Контроль в формировании поведения субъектов предприятия и повышение эффективности системы контроля

Объектом и субъектом управленческой деятельности на пред­приятии, в том числе и контроля, являются люди. В этой связи менеджер, принимая решения по контролю, прогнозирует возмож­ное поведение работников как ответную реакцию на эти и другие

управленческие решения. Для повышения достоверности и эффек­тивности производственных процессов необходимо сформировать процесс контроля понятным по задачам и прозрачным по методам и результатам. Идея состоит не в том, чтобы фиксировать ошибки, отклонения, безответственное отношение к выполнению функции или даже мошенничество, а в стремлении своевременно предотв­ратить и исправить их. Практика свидетельствует о возможных негативных последствиях контроля, проявляющихся в формиро­вании поведения, ориентированного на контроль, а также тенден­ции получения искаженной (непригодной) информации.

Поведение, ориентированное на контроль, формируется как след­ствие возведения менеджментом процесса контроля в ранг функции повышенного значения методам и его месту в деятельности конкрет­ных работников. Во многих случаях преувеличение значимости кон­троля отдельных видов работ приводит к тому, что подчиненные де­лают только то, что наиболее часто контролируется. Практика под­тверждает стремление работника любыми средствами активировать работу в тех элементах выполняемой функции, где проводится сис­тематический контроль, и пренебрегать работой в других ее элемен­тах, где подобный контроль не проводится. Например, контролиру­ются объемные показатели труда оператора, и он достигает необхо­димого уровня производительности в ущерб обслуживанию средств труда (станка, механизма и др.), снижая этим самым работоспособ­ность вверенного ему оборудования, т. е. систематически нарушая установленные стандарты по неконтролируемым элементам функ­ции. Чтобы избежать подобного поведения работников, система кон­троля тщательно проектируется по функциям и их элементам, обес­печивающим реализацию целевой функции предприятия. В против­ном случае система контроля будет побуждать работников хорошо выглядеть при контроле, а не «хорошо выглядеть по конечному ре­зультату». Необходимо знать, что односторонний контроль (конт­роль ограниченного числа функций и их элементов) может обеспе­чить эффективное достижение лишь одной или ограниченного чис­ла оперативных целей, но в долгосрочной перспективе будет тормо­зить достижение основной целевой функции предприятия - повы­шение эффективности производства на основе повышения произво­дительности всех вовлеченных ресурсов.

Развивающиеся тенденции получения искаженной информации являются вторым потенциальным поведенческим фактором конт-

роля, который заключается в побуждении работника выдавать в процессе контроля непригодную информацию. При разработке новых проектов, планов производства и планировании контроля имеют место следующие типовые ситуации в поведении отдельных работников, руководителей подразделений или высшего менедж­мента:

- преднамеренно переоцениваются (завышаются) объемы не­обходимых ресурсов. Результатом такого поведения работников является низкий уровень производительности ресурсов и как след­ствие высокая себестоимость продукции, а также рост запасов ма­териальных ресурсов на складах, излишняя численность персона­ла. Практика показывает, что на запасы оборудования, инструмен­та, запасных частей целого ряда предприятий составляют 40-60 % годового потребления, отдельные ресурсы не используются деся­тилетиями, формируя значительные затраты на обеспечение их сохранности, омертвляя капитал;

- работники могут занижать параметры задач (объем выпущен­ной продукции, доходы и т. д.), повышая тем самым вероятность их достижения и получения вознаграждения.

При таких подходах формируются искаженные стандарты конт­роля, что приводит к ситуации, когда теряются реальные возможнос­ти достижения конкурентных преимуществ и развития предприятия.

В основу создания, организации и эффективного функциони­рования системы контроля положены следующие требования:

- создание условий для реализации функции контроля;

- определение области и границ контроля с учетом его эконо­мичности и эффективности;

- запрет негативному влиянию контроля на поведение работ­ников

Для осуществления контроля как важной функции управления и обеспечения первых двух требований он должен соответствовать ряду характеристик, основными из которых являются:

- стратегическая направленность;

- ориентация на конечный результат - целевую функцию пред­приятия;

- соответствие функции, группе функций, процессу;

- своевременность;

- гибкость и простота;

- экономичность.

Стратегическая направленность контроля обеспечивается на­правленностью на приоритеты предприятия и их поддержку. В каж­дом из приоритетных (стратегических) направлений формируется наиболее значимая, ресурсообеспеченная и структурно оформлен­ная подсистема контроля с четко оглаженным информационным обеспечением по уровням управления. На других, менее важных на­правлениях деятельности предприятия реальные измерения откло­нений от стандартов могут выполняться периодически, а информа­ция по отклонениям, не превышающим установленной критической величины, может быть использована лишь на этих направлениях без обязательной передачи на верхние уровни управления.

Ориентация контроля на конечный результат обеспечивается соблюдением принципа: эффективно реализовать целевую функ­цию предприятия, используя результаты контроля, а не формиро­вать текущую информацию о ходе работ на предприятии. Конт­роль можно назвать эффективным только тогда, когда предприя­тие фактически достигает целей и в состоянии сформировать но­вые цели, обеспечивающие его жизнеспособность и конкурентоспо­собность в долгосрочном периоде.

Соответствие контроля функции, группе функций, процессу означает, что эффективный контроль должен соответствовать кон­тролируемому виду деятельности, отслеживать результаты, опре­деляющие реализацию целей предприятия. Следует иметь в виду, что изменение в технологии, процессе, элементах функции, как пра­вило, влечет за собой изменение системы контроля (периодичнос­ти, средствах контроля и др.).

Своевременность контроля заключается в соизмеримости вре­менного интервала измерений и оценок контролируемых парамет­ров конкретных функций, процессов, предприятия в целом. Физи­ческое значение интервала времени (периодичности измерений) определяется длительностью выполнения функции, процесса, ско­ростью и вероятностью изменения контролируемых показателей, значимостью отклонений этих показателей на конечный результат деятельности предприятия и затратами на контроль. Важнейшим условием для определения и периодичности контроля остается воз­можность устранения отклонений, прежде чем они приведут пред­приятие к критической ситуации, т. е. эффективная система конт­роля - это система, обеспечивающая адресную информацию до того, как разовьется кризис.

Гибкость контроля определяется его способностью своевремен­но приспосабливаться к изменениям внутренних переменных пред­приятия, требованиям внешней среды (потребителей, конкурент­ной ситуации) и контролируемых процессов.

Простота контроля заключается в несложности и доступнос­ти его выполнения и обеспечивает меньшие усилия на его прове­дение, а также взаимное понимание вовлеченных в процесс конт­роля контролируемых и контролирующих работников. Считает­ся, что если система контроля слишком сложна и люди, взаимо­действующие с ней, не понимают и не поддерживают ее, - такая система контроля не может быть эффективной. М. Мескон приво­дит пример, когда один из менеджеров банка при формировании системы контроля проверял разрабатываемые инструкции на сво­их дочерях-подростках. Если девочки, которые ничего не смысли­ли в банковской доле, понимали описанную им процедуру, то ме­неджер мог быть уверенным, что и банковские служащие поймут и освоят ее наверняка.

Экономичность контроля определяется твердым правилом, что всякий контроль, который стоит больше, чем он дает для достиже­ния целей, не улучшает качества производственного процесса в це­лом, а направляет деятельность предприятия по ложному пути и не выполняет своей функции, недопустим на предприятии. Конеч­но, при определении реального соотношения затрат и прибыли системы контроля необходимо оценивать как долгосрочные, так и краткосрочные факторы экономичности.

Важным требованием, выполнение которого обеспечивает эф­фективность контроля, является снижение негативных воздействий контроля на поведение работников. Базовым фактором и условием снижения негативного воздействия является формирование эффек­тивных партнерских отношений в реализации функции контроля между персоналом и менеджментом по уровням управления. Сущ­ность таких отношений определяется осознанием субъектом тес­ной корреляционной связи между результатами его труда (прежде всего качества труда) и достижением целей предприятия, а также реальной зависимости реализации интересов субъекта от эффек­тивности выполнения им персональной функции, подразделения и целевой функции предприятия. Такие отношения позволяют фор­мировать личную потребность работника в контроле и обеспечи­вают самореализацию и самоконтроль.

Снижение негативного воздействия контроля на поведение ра­ботников достигается также обоснованностью и достижимостью стандартов, возможностью открытого обсуждения проблем, связан­ных с контролем, соблюдением принципов объективности, доста­точности и необходимости масштабов и периодичности контроля, а также эффективной системы мотивации на обеспечение установ­ленных показателей результативности.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!