Практика менеджмента : развитие навыков проведения собраний

Большинство совещаний посвящены текущим проблемам организации. Со­трудники отчитываются перед коллегами о своих успехах, обсуждают резуль­таты работы за прошедший период или сообщают о своих планах. И все-таки именно на собрании сотрудник получает возможность оказать влияние на ход событий. Преуспевающие менеджеры используют регулярные собрания как бесценные источники информации и возможностей для применения своих на­выков управления совещаниями.

Для того чтобы освоить науку воздействия на ход событий, вам придется научиться эффективно контролировать собрание. Прежде всего следует заме­тить, что если участники совещания чувствуют себя комфортно, они охотно при­нимают предложения ведущего. В начале собрания следует поинтересоваться у его участников, какие вопросы они хотели бы включить в повестку дня.

Собрание пройдет успешно, если для его проведения выделено удобное время, составлена повестка дня, определено время начала и окончания собрания, участники строго соблюдают временные рамки обсуждения каждого воп­роса.

Качество регулярных собраний улучшается, если кто-то постоянно оценивает:

-        четкость задач,

-        результаты и достижения,

-        работу команды в целом,

-        уровень участия,

-        возможности повышения эффективности команды.

Неудачным считается собрание, на котором:

-        участники не слушают выступающих,

-        ораторам разрешают повторяться,

-        сотрудники поднимают не относящиеся к делу вопросы,

-        не соблюдаются временные ограничения выступлений,

-        принятые решения туманны и не заносятся в протокол.

Кроме того, вы имеете возможность оценить эффективность команды в со­ответствии с приведенными ниже характеристиками:

Выполнение соответствующих руководящих ролей. Руководитель обсуждает вопросы, перед принятием решения анализирует факты и аль­тернативные мнения, стимулирует инициативу сотрудников. Наличие в группе исполнителей важнейших ролей. Члены группы обладают навыками и способностями, адекватными выполнению зада­ния на высоком уровне.

Достижение высокой степени участия в выполнении задания все­ми членами группы. Члены группы ощущают свою принадлежность к команде и отождествляют свои цели с ее задачами. Установление атмосферы открытости и доверия. В команде устано­вилась атмосфера открытости и доверия. Возникающие межличностные проблемы рассматриваются беспристрастно и честно, не допускается их негативное влияние на положительный настрой группы.

Определение миссии. Организация понимает и уважает усилия груп­пы, расформирование команды означает существенную потерю. Миссия группы известна как ее членам, так и другим сотрудникам. Задачи ко­манды соответствуют целям организации.

Собрания как средство организации групповой работы. Время, от­водимое на проведение совещаний, эффективно используется для разре­шения конфликтов и проблем. За решениями и планами следуют дей­ствия членов группы. Используется эффективная методика проведения собраний, пользующаяся пониманием и поддержкой членов группы. Развитие отношений. Члены команды разрабатывают эффективные способы совместной работы, им известны сильные и слабые стороны сво­их товарищей, они знают, как исполняемые ими роли взаимосвязаны с ролями и обязанностями других членов группы. По мере развития группы межличностные отношения коллег укрепляются.

Удовлетворения работой. Члены группы испытывают удовлетворение и гордость от сознания того, что они являются частью команды, получа­ют психологическое (внутреннее) и финансовое (внешнее) вознаграж­дение. Моральные устои команды высоки и остаются таковыми даже в тех случаях, когда группа испытывает трудности. Улучшение качества обратной связи. Команда рассматривает свои ошибки как плату за приобретаемый опыт. Работа группы рассматрива­ется конструктивным и объективным образом. Члены группы предостав­ляют и получают обратную связь и предлагают способы повышения эф­фективности труда.

Подготовка и развитие команды. Членам группы создаются возмож­ности для роста, повышения квалификации и развития способностей как в области специализации, так и в других сферах. Члены группы реализу­ют индивидуальные программы развития, благоприятно воздействующие и на положение команды. «Игроки» команды посещают «тренировки», посвященные развитию их навыков в устранении проблем и принятии решений.

Источник : Д. Боди

© Размещение материала на других электронных ресурсах только в сопровождении активной ссылки

Вы можете заказать оригинальную авторскую работу на эту и любую другую тему.