Назначение и виды документов

Документ (документальная информация)[1] – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.Повседневная деятельность сотрудников связана с составлением, оформлением, изучением самых различ­ных документов. Документы имеют ряд назначений (рис. 21).

Основным является юридическое значение документов как средство офици­ального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний. Документ наряду со свидетельскими показаниями составляет доказательную базу в следствии. Выданное граж­данину разрешение на приобретение оружия является официальным удостоверением наличия у данного лица соответствующего права. Документ-приказ является официальным подтверждением и удостоверением принятого управленческого решения. Справка о результатах проверки работы учреждения, подразделения или отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния этой работы и т. п.

Способность документов служить юридическим доказательством обусловливает возможность контроля законности и эффективности деятельности учреждения (их подразделений и сотруд­ников) посредством изучения составляемых ими документов. Так, при изучении документов, содержащих сведения о расстановке исполнителей, о результатах их деятельности, могут быть сделаны выво­ды об эффективности деятельности организации. Изучение данных о сос­тоянии дисциплины среди сотрудников, постановлений о наложении дисциплинарных, административных взыс­каний и т. д. позволяет оценить состояние дисциплины в деятель­ности учреждения и его отдельных сотрудников и принять меры к устра­нению выявленных нарушений.

Рассматривая значение документов в управленческой (внутри­организационной) деятельности организации, можно ска­зать, что они являются формой реализации функций процесса управления. Так, например, планирование внешне выражено в сос­тавленном плане работы учреждения или подразделения. Осуществление такой функции процесса управления, как контроль, заканчивается обычно составлением акта или справки о проверке, отчета о выпол­ненной работе и т. п. Рассмотрение документа как формы реализации функций процесса управления не означает, что во всех случаях ре­ализация каждой функции должна сопровождаться составлением доку­ментов. Документ не является самоцелью, это лишь одна из форм реализации управленческой деятельности. Правильно организованное управление должно ограничиваться необходимым минимумом докумен­тов, широко используя бездокументационные формы осуществления управленческих функций.

Документы имеют коммуникативное значение, являясь одним из средств связи подразделений между собой, с другими учреждениями, органи­зациями и гражданами. Так, посредством служебных писем сотрудни­ки запрашивают из других орга­низаций необходимую информацию, направляют им предложения по устранению условий, способствующих нарушению функционирования организации и т. п.

Документы являются важнейшим средством фиксации и хранения информации, учитывая, что документирование осуществляется такжена искусственных языках в виде файлов с использованием машинных носителей информации. Документы содержат информацию о состоянии учреждения, о результатах его деятельности, о состоянии дисциплины, о лицах, совершивших нарушения. Такая информация, будучи сохраненной в докумен­тах, многократно используется сотрудниками при анализе возникающих проблем, разработке и осуществлении мер по их разрешению.

В организациях составляется множество самых раз­личных документов. Уяснению их разнообразия служит классификация документов, которая осуществляется по различным критериям. При­менительно к изучению и практическому осуществлению делопроиз­водства наибольший интерес представляет классификация документов (рис. 22) по следующим основаниям:

1) по направлениям деятельности подразделений и служб организации;

2) по месту возникновения и направлению дви­жения документов;

3) по количеству отражаемых в них вопросов;

4) по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании докумен­тов;

5) по степени секретности содержащейся в документах информации и др.

  1. В зависимости от того, при осуществлении какого из направ­лений деятельности организации создаются документы, они могут подразделяться на:

–       управленческие (организационно-распо­рядительные – ОРД) и др.;

–       экономические,

–       технические и др.

Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности организации. В зависимости от назначения они в свою очередь подразделяются на распорядительные, отчетные и документы общего характера.

Группу распорядительных документов составляют письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания, планы и др.). Отчетные документы содержат информацию о выполнении зада­ний, поручений, запланированных мероприятий (отчет о работе, ра­порт или докладная записка, объяснительная записка, справка и др.).

Экономические документы отражают экономическую сторону деятельности организации. Порядок оформления та­ких документов и правила работы с ними устанавливаются законами Российской Федерации.

Технические документы отражают хозяйственно-технический аспект деятельности организации. Требования к содержанию и рек­визитам значительной их части определены техническими нормами и правилами, а также ведомственными нормативными актами организации.

2. В зависимости от места возникновения и направления движения все документы подразделяются на исходящие, входящие и внутренние.

Исходящими называются документы, отправляемые из учреждения в адрес других организаций или граждан. Документы, поступающие в учреждение из других организаций, учреждений или от граждан, именуются входящими. Созданные в учреждении и не подлежащие отправке доку­менты являются внутренними.

3. По количеству отражаемых в документах вопросов различают простые и сложные документы.

Документ, составленный по одному вопросу, считается простым. Если в документе содержится информа­ция по двум или большему числу вопросов, он является сложным.

При прочих равных условиях следует стремиться к составлению простых документов, что облегчает дальнейшую работу с ними. Мно­жество вопросов, затронутых в одном документе, может потребовать их исполнения разными сотрудниками. В этом случае документ будет многократно передаваться от одного исполнителя к другому, что замедлит в конечном счете его исполнение. Для ускорения прохож­дения сложных документов нередко возникает необходимость их размножения, производства выписок, что усложняет документооборот.

4. По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов различают односторонние и двусторонние документы (многосторонние).

Односторонние документы составляются от имени одного лица (одной стороны – учреждения, подразделения или должностного лица). Ра­порт, справка, приказ о назначении сот­рудника на должность и большинство других документов, составляе­мых в организации, являются односторонними.

Документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон, име­нуются двухсторонними (многосторонними) Так, например, акт о приеме одним сотрудником от другого каких-либо документов, материалов составляется и подписывается передающим и принимающим эти материалы. Акт обследования объектов организации составляется членами комиссии. Эти, как и другие двухсторонние документы, должны быть составлены с участием представителей заинтересованных сторон (организаций, граждан) и иметь их подписи.

5. В зависимости от степени секретности, содержащейся в доку­менте информации, они подразделяются на конфиденциальные[2] и открытые. Порядок работы с документа­ми, содержащими сведения, подлежащие засекречиванию, определяется специальными нормативными актами.

Помимо названных, существуют и другие подходы к классификации документов: по срокам хранения, по технике нанесения инфор­мации (рукописные, машинописные, кинодокументы, фотодокументы, машинные документы – табуляграммы) и пр.

Юридический характер деятельности сотрудников организации обусловливает интерес к рассмотрению таких видов до­кументов, как документы-подлинники и документы-копии. Решение некоторых юридических вопросов может быть основано только на ин­формации, содержащейся в подлиннике, для разрешения других воп­росов достаточно изучения копии документа.

Подлинник (оригинал) в прямом смысле – это документ, сос­тавленный и подписанный автором. В управленческой деятельности, в делопроизводстве подлинником считается также документ отпеча­танный, соответствующим образом оформленный и подписанный.

Копия – это документ, повторяющий, воспроизводящий ориги­нал. Различают следующие виды копий.

Факсимильная копия – копия документа, отражающая все без исключения особенности подлинника (фотокопия, ксерокопия доку­мента-подлинника).

Свободная копия содержит всю информацию документа-подлинни­ка, но без графического соответствия последнему. Свободная копия воспроизводит лишь содержание подлинника, но не его форму.

Выписка – копия, содержащая полное воспроизведение части документа (например, выписка из протокола совещания, выписка из трудовой книжки и т. п.).

Отпуск – устаревший, хотя еще и употребляемый термин для обозначения копии исходящего документа, которая получается од­новременно с изготовлением подлинника (под копировальную бума­гу). Отпуск содержит все реквизиты подлинника за исключением входящих в состав бланка, на котором выполняется документ-под­линник.

Дубликат – копия, создаваемая взамен утраченного или пов­режденного подлинника и имеющая юридическую силу подлинника. По содержанию и по форме дубликат не отличается от документа-под­линника. На таких копиях делается пометка "дубликат".

[1] Об информации, информационных технологиях и о защите информации : федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

[2] Конфиденциальность информации –  обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя (Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" ст. 2).

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Архив сайта
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

+7(908)07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!