортных сделок торговыми обычаями (Инкотермс) предусмотрено достаточное количество торговых терминов, можно уменьшить число вариантов договоренностей, которые необходимо согласовать и оформить с иностранным партнером (15, с. 88).
Необходимо уточнить критерий отнесения сделки к категории международной, который имеет место не только в международном праве предпринимательской деятельности, но и в правовых личностных или имущественных отношениях. Считается, что отношения приобретают международный характер, если они связаны более чем с одной системой национального права.
Международной сделкой можно считать договор (соглашение) о поставке товара или оказании услуг между фирмами, компаниями и другими формами предпринимательской деятельности, находящимися в разных государствах. Однако таковой нельзя считать сделку, заключаемую между филиалами и представительствами различных зарубежных фирм, расположенных на территории одной страны.
Экспортные сделки регламентируются Конвенцией ООН 1980 г. «О договорах международной купли-продажи товаров» (Венская конвенция). Характерным элементом сделки является связь с другими видами договоров - о морской, воздушной или железнодорожной перевозке, а также о транспортном страховании. Поэтому внешнеторговые сделки, как правило, сопровождаются передачей покупателю или агенту отгрузочных документов как необходимого элемента исполнения договора купли-продажи. Отгрузочные документы, включая, прежде всего, транспортные - коносамент, морской страховой полис и счет-фактуру, - являются, в свою очередь, элементами других видов договоров. Например, договор купли-продажи может дополняться договором с банком в случае аккредитивного способа расчета (5, с. 61).
Таким образом, основное место в экспортной сделке занимает договор (контракт) купли-продажи, в то время как остальные договоры (перевозки, страхования, кредитования) могут иметь второстепенный, а часто и случайный характер.

1.2. Порядок и особенности заключения внешнеторговых сделок

Под процедурами заключения внешнеторговых сделок следует понимать коммерческую деятельность, направленную на отыскание контрагента, установление с ним контакта, подготовку и проведение переговоров о заключении сделки, ее оформление и передачу контрагенту для исполнения.
При выборе контрагента учитывается множество факторов: вид и предмет сделки, страна заключения и исполнения договора, возможности рынка, наличие конкурентов, конъюнктурные особенности рынка. В случае отыскания лучшего импортера из нескольких возможных необходимо решить вопросы выбора страны покупателя и наиболее выгодного контрагента в ней. И только решив эти вопросы следует установить контакты с вероятными партнерами (16, с. 226).
Заключение договора международной купли-продажи товаров как определенный процесс представляет собой систему действий сторон (партнеров) в ходе согласования условий договора. Начальным этапом являются предварительные переговоры, которые иногда называются трактацией сделки. Переговоры ведутся почтовой или телеграфной перепиской, по телефону или во время личных встреч представителей обеих сторон. Инициатива вступления в переговоры может быть проявлена как продавцом, так и покупателем. Покупатель либо откликается на объявление или другой вид рекламы продавца, либо обращается к известной ему фирме с запросом прислать предложение партии товара или оферту. Продавец может сам направить такую оферту фирме как возможному покупателю.
В соответствии с п. 2 ст. 432 ГК РФ договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение (п. 1 ст. 435 ГК РФ).
Оферта должна содержать всю необходимую информацию относительно существенных условий договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение (п. 1 ст. 432 ГК РФ). Лицо, сделавшее оферту, именуется оферентом. Принятие такого предложения называется акцептом, а лицо, принявшее предложение, именуется акцептантом.
В коммерческой практике оферта (commercial offer) представляет собой письменное, устное или вытекающее из поведения предлагающей стороны - оферента (offerer) — сообщение о желании (предложении) вступить в юридически обязывающий договор (контракт), причем из условий данного сообщения следует, что оно будет связывать оферента, как только сторона - акцептант (acceptor), которой оферта адресована, примет ее путем действия, воздержанием от действия или встречным обязательством. Акцепт (acceptance) в данном случае свидетельствует о принятии такого предложения (оферты). Безусловно, согласие с офертой признается акцептом, если оно получено оферентом в оговоренные предложением сроки. Ответ о согласии заключить договор на иных условиях, чем было предложено в оферте, рассматривается как новая - встречная оферта. Оферта покупателя по договору купли-продажи направляется в форме заказа.
По общему правилу коммерческое предложение (оферта) должно содержать: точное и сокращенное наименование продавца; его торговую марку, фирменный знак (если имеется); наименование товара; краткую и достаточную характеристику товара; предлагаемый объем поставки; минимальное количество поставляемого товара в партии; сведения об упаковке; условия поставки по инкотермс; цену на условиях поставки за штуку и за партию; сроки поставки, порядок оплаты; оптовую скидку, реквизиты продавца.
Получив соответствующее сообщение с предложением заключить контракт, покупатель должен или принять такую оферту полностью, или отклонить ее. Акцепт должен быть полным и безоговорочным (п. 1 ст. 438 ГК РФ). Несогласие покупателя с каким-либо условием оферты приравнивается к отказу от заключения контракта на предложенных условиях. В этом случае покупатель направляет продавцу новую оферту. При наличии возражений покупателя между ним и продавцом может продолжаться уторговывание условий трактуемой сделки до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение по всем существенным условиям контракта.
В случае если предложение о заключении контракта полностью приемлемо для покупателя, он направляет продавцу в установленный в оферте срок акцепт, который должен быть полным и безоговорочным. Договор считается заключенным, если акцепт получен лицом, направившим оферту, в пределах указанного в ней срока (ст. 440 ГК РФ).
По общему правилу условия договора международной купли-продажи товаров определяются сторонами (партнерами, контрагентами) по своему усмотрению. Действует принцип свободы договора (ст. 421 ГК РФ).
В целом, во внешнеторговой деятельности применяются разные способы заключения контрактов купли-продажи:
1. Подписание контракта всеми участвующими в нем контрагентами. Чаще всего контрагентов бывает два, но иногда участниками международной торговой сделки могут оказаться три стороны и более. Им необходимо подписать либо единый документ, либо несколько двусторонних контрактов со ссылкой в тексте каждого из них на взаимодействие с другим контрагентом.
2. Акцепт импортеров твердой оферты экспортера.
3. Акцепт экспортеров контроферты импортера.
4. Подтверждение экспортером заказа, сделанного импортером.
5. Обмен письмами в подтверждение достигнутой ранее личной договоренности между экспортерами и импортерами (5, с. 24).
Наиболее кропотливым следует считать способ заключения контракта купли - продажи путем подписания его контрагентами после проведения переговоров, позволяющих уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного варианта всех позиций контракта.
Искусство вести переговоры при заключении внешнеторгового контракта позволят добиться максимально возможного экономического результата.
Переговоры всегда нацелены на решение двух главных задач:
• любые переговоры должны привести к соглашению, если оно возможно;
• даже если и не удается улучшить отношения сторон в результате переговоров, то ни в коем случае нельзя допустить их ухудшения.
При подготовке к проведению переговоров необходимо квалифицированно разобраться в существе проблемы, подготовить необходимые объемы справочных материалов, иметь четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов.
Весьма желательно иметь информацию об особенностях индивидуальных качеств партнеров, сидящих на противоположной стороне стола; знать особенности их характера, личные наклонности хобби.
До ведения переговоров необходимо подготовить узловые вопросы и наметить того, кто и в какое время их задаст.
Следующим важным ходом будет продумывание вопросов, которые может задать контрагент, и осмысление вариантов ответов на них.
Все документы, справки, материалы должны быть систематизированы и разложены в определенном порядке для того, чтобы в нужный момент они мгновенно оказались под рукой (5, с. 58).
Переговоры по назначению бывают двух видов:
• направленные на выяснение, уточнение общих условий возможной сделки;
• предназначенные для уточнения, корректировки условий контракта с целью его подписания.
И в том и в другом случае перед их проведением надо распределить обязанности по работе на самих переговорах.  Весьма важно назначить правильно секретаря; им должен быть грамотный, владеющий проблемами специалист, а не только секретарша стенографистка, которая может не обратить внимание на малозаметные, на первый взгляд, детали, имеющие в будущем важное значение для контракта.
Второй этап заключения сделки - оформление заказа покупателем - означает письменное указание покупателя продавцу о поставке ему товаров или предоставлении услуг путем оформления одноименного документа - заказа. Товары могут быть заказаны и с помощью письма, однако чаще оно оформляется на специальном бланке заказа, в котором выражено твердое намерение покупателя купить товар и изложены все необходимые условия совершения покупки: количество, качество, цена, срок поставки, нередко и условия его изготовления. В заказе указывается также предельный срок ответа продавца, до истечения которого покупатель связан названными условиями. Если в течение указанного срока продавец акцептует (безоговорочно подтверждает) заказ, договор считается заключенным. Одновременно составляется закупочный ордер - предписание по исполнению поставки товара или индент, т.е. закупочный ордер в случае участия в экспортной поставке посредника-агента.
Заказ в большинстве случаев направляется покупателем при длительном партнерстве с поставщиком, отражая лишь индивидуальные условия сделки. В остальном партнеры могут руководствоваться общими условиями поставок, ранее имевших место, или условиями ранее выданного заказа и оформленного проекта контракта. Однако заказ становится контрактом только после получения письменного согласия продавца на выдвинутые условия (акцепта) или встречной оферты.
В торговой практике имеет место также телефонный заказ, который во всех случаях необходимо подтверждать письменно с пометкой «подтверждение» и с указанием номера заказа во избежание его дублирования.
Заказ может быть принят только с одновременным составлением и оформлением покупателем графика поставки и указанием минимальной стоимости (цены) каждой партии, например, в Великобритании - не ниже 20 ф. ст. При отступлении от правил оформления заказа покупателем вся ответственность ложится на него (15, с. 91).
После того как заказ принят, стороны считаются заключившими контракт и должны приступить к его исполнению. Копия заказа хранится покупателем в специальной регистрационной книге и используется для проверки его исполнения.
Третий этап - выбор условий поставки и форм расчета за ее выполнение - предусматривает:
• возможность предоставления покупателю (в процессе уторговывания экспортной цены) коммерческой скидки, определяющей размер снижения базисной цены и суммы контракта;
• расчет экспортной цены;
• распределение расходов по доставке и страхованию, включая фрахт (оплату морской перевозки) между продавцом и покупателем;
• распределение обязанностей по предъявлению к оплате коммерческих документов.
Главным процессом данного этапа является определение контрактной цены - цены сделки, фиксируемой в контракте. Учитывая, что контрактные цены представляют собой цены реальных сделок, они выступают наиболее достоверной ценовой информацией, предполагая, что импортер должен знать все составные элементы, закладываемые в цену экспортируемого товара поставщиком (экспортером или продавцом): фактическую стоимость товара (цена товара в месте его нахождения в момент продажи) или базовую цену с учетом стоимости упаковки, транспортировки, расходов по страхованию, таможенных пошлин, условий поставки и платежа.
Расчетная экспортная цена подтверждается ссылкой на конкурентные материалы (фирменные каталоги, прейскуранты, ценники, консульский счет) и оформляется конкурентным листом. Этот документ обобщает не только информацию о ценах на аналогичную продукцию нескольких других зарубежных фирм, но и технико-экономические и качественные показатели, коммерческие условия реализации экспортируемого товара в процессе последующей корректировки цены.
Условия поставки определяются и согласуются между контрагентами и формулируются с учетом сложившихся торговых обычаев в международной коммерческой практике, отраженных в специальном издании Международной торговой палаты - «Международные правила толкования терминов» (Инкотермс), которое впервые появилось в 1936 г. Последняя редакция Инкотермс была подготовлена и принята в 1990 г. (21, с. 187)
Торговые обычаи, в соответствии с которыми определяется содержание наиболее типичных прав и обязанностей участников внешнеторговых сделок, устанавливают принцип распределения расходов между ними по доставке товара, а также момент перехода риска от продавца к покупателю в случае гибели или повреждения товара - предмета внешнеторговой сделки. Эти условия договора купли-продажи называют базисными, или базисом поставки. Каждое из условий имеет свое краткое наименование или торговый термин. Ссылка на конкретное условие в процессе подготовки и заключения внешнеторгового контракта значительно облегчает и сокращает время согласования его условий, а также позволяет избегать разночтений и снижает вероятность рекламаций по этой причине.
Четвертый этап - исполнение заказа продавцом - предполагает обеспечить готовность товара к отгрузке, последующую его поставку, транспортировку, а также страхование груза и таможенную очистку, которая предполагает исполнение всех таможенных формальностей в системе таможенных процедур в отношении ввозимых и вывозимых за пределы национальных границ грузов - декларирование, подтверждение таможенной стоимости товара, уплата пошлин, налогов и сборов.
Подготовка товара к отгрузке сопровождается рядом необходимых вспомогательных операций, таких, как сортировка, формирование партий, упаковка в соответствии с правилами, нормами и стандартами импортирующей страны, и оформлением товаросопроводительных документов, отражающих количественные параметры поставляемого товара. Однако главной из перечисленных стадий является поставка (16, с. 154).
Поставка товара выступает одновременно важнейшим этапом исполнения контракта, когда происходит возмездная передача товара продавцом покупателю на базисных условиях поставки, определяющих в свою очередь вид транспорта в процессе доставки и порядок перевозки, а также способ взаимного уведомления сторон (на основе установленных обязательств) о готовности товара, закреплении транспортного средства и произведенной отгрузке.
Данный этап международной коммерческой сделки сопровождают следующие группы документов.
Товаросопроводительные, которые предполагают выписку коммерческого счета предварительного порядка и оформление сертификатов, удостоверяющих соответствие техническим стандартам и качеству, а также вес груза, характер упаковки, страну происхождения товара. Часть этих документов требуется для формирования пакета комбинированных товарных и транспортных документов.
Одним из таких товарных документов при частичных поставках выступает предварительный счет, на основе которого в дальнейшем, после процедуры приемки всего объема поставленного товара или поставки всей партии, продавец оформляет на имя покупателя счет-фактуру для окончательного расчета между партнерами. Она удостоверяет фактическую поставку товара и его стоимость и может быть использована в качестве накладной, сопровождающей груз. По требованию таможенных органов многих стран счет-фактура выписывается на бланках установленной формы и выступает подтверждением стоимости импортируемого товара, т.е. базой для начисления таможенной пошлины.
Счет-проформа - предварительный, или «фиктивный» счет, который выписывается до момента отправки товара и направляется покупателю. Выставляется при частичных отгрузках, при консигнации. В нем указывается цена товара, стоимость упаковки и величина транспортных расходов. Счет-проформа может также выписываться с целью уведомления грузополучателя о произведенной отгрузке. В этом случае покупатель может использовать счет-проформу для доказательства совершения покупки при необходимости обращения в уполномоченный банк для получения кредита или оформления импортной лицензии, а также лицензии для покупки валюты. Но при этом счет-проформа не может служить требованием об уплате долга.
Разновидностью комплексного товаросопроводительного документа, объединяющего реквизиты счета и товарной спецификации, является счет-спецификация. Он содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в состав одной партии, с указанием цены за единицу продукции, места и количества каждого, товара и общую стоимость всей партии отгруженного товара. Счет-спецификация сопровождает поставки разнородного ассортимента, а также оборудования. Обычно согласовывается контрагентами и составляет часть контракта. Одновременно может служить частью пакета расчетных документов.
Для сопровождения каждого товарного места - ящика, рулона, кипы, мешка - оформляется упаковочный лист, в реквизитах которого перечисляются все виды, сорта, ассортимент упакованной продукции с обозначением веса (5, с. 112).
К числу гарантийных документов относится сертификат продукции, подтверждающий покупателю степень соответствия товара установленным международным нормам и стандартам, техническим условиям и требованиям эксплуатации.
Сертификат качества является наиболее распространенным товаросопроводительным документом, удостоверяющим качественные характеристики и технические параметры поставляемой продукции, предусмотренные условиями контракта. Данный документ оформляется чаще всего экспортером-производителем в нескольких экземплярах, один из которых сопровождает груз, а другие входят в состав пакета документов, необходимых для предъявления к оплате.
Сертификат о происхождении товара оформляется в целях подтверждения достоверности страны-производителя импортируемой продукции, где она была произведена полностью или подвергнута в большей степени технологической обработке или сборке. Этот документ требует представления при таможенном оформлении в стране импортера в режиме установленных преференций для отдельных групп стран по исчислению размера ввозных пошлин.
Консульский счет (фактура) предъявляется вместе с экспортируемым товаром таможенным органам при его оформлении, если такое требование существует в стране импортера. Такой документ оформляется экспортером на специальном бланке, заверяется консулом страны импортера, свидетельствуя цену товара и стоимость всей партии после уплаты консульского сбора. Консульский счет также выступает как документ-поручительство, в котором подтверждается страна происхождения товара.
Извещение о готовности товара является уведомлением о предстоящей отгрузке в адрес получателя без указания цены и стоимости, которое высылается покупателю.
К составу этой группы документов можно причислить комбинированный товаросопроводительный документ, сочетающий признаки одновременно нескольких видов документов, подтверждающих количественную и качественную характеристику поставляемых товаров на основе таких из них, как сертификат качества, упаковочный лист, отгрузочная спецификация, транспортная накладная, наконец, контракт и заказ. Его оформление значительно упрощает учетную обработку и количество документов, а также повышает степень контроля по подтверждению исполненной операции.
Следующая группа коммерческих документов относится в большей степени к разряду товарораспорядительных и сопровождает процесс поставки, транспортировки, а кроме того, является основанием для подтверждения таможенной стоимости товара, права транзитного провоза через территорию сопредельных государств и выступает неотъемлемой частью расчетных операций в составе документарных аккредитивов и документарного инкассо, а также банковского перевода. В числе важнейших из них - инвойс и коносамент (21, с. 162).
Инвойс (консульская фактура) представляет собой пакет документов, который оформляется экспортером на специальном бланке и служит основанием для расчетной операции. В его состав наряду с контрактом и другими документами входит счет-фактура, где содержится детальный перечень отгруженных покупателю то2 варов и полная информация о количестве, качестве и цене товара, о нумерации и маркировке грузовых мест, о способе доставки груза покупателю. Выписанная на специальном бланке счет-фактура может служить также сертификатом о происхождении товара.
В инвойсе помимо этого должны указываться все дополнительные издержки, если только товар не поставляется на условиях «фрахт оплачен» и «свободно от расходов по упаковке» (см. подробнее «Базисные условия поставки товаров»), которые включают стоимость упаковки и транспортировки, акциз и таможенные пошлины, расходы по складированию и страхованию.
Кроме того, в инвойсе проставляется номер контракта, величина скидки и способ ее предоставления, номер заказа и товарной накладной, дата отгрузки, а также фиксируются условия и форма платежа. Оригинал инвойса отсылается покупателю одновременно с отгрузкой товара или сразу же после нее, один экземпляр копии поступает в бухгалтерию для ведения учета, другой - в отдел сбыта для информации о способе упаковки.
Продавец, регистрируя копию высланного инвойса в книге продаж, дебетует таким образом счет покупателя, фиксируя сумму платежа в приходно-расходной книге, в которой ведутся кассовые счета.
Покупатель после проверки полученного счета регистрирует инвойс в своей книге покупок и, в свою очередь, кредитует продавца по его счету. Аббревиатура «Е. & О.Е.», используемая на бланке инвойса, напоминает о том, что ошибки и пропуски не допускаются.
Во внешнеторговых перевозках важнейшим юридическим документом, удостоверяющим наличие договора перевозки и конкретизирующим его условия, считается коносамент. Он относится также к типу ценных бумаг, поскольку обладает теми же свойствами передачи прав и равносилен передаче груза, т.е. получения права владения им. В зависимости от способа передачи и наличия оговорок коносамент имеет несколько разновидностей. Однако в международных торговых сделках применяется исключительно «чистый коносамент», состоящий из набора перевозочных документов: упаковочного листа, отгрузочной спецификации, сертификата качества, страхового полиса, разрешения на отгрузку, гарантийного письма (обязательства грузоотправителя возместить перевозчику ущерб в результате включения неточных сведений о грузе), товарной накладной (счет-фактуры) в шести экземплярах.
Заключительная стадия последнего четвертого этапа коммерческой сделки завершается процедурой выставления счета, то есть выпиской товарных документов продавцом на имя покупателя, удостоверяющих поставку и стоимость, и передачей их в уполномоченный банк для получения платежа против документов в соответствии с формой расчета, зафиксированной в контракте.

1.3. Организационные процедуры заключения внешнеторговых сделок

Любое деловое общение включает три важные составные части:
• подготовку;
• проведение переговоров;
• анализ результатов и выполнение достигнутых договоренностей (2, с. 786).
Успех переговоров предопределяет предварительная подготовка. Прежде всего, необходимо определить, с кем следует вести деловое общение. Детальный анализ круга потенциальных деловых партнеров, правильный выбор приоритетов - первое условие успеха. До начала деловых контактов следует получить возможно более полную информацию о будущем деловом партнере: особенности фирмы и ее руководителей, финансовое положение и перспективы, степень надежности, преимущественные виды деятельности, деловые традиции, репутация среди привычных деловых партнеров и т. п. Чем полнее и надежнее эта информация, тем легче планировать основные этапы делового общения и тактику в ходе этого общения (соотношение партнерского и конфронтационного подхода). Любой сбор информации вряд ли даст абсолютно полную картину, поэтому окончательные решения обычно не принимаются в ходе первой встречи, которая в большой степени выполняет информационно-коммуникационные функции.
Готовясь к переговорам, обмениваясь письмами, партнер должен готовить информацию о себе. Эта информация малыми дозами должна поступать к потенциальному партнеру уже на первых этапах установления контактов.
Подготовка информации о себе - важная составляющая делового общения. Сложились определенные традиции в подготовке такой рекламной информации разных уровней (рассчитанной на массового потребителя, на специалистов и др.) и несоответствие ее этим традициям (даже в части полиграфического оформления) может повлиять на репутацию организации.
Естественно, что потенциальный партнер также будет собирать сведения. Чем лучше ответит на его вопросы представленная информация, тем легче будет идти деловое общение и тем менее вероятно, что мнение партнера окажется неблагоприятным.
Информация о фирме должна содержать сведения об основных направлениях деятельности и об особенностях организации, которые могут представить особый интерес для потенциального партнера. Полезны сведения об опыте, успешной работы, включая отзывы региональных партнеров о работе с организацией. Полезна и солидная информация о продукции фирмы, показывающая ее преимущества, гарантии надежной работы и обслуживания предлагаемой продукции.
Существенное значение имеет оформление информационных материалов: хорошее полиграфическое исполнение, хорошая бумага, подбор фотографий. Эти характеристики информационных материалов важны для оценки организации, представляющей информацию о себе (2, с. 788).
Программа подготовки к деловому общению включает:
• анализ проблемы и диагноз ситуации;
• формулирование целей, задач и позиций при деловом общении;
• определение возможных вариантов решения;
• подготовку предложений и аргументации в пользу этих предложений;
• составление проектов необходимых документов и материалов.
Необходим тщательный предварительный анализ ситуации и возможных вариантов ее решения. Очень важно предугадать интересы партнера и его позицию, чтобы должным образом представить собственные предложения и аргументы в их пользу. При этом необходимо учесть культурные, психологические и иные особенности партнера.
Невозможно прогнозировать абсолютно точно развитие переговоров. Целесообразно готовить несколько вариантов решений и предложений. Изменение ситуации в ходе переговоров может изменить значимость и перспективы того или иного варианта. Чем точнее оцениваются вероятные направления изменений позиций, тем легче использовать заранее наработанные варианты.
Очень важно записывать все предложения и планы, готовить хорошо отработанные и отредактированные проекты документов. Письменная форма изложения заставляет искать точные формулировки, исключает потерю информации или идей.
Расчет на экспромты в ходе делового общения, на то, что основные моменты так ясны и без записи, безоснователен. Запись заставляет более ответственно продумывать основные положения, она сразу же вскрывает неточности, недоработки, спорные места.
Облегчить подготовку к переговорам позволяют следующие приемы:
• Составление "балансовых листов", в которых формулируются варианты решений, возможные положительные и отрицательные последствия принятия каждого из вариантов. Достоинства и недостатки можно оценить количественно, придавая определенную значимость различным сторонам каждого из вариантов.
• Отработка сценариев переговоров и проектов политики, принимаемой для предстоящего делового общения, возможны при использовании различных методов коллективного творчества ("мозговой штурм", деловые игры, имитирующие предполагаемые переговоры, и др.).
Сильная сторона всех этих приемов — активизация работников организации, возможность лучше понять позицию делового партнера, появление ряда интересных и нестандартных предложений, школа практического овладения искусством делового общения. При этом очень важна роль руководителя подготовительной работы, который не должен навязывать участникам свою точку зрения и в то же время должен помешать сдвигу коллективного мнения либо в сторону выбора более рискованных решений (меньше личная ответственность каждого), либо в сторону наиболее привычных подходов (власть привычных стереотипов у большинства участников).
На подготовительной стадии в ряде ситуаций может оказаться оправданным привлечение сторонних экспертов. Их заключения могут впоследствии оказаться важным аргументом в пользу ваших предложений.
Составление проектов соглашений и других необходимых документов и материалов, которые должны быть приняты в результате переговоров, - один из наиболее важных элементов подготовки к переговорам, поскольку сам процесс подготовки документации весьма сложен и трудоемок, и, кроме того, чем лучше подготовлен проект документации, тем больше вероятность, что он будет положительно принят партнером, так как трудно искать слабые места в хорошо подготовленном тексте.
Однако ход переговоров не всегда полностью предсказуем, поэтому полезно подготовить альтернативные варианты документов, учитывающие возможные возражения по основным вариантам. Эти варианты могут быть предложены, если переговоры зайдут в тупик.
Подготовка к деловому общению и переговорам требует и затрат времени, и определенных расходов. Однако ошибки в ходе реальных переговоров могут обойтись настолько дорого, что очень рискованно экономить на предварительной подготовке.

Страниц: 1 2 3 4
Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Архив сайта
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

magref@inbox.ru

+7(951)457-46-96

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!