Основные задачи делопроизводства

Основными задачами делопроизводства в организации являются:

  1. Адекватное отражение в документах деятельности организации, ее структурных подразделений и сотрудников.
  2. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реа­лизации функций органа управления.
  3. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
  4. Обеспечение контроля за исполнением и оформ­лением документов.
  5. Защита информации, обеспечение сохранности государствен­ной и служебной тайн, содержащихся в документах.
  6. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.

Основная роль в решении вышеперечисленных задач отводится подразделениям делопроизводства, кото­рые осуществляют централизованное обслуживание всех служб и подразделений организации, исключающее необ­ходимость выполнения последними технических операций по обработ­ке документов и их хранению.

Службой документационного обеспечения управления  (ДОУ) называется структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.).

Основные задачи службы ДОУ:

- организация делопроизводства,

- ведение делопроизводства,

- совершенствование делопроизводства.

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

- управление делами,

- управление делопроизводства,

- канцелярия,

- отдел ДОУ,

- отдел делопроизводства и режима,

- секретариат (дирекция),

- инспекция при руководителе.

Подразделения делопроизводства выполняют следующие основные функции:

  1. Прием, регистрацию и распределение входящих (поступающих) документов.
  2. Передачу документов на рассмотрение руководителю и непосредственно исполнителю после получения соответствующих указаний (резолюций).
  3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.
  4. Регистрацию исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционную обработку и отправку адресатам.
  5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
  6. Организацию справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.
  7. Копирование и оперативное размножение документов.
  8. Разработку и проектирование бланков документов.
  9. Разработку и ведение номенклатуры.
  10. Оформление и формирование дел, обеспечение их сохранности.
  11. Подготовку проектов описей дел постоянного и долговременного хранения.
  12. Выдачу нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.
  13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у работников.
  14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.
  15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.
  16. Информирование руководителя об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.
  17. Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота.
  18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.
  19. Координацию деятельности структурных подразделений организации по вопросам документационного обеспечения управления.
  20. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации.
  21. Организацию специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства.
  22. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.
  23. Организацию изучения сотрудниками нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления.
  24. Консультирование сотрудников по вопросам работы с документами.
  25. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.
  26. Техническое обеспечение работы с документами, выполнение машинописных работ.
  27. Подготовку заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение канцелярских товаров.
  28. Учет печатей, штампов и бланков документов, а также хранилищ документов и ключей от них.
  29. Анализ состояния документооборота и принятие мер по упорядочению ведения служебной переписки.

Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства возлагается на руководителей. В подразделении делопроизводства должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов.

Должностные лица при работе с документами обязаны:

  1. Знать и точно выполнять требования, установленные соответствующими инструкциями по документационному обеспечению управления (например, приказ Федерального агентства по образованию от 4 февраля 2005 г. № 38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию").
  2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.
  3. Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).
  4. Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.
  5. Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства под расписку в соответствующих журналах учета.
  6. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах, посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя.
  7. Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.
  8. При увольнении с работы, переводе на новое место работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства.

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации. При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Архив сайта
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

+7(908)07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!