Комитеты в организации. Структурные подходы

Для создания формальных групп имеется множество оснований – необходимость генерации идей, принятия решения, обсуждения вопросов и оценки ресурсов, мониторинга или конструктивной обратной связи.

Комитет – это особого рода совещание группы, на котором ее членам в соответствии с исполняемыми ролями делегированы права (один участник – один голос) для принятия оперативных решений. Размер группы непосредственно влияет на эффективность ее деятельности. Наиболее предпочтительное число членов группы – пять человек. При большем составе устойчивые коммуникации устанавливаются только между «избранными» ее членами, при меньшем составе возможны конфликты по поводу разделения власти.

В состав комитета, по мнению руководителей,  предпочтительно вводить индивидов, проявляющих высокий интерес к проблемам и пользующихся уважением высшего менеджмента. В зависимости от специфики комитета принимаются во внимание уровень компетентности, коммуникабельность, отношение к позиции руководства.

Рабочие совещания протекают как бы на двух уровнях, первый – это официальная задача группы, или формальная повестка дня, второй – частные эмоции и мотивы ее участников (скрытая повестка дня).

Каждая формальная группа нуждается не только  в руководителе проекта, но и в социальном лидере. Примеры обязанностей лидеров группы представлены в таблице.

Задачи руководителя проекта и социального лидера

Роль руководителя проекта Роль социального лидера
Определение цели группы или формулирование проблемыПобуждение членов группы к изложению фактов, высказыванию идей и мнений

Анализ вызывающих сомнения моментов, обеспечение структуры

Проведение итогов дискуссии

Определение момента достижения согласия членов группы

Поддержка участия членов группы в совместной работе, публичное одобрение высказываемых идейНаблюдение за настроением группы, побуждение ее участников к выражению своих чувств

Поиск компромиссов

Побуждение членов комитета к анализу возможных ошибок и просчетов

Стимулирование к совместной работе всех членов группы

Оценка эффективности деятельности группы

Работа группы может быть осложнена тем, что идеи и действия руководителя проекта может быть осложнена тем, идеи, и действия руководителя проекта негативно оцениваются ее членами. Большую роль в восстановлении и поддержке взаимоотношений в группе играет ее социальный лидер.

Совещания членов комитета обычно протекают в форме открытого обсуждения проблемы или вопроса. Кроме того, используются альтернативные структуры: мозговой штурм, номинальные группы, метод Дельфи, диалектическое исследование.

Метод мозгового штурма. Цель метода – организация и стимуляция выдвижения и обсуждения креативных идей в небольших (до 8 участников) группах. Члены команды руководствуются принципами:

- генерирование максимально возможного числа идей;

- проявление изобретательности, сообразительности, смекалки;

- активное дополнение выдвигаемых предложений, использование всех самых ценных идей;

- воздержание от какой-либо критики.

В основе метода мозгового штурма лежат два основных принципа: уважение чужого мнения и неизбежность перехода количества в качество.

Метод номинальной группы. Участие в указанной группе предполагает, что до момента принятия решения взаимодействия ее членов в максимальной степени ограничиваются. Работа данной группы осуществляется по следующим правилам:

- Участники группы знакомятся с проблемой на совместном собрании

- Каждый из них самостоятельно разрабатывает решение

- Предложения членов группы доводятся до коллег в структурированном формате.

- Участники получают возможность задать уточняющие вопросы в течение ограниченного отрезка времени.

- Решение принимается по результатам суммирования анонимных оценок предложений.

Дельфийский метод (принятие решения по методу экспертных оценок) предполагает, что для решения проблемы формируется группа из экспертов по данному вопросу или имеющих необходимую информацию сотрудников, руководитель которой распространяет среди участников заранее подготовленные анкеты. Обмен мнениями членов группы обычно происходит в письменной форме.  Заключения участников обобщаются и вновь направляются респондентам, которые, используя дополнительную информацию, уточняют свои прогнозы. Эффективность метода определяется временем, которым располагают эксперты, их опытом, уровнями коммуникаций и мотивации сотрудников.

Диалектическое исследование. В некоторых случаях группы, деятельность которых основывается на личных взаимодействиях, быстро приходят к одному из решений, упуская из виду более эффективные (в силу неприятия участниками группы заседаний или отсутствия у них желания обсуждать острые вопросы). На первом этапе руководитель обязан четко сформулировать обсуждаемую проблему. Затем участники предлагают два или более возможных ее решения. Основной этап процесса – определение членами группы принципов, которые лежат в основе каждого предложения.  Участники комитета разбиваются на несколько подгрупп, в которых они изучают относительные достоинства и недостатки предложений. Затем группа принимает окончательное решение (выбор одного из предлагаемых вариантов действий, компромисс или выдвижение нового предложения).

Потенциальными результатами формальных групп являются: поддержка решения, качество решений, индивидуальное развитие участвующих в деятельности групп индивидов.

Потенциальные недостатки работы в группах – медлительность и высокие издержки, групповое мышление.

Одно из новейших направлений исследований формальных и неформальных групп в организациях – широкий массив альтернативных методов структурирования групп, основное внимание в которых уделяется программам управления качеством. Некоторые из них направлены на стимулирование креативных идей, другие – на минимизацию влияния различий в статусе членов групп, на управление временем выступлений.

Второе направление – предварительная разработка ситуационных моделей действий менеджеров. В некоторых из них предпринимается попытка оценить степени свободы членов групп в процессах принятия решений, в других – акцент делается на некоторые из желаемых результатов (отношение сотрудников к принимаемым решениям или их качество) и предлагаются наиболее адекватные групповые процессы решений (номинальные или экспертные).

Третье направление – системы поддержки групповых решений предусматривают использование компьютерных технологий, что позволяет преодолеть коммуникативные барьеры, структурировать процесс решений и управлять групповыми дискуссиями. Основное условие успеха таких систем – интеграция коммуникаций, компьютерных технологий и процесса принятия решений.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!