Понятие и виды делопроизводства

В процессе деятельности организации принимаются различные управленческие решения, создаются и использу­ются разнообразные документы, раскрывающие планы работы, опре­деляющие и регулирующие  связи и взаимодействие как внутри нее, так и с другими организациями и учреждениями, а также  отдельными людьми. Понятие "документ" (документированная информация) определяется в Федеральном законе[1] как зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Документы отражают сведения о событиях, явлениях объективной действительности, содержат нормы и правила ор­ганизации труда и поведения человека, его положение в организации и в обществе. В них фиксируется, передается и хранится информация, имеющая и научное, и прикладное значение. Составление, оформление и движение документов в организации является всегда актуальным, поэтому работники должны знать основы делоп­роизводства, обладать навыками составления и оформления доку­ментов. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – вид служебной деятельности, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

 Применительно к функциям управления (основным и обеспечиваю­щим) различают два вида делопроизводства: специальное и общее (рис. 16). Специальное делопроизводство обслуживает основные функции органа управления, его специальную (внешнюю) деятельность, например, составление и оформление учебных, производственных, учетных документов. Общее делопроизводство – это документирование управ­ленческой деятельности, связанное с осуществлением обеспечивающих функций аппаратами управления.

В зависимости от содержащихся в документах сведений разли­чают секретное и несекретное делопроизводство. Секретное делопроизводство может осуществляться и как специальное, и как общее делопроизводство. Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30 (ч. II), ст. 3165)[2].

Нормативная база делопроизводства в Российской Федерации представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, и включает в себя:

  • законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
  • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
  • правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
  • правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
  • правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
  • государственные стандарты на документацию;
  • унифицированные системы документации;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
  • нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
  • нормативные документы по организации архивного хранения документов.
  • Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
  • Федеральный закон "О бухгалтерском учете". Принят ГД 23 февраля 1996 г. Одобрен СФ 20 марта 1996 г. Зарегистрирован 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
  • Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов". Принят ГД 28 ноября 1994 г. Зарегистрирован 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ.

В число законодательных актов Российской Федерации в сфере информации и документации входят следующие федеральные законы, регламентирующие делопроизводство:

Деятельность организации по документированию и осуществлению документооборота регламентирована нормативными актами, которые  делят на две группы: группу специальных нормативных актов, изданных только для регулирования делопроизводства, и группу нормативных актов, предметом регулирования которых яв­ляется и иная деятельность, не связанная с осуществлением делопроизводства.

К специальным актам относят общероссийские нормативы, содержащие общие правила документирования и осу­ществления документооборота; требования государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях) и унифицированных систем документации (УСД); государственные стандарты (ГОСТ – это нормативно-технический документ, содержащий правила, требования к различным объектам стандартизации, обязательные для всех предприятий, учреждений и организаций)[3]. Кроме того, делопроизводство в организации регламентируется и ведомственными нормативными актами, изданными в соответствии с общероссийскими нормативами (например, приказ Федерального агентства по образованию от 4 февраля 2005 г. № 38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию").

Вторую группу нормативных актов составляют нормативные акты, кото­рые наряду с регулированием различных сторон деятельности организации регламентируют и некоторые аспекты делопроизводства. Например, приказы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность организации, где одновремен­но с производственной деятельностью устанавливается порядок оформления, учета, регистрации, хранения соответствующих документов.

Делопроизводство представляет собой систему документационного обеспечения всех сторон служебной деятельности органа управления, которая включает документирование и документооборот (рис. 17). Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам. Документооборот – движение документа внутри учреждения, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению документов и т. д.

Организации организуют и ведут делопроизводство на основе типовых регламентов внутренней организации (например, Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452), индивидуальных  инструкций по делопроизводству, других нормативно-методических документов и инструкций. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждает руководитель.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организациях осуществляется административно-правовыми подразделениями (отделом, управлением, канцелярией, секретариатом, в общем смысле – подразделением делопроизводства).

В секретариатах, канцеляриях и других службах, где ведется делопроизводство, должна быть определена персональная ответственность сотрудников за конкретный его участок. В зависимости от объема документооборота учет документов ведется в журналах или карточках с применением средств вычислительной техники. При организации делопроизводства разрабатывается номенклатура дел и оформляются журналы учета документов, картотек и законченных производством дел, в которых учитываются все дела, журналы, книги и картотеки.

[1] Об информации, информационных технологиях и о защите информации : федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

[2] О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.

[3] Например, основным государственным стандартом, на который опираются ведомственные нормативные акты, регламентирующие делопроизводство, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Архив сайта
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

+7(908)07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!