Практика менеджмента : развитие навыков проведения собраний
Большинство совещаний посвящены текущим проблемам организации. Сотрудники отчитываются перед коллегами о своих успехах, обсуждают результаты работы за прошедший период или сообщают о своих планах. И все-таки именно на собрании сотрудник получает возможность оказать влияние на ход событий. Преуспевающие менеджеры используют регулярные собрания как бесценные источники информации и возможностей для применения своих навыков управления совещаниями.
Для того чтобы освоить науку воздействия на ход событий, вам придется научиться эффективно контролировать собрание. Прежде всего следует заметить, что если участники совещания чувствуют себя комфортно, они охотно принимают предложения ведущего. В начале собрания следует поинтересоваться у его участников, какие вопросы они хотели бы включить в повестку дня.
Собрание пройдет успешно, если для его проведения выделено удобное время, составлена повестка дня, определено время начала и окончания собрания, участники строго соблюдают временные рамки обсуждения каждого вопроса.
Качество регулярных собраний улучшается, если кто-то постоянно оценивает:
- четкость задач,
- результаты и достижения,
- работу команды в целом,
- уровень участия,
- возможности повышения эффективности команды.
Неудачным считается собрание, на котором:
- участники не слушают выступающих,
- ораторам разрешают повторяться,
- сотрудники поднимают не относящиеся к делу вопросы,
- не соблюдаются временные ограничения выступлений,
- принятые решения туманны и не заносятся в протокол.
Кроме того, вы имеете возможность оценить эффективность команды в соответствии с приведенными ниже характеристиками:
Выполнение соответствующих руководящих ролей. Руководитель обсуждает вопросы, перед принятием решения анализирует факты и альтернативные мнения, стимулирует инициативу сотрудников. Наличие в группе исполнителей важнейших ролей. Члены группы обладают навыками и способностями, адекватными выполнению задания на высоком уровне.
Достижение высокой степени участия в выполнении задания всеми членами группы. Члены группы ощущают свою принадлежность к команде и отождествляют свои цели с ее задачами. Установление атмосферы открытости и доверия. В команде установилась атмосфера открытости и доверия. Возникающие межличностные проблемы рассматриваются беспристрастно и честно, не допускается их негативное влияние на положительный настрой группы.
Определение миссии. Организация понимает и уважает усилия группы, расформирование команды означает существенную потерю. Миссия группы известна как ее членам, так и другим сотрудникам. Задачи команды соответствуют целям организации.
Собрания как средство организации групповой работы. Время, отводимое на проведение совещаний, эффективно используется для разрешения конфликтов и проблем. За решениями и планами следуют действия членов группы. Используется эффективная методика проведения собраний, пользующаяся пониманием и поддержкой членов группы. Развитие отношений. Члены команды разрабатывают эффективные способы совместной работы, им известны сильные и слабые стороны своих товарищей, они знают, как исполняемые ими роли взаимосвязаны с ролями и обязанностями других членов группы. По мере развития группы межличностные отношения коллег укрепляются.
Удовлетворения работой. Члены группы испытывают удовлетворение и гордость от сознания того, что они являются частью команды, получают психологическое (внутреннее) и финансовое (внешнее) вознаграждение. Моральные устои команды высоки и остаются таковыми даже в тех случаях, когда группа испытывает трудности. Улучшение качества обратной связи. Команда рассматривает свои ошибки как плату за приобретаемый опыт. Работа группы рассматривается конструктивным и объективным образом. Члены группы предоставляют и получают обратную связь и предлагают способы повышения эффективности труда.
Подготовка и развитие команды. Членам группы создаются возможности для роста, повышения квалификации и развития способностей как в области специализации, так и в других сферах. Члены группы реализуют индивидуальные программы развития, благоприятно воздействующие и на положение команды. «Игроки» команды посещают «тренировки», посвященные развитию их навыков в устранении проблем и принятии решений.
Источник : Д. Боди
© Размещение материала на других электронных ресурсах только в сопровождении активной ссылки
Вы можете заказать оригинальную авторскую работу на эту и любую другую тему.