Коммуникативные технологии в организации: помехи и барьеры

     Развитие информационных технологий приводит к радикальному изменению многих аспектов коммуникаций и внутри, и за пределами организации. Вспомним несколько примеров: электронная почта позволяет отправлять послания в электронной форме и используется для оперативного общения один на один или с несколькими адресатами. Оборудование для проведения видеоконференций позволяет проводить собрания, в которых участвуют сотрудники, находящиеся за сотни и тысячи километров друг от друга; Интранет (внутренняя версия Интернета) дает возможность сотрудникам организации «заходить» на так называемые внутренние странички на сайте компании. А значит, менеджмент имеет возможность широкого оперативного распространения информации.

     Официальные коммуникативные системы любой компании дополняются спонтанной неформальной системой передачи информации сотрудниками или всем известными слухами. Система эта отличается широтой охвата (информация может быть получена в коридоре и у копировального аппарата, на обеде и по дороге домой) и высочайшей скоростью распространения (по крайней мере, существенно опережает формальную систему): кто и что сказал на собрании, кто собирается на другое место работы, кого вызывали к директору для дачи объяснений или какие новые заказы получила компания.

     Слухи не заменяют формальную систему, а дополняют ее, распространяя информацию другого рода - скорее качественную, чем количественную, идеи и предложения, а не принятую, политику. Поскольку ее нельзя почувствовать и слухи отражают мнения сотрудников в целом, а не несущих ответственность за формальные коммуникации менеджеров, по всей видимости, такая информация позволяет получить более правдивую картину многообразия мнений в компании. Однако следует помнить о том, что очень часто слухи несут неправильную или неполную информацию. Сотрудники, распространяющие слухи о происшествиях в отделе А, могут руководствоваться собственными интересами. В таких случаях слухи превращаются в средство политической интриги.

     Нередко слухи становятся источником самой свежей информации о происходящих в организации событиях и позволяют тем, кого она касается, подготовиться к действиям. Сотрудник, которому поручена подготовка планов или предложений, может быть уверен в том, что слухи мгновенно разнесут информацию о полученном им задании. Иногда руководство намеренно допускает утечку информации, чтобы оценить реакцию сотрудников до принятия окончательного решений.

     Адекватная коммуникация предполагает, что получатель понимает все, что намеревался сообщить ему отправитель, однако это происходит достаточно редко. Обычно мы интерпретируем получаемую информацию со своей точки зрения. Слова не могут полностью передать чувства или эмоции. Никто не может быть уверен, что отправленное сообщение тождественно сообщению полученному, так как на пути информации в каждом звене цепочки коммуникации встречаются микро- и макробарьеры.

     Некоторые из коммуникативных барьеров возникают на межличностном уровне или микроуровне: в сообщении отправителя, во взаимном обмене взглядами отправителем и получателем, при выборе носителя и в форме помех.

     Информационный повод и его оценка отправителем является такой же важной частью процесса коммуникации, как и само сообщение. Отправителю, который неверно оценил ситуацию и передает устаревшую, неточную информацию, весьма сложно убедить получателя в том, что его сообщение заслуживает внимания. Ничто не может заменить точное наблюдение, надежность, достоверность и тщательную подготовку. Аналогично предлагаемое отправителем решение далеко не всегда воспринимается получателем как разумное, поэтому он нередко дополняет его своими соображениями, что приводит к искажению сообщения.

     Когда отправитель планирует передачу сообщения, у него уже существует мнение о получателе, формирующее форму, природу и содержание коммуникации. Мы по-разному разговариваем с различными собеседниками, потому что учитываем их уровень образования или компетентности, их установки и их мнения. Получатель в свою очередь имеет определенный взгляд на отправителя, воздействующий на интерпретацию сообщения. Если собеседники доверяют друг другу, коммуникация не представляет затруднений. Если они подозрительны и враждебны, отправителю весьма непросто донести сообщение до адресата. Полученное сообщение будет достаточно отличным от того, что подразумевал отправитель, хотя, возможно, получатель адекватно интерпретирует основной его смысл.

     Используемый носитель во многом определяет содержание и восприятие сообщения. Как получатели мы отдаем предпочтение определенным носителям и соответственно обращаем ни них больше внимания. Некоторым не нравится официальный язык, другие негативно относятся к употреблению в документах просторечий. Для кого-то изложение сообщения в письменной форме способствует пониманию, другие воспринимают это как выражение недоверия, кто-то охотно пользуется электронной почтой, другие не желают подходить к компьютеру.

     К помехам относится все, что препятствует направленному потоку коммуникации. Иногда они выражаются в физическим прерывании или отвлечении (прекращение видеоконференции по техническим причинам), в других случаях - в одновременно отправляемых или получаемых противоречивых сообщениях. Если наши невербальные сигналы или последующие действия не соответствуют словам сообщения, вероятность того, что получатель неправильно его интерпретирует, повышается.

     Помехи возникают и при включении в сообщение не имеющей отношения к его сути или отвлекающей от основного вопроса информации. К ним относятся и прерывания, которые отвлекают обе стороны и мешают необходимой для коммуникации концентрации. Кроме того, внимание получателя может быть отвлечено совсем другими делами.

     Макробарьеры связаны с внешней средой, миром, в котором осуществляются коммуникации. Сотрудники организации работают с большими объемами информации. Более того, им вменяют в обязанность поиск достоверной информации, что усугубляет перегруженность индивидуальных систем коммуникации. Мы получаем и отправляем бесконечное количество сообщений, и очень часто установленные нами «фильтры» не пропускают не только «песок», но и «золотые самородки». Слишком много информации.

     Информация передается посредством самых разных носителей, и мы просто забываем о некоторых из них. Мудрено упорядочить информацию, почерпнутую из газет, специальных журналов, на конференциях, в Интернете, по кабельному, цифровому и спутниковому телевидению, в специальных обозрениях и из отчетов консультантов. Объем информации становится барьером к ее использованию.

     Для большинства индивидов одним из наиболее дефицитных ресурсов является время. А вместе с тем мы заполняем наше общение информацией вне зависимости от ее значимости. Мы соперничаем за возможность держать речь. Мы устанавливаем крайние сроки и ненужные требования. За разговор денег не берут, поэтому мы отчаянно говорим и говорим, перегружая наши системы сообщений и таким образом обесценивая содержание. Наши коммуникации должны укладываться в определенные временные рамки, тем более что привычка к экономии времени впоследствии сохраняется на всю жизнь.

     Организации обычно состоят из подразделений, выполняющих определенную часть общего задания. Одно из следствий такого рода сегментации состоит в том, что очень часто сотрудники замыкаются на проблемах своего отдела, обмен информацией между ними ограничивается, а это чревато негативными последствиями.

     Информация - высокоценный ресурс. Располагающие некими данными индивиды имеют нечто желаемое для других людей. Единоличное владение информацией может повысить или защитить статус индивида или его роль.

     Доступ к информации и средствам коммуникации - один из источников власти, поэтому те, кто располагает эксклюзивными данными, получает возможность использовать их для влияния на других индивидов. Информацией не обязательно делиться, ее можно хранить, чтобы использовать в подходящий момент. Индивиды, обладающие доступом к внутренней информации организации, также расширяют свои властные полномочия.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!