Информационное обеспечение управления персоналом

План

Введение           3
1. Информация и ее роль в управлении персоналом    4
2. Понятие, содержание и задачи информационного обеспечения  5
3. Автоматизированные системы управления кадровой информацией 8
Заключение           17
Список литературы         18

Введение

Кадровые службы имеют дело с огромным количеством документов. Вся их работа основывается на базовых нормативных источниках информации, связанных с трудовым законодательством РФ, на документах по учету кадров, их аттестации и перемещении, использовании установленных образцов для связи с другими организациями и т.д.
При управлении персоналом учитываются отраслевые положения и рекомендации, охватывающие различные стороны работы с кадрами. Одним из видов информационного потока являются разработки местных органов власти, определяющие ряд вопросов кадровой политики региона, имеющие свои требования к заполнению документов. Научные и образовательные учреждения, методические центры высылают в адрес организаций рекомендации по отбору, диагностированию мотивации кадров и другим направлениям кадровой политики. Таким образом, роль информационного обеспечения процесса управления персоналом особенно велика.

1. Информация и ее роль в управлении персоналом

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др. [4, c. 152]
Основной источник первичной информации - это документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.
Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе [8, c. 166].
Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.
Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера [4, c. 153].
Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского учета.
Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д.
Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:
- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);
- актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);
- своевременной;
- целенаправленной;
- лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);
- коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов) [4, c. 155].

2. Понятие, содержание и задачи информационного обеспечения

Внутри организации создаются свои документы, обеспечивающие правильный прием, адаптацию перемещения, аттестацию персонала, дисциплинарные отношения, программы обучения, использование социальной защиты, разрешение трудовых споров, нормирование и организацию труда, его оплату и т.д. Весь этот поток находится в непрерывном движении, обновляется, причем изменение в одном из документов часто требует корректировки всего массива.
Отделы кадров ведут работу по оформлению документов при приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, предоставлении отпусков, выдают справки в различные учреждения (райвоенкоматы, райсобесы, образовательные учреждения, налоговую полицию, вышестоящие организации, биржи труда, ОВИРы, редакции газет, судебные органы, организации, где сотрудники работают по совместительству, статистические службы, медицинские учреждения и т.д.). Они составляют отчеты по всем направлениям кадровой деятельности, договоры с целым рядом учреждений. Ведение финансовой документации, связанной с оплатой труда, материальной ответственностью, составляет важный блок в документальной системе управления персоналом [1, c. 277].
Регистрационная и учетная функции кадровых служб также связаны с информационными потоками. Под кадровой информацией обычно понимают определенным образом организованное множество данных о персонале организации. К наиболее типичным задачам, связанным с информационно-документальным обеспечением, относят кадровое и управленческое делопроизводство, внутриорганизационное кадровое планирование и оценку персонала.
Кадрово-управленческое делопроизводство включает разработку штатных расписаний, должностных инструкций, ведение личных дел и подготовку приказов по личному составу, а также информацию о расчете заработной платы персонала. Внутриорганизационное кадровое планирование обеспечивает анализ, оценку и контроль затрат, связанных с их набором, аттестацией, использованием и т.д.
Ведение кадровой информации - это технологические функции, обеспечивающие систему управления персоналом. В ее основе: входящая информация, хранение и переработка документального потока и исходящая информация. В системе разделяются информационные массивы по степени их актуальности и периоду использования. С этой точки зрения можно говорить о долговременных и оперативных подмассивах [4, c. 155].
Для того чтобы документальный поток служил целям организации, необходимо наличие такого элемента системы, как метеоинформация, т.е. своды правил, алгоритмических действий, классификационных систем и т.д., обеспечивающих закладку всех необходимых параметров кадровой деятельности, возможностей их оперативного извлечения и корреляции [4, c. 156].
Очень важно, чтобы в систему были заложены не только производственные характеристики персонала, его демографические характеристики, но и права на определенные льготы, ограничения в использовании, карьерные перспективы и т.д. Могут возникнуть ситуации, когда потребуются дополнительные сведения о сотрудниках; те из них, которые относятся к типовым, также необходимо предвидеть и фиксировать.
Сущностная закладка материалов в метеосистемы должна обеспечить кадровой службе оперативное получение статистических данных, их сопоставление и анализ. При этом необходимо иметь в виду, что оперировать приходится официальной статистикой, статистикой отрасли, внутрифирменной статистикой, статистикой производительности труда и т.д. На этой основе создаются обзоры, основанные на косвенных расчетах, исходя из данных переписей, занятости в определенной отрасли, тенденциях развития производительности труда и т.д. Большое число материалов базируется на основе первичной информации, полученной непосредственно в учреждении путем учета, наблюдения, проведения экспериментов, сопоставления результатов по годам и т.д.
Все подготовленные формы отчетности и обзоры статистического и аналитического характера сами по себе становятся источниками информации. При рассмотрении каждого нового вопроса необходимо проверить, можно ли получать сведения из ранее составленных материалов. При этом служащие кадровых служб обеспечивают соответствие разрабатываемых документов требованиям государственных стандартов, принятой в деловых кругах практике [8].
Переход к рыночной экономике поставил вопрос даже перед успешно работающими кадровыми службами об изменении системы сбора и обработки информации, так как администрации для принятия правильных решений требуются дополнительные сведения. Работа с документами трудоемка, и многие ее стороны имеют рутинный характер. Кадровые отделы, выполняющие все процессы в ручном режиме, практически лишены времени для полноценной реализации своих творческих функций. Этот недостаток широко распространен и снижает значение кадровых подразделений как управленческих структур, превращая их в технические службы.
Современные технические возможности и уровень программного обеспечения управления персоналом позволяют реализовать работу с документами на основе использования ЭВМ.

3. Автоматизированные системы управления кадровой информацией

Крупные кадровые службы имеют собственные автоматизированные системы управления трудовыми ресурсами с оригинальными программами, полностью учитывающими задачи конкретной организации. При разработке такой системы руководители управления кадрами определяют ее задачи и формулируют их с учетом требований, обусловленных характером машинной переработки ЭВМ соответствующего поколения.
В культурно-досуговой сфере подобные системы имеются в Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, некоторых региональных управлениях культуры и крупных учреждениях, обладающих большим штатом или персоналом, выполняющим централизованно функцию управления для подведомственных учреждений, филиалов и т.д. Эти системы могут быть адаптированы для различных организаций, занятых культурно-досуговой деятельностью [8].
Автоматизация управления персоналом обеспечивает оперативный поиск документов, их бессрочное хранение, высокую скорость обработки данных, создание единой базы данных, полученных на различных участках учета и анализа, доступ к базам данных других организаций, быстро и максимально гибкую настройку на любые формы отчетности и другие возможности.
Внедрение автоматизированной системы управления кадрами на основе типового программного обеспечения предусматривает несколько этапов работы. Она включает:
• проведение обследования системы управления кадрами в организации;
• проектирование системы с учетом особенностей организации, количественных и качественных характеристик ее кадрового состава;
• доработку, тестирование и документирование модулей;
• документирование технологических решений;
• обучение сотрудников, участвующих в эксплуатации системы;
• опытную стадию функционирования;
• анализ ситуации, сложившейся после перехода к новой системе.
Варианты и фазы внедрения системы дифференцируются в зависимости от характеристик организации и особенностей программного комплекса. Программное обеспечение не сводится к этапу начального функционирования; оно подразумевает поддержку пользователей, их сопровождение на дальнейших стадиях работы [4, c. 156].
Широкой известностью пользуются отечественные компании, предлагающие решения по управлению персоналом, реализующие такие функции, как: планирование штатных расписаний и формирование должностных инструкций; учет персонала; подбор новых сотрудников и перемещение кадров; использование трудовых ресурсов; расчеты с персоналом; учет подотчетных сумм и депонентов; систему управления документами; персонализированный пенсионный и налоговый учет и др. [4, c. 157]
Крупные фирмы создают интегрированные управленческие информационные системы на базе ЭВМ, в которых управление персоналом является одной из подсистем, призванных решать целую группу сложных задач. Постановка задачи включает описание, точную количественную и качественную формулировку, ее экономико-математическую модель с учетом взаимосвязи и взаимодействия всех элементов.
При постановке задачи описывают ее организационную и социально-экономическую сущность, круг объектов, для которых она предназначена, ее краткое содержание, периодичность решения, связь с другими задачами, место в комплексе управления, способ организации и сбора исходных данных, временные параметры решения, взаимосвязь с нормативной, оперативной и другой информацией.
В. Веснин считает, что администрации организации целесообразно представлять на компьютер следующую кадровую информацию в виде таблиц (табл. 1).


п/п Наименование таблицы Период обновления сведений
1 Количество вакансий по подразделениям Ежедневно
2 Список работающих пенсионеров Ежемесячно
3 Прогноз ухода сотрудников на пенсию Ежемесячно
4 Прогноз травматизма и перехода на инвалидность Ежемесячно
5 Средняя цена рабочей силы на рынке труда и оклады в организации Ежеквартально
6 Сведения о текучести кадров Ежемесячно
7 Сведения об уровне дисциплины труда по подразделениям и по всей организации (сравнительная таблица) Еженедельно
8 Перечень неформальных правил, существующих в подразделениях Каждое полугодие
9 Список работников по подразделениям, подлежащих замене, перемещению Еженедельно
10 План повышения квалификации сотрудников по подразделениям Раз в полугодие
11 Сроки повышения квалификации каждым сотрудником по подразделениям; список лиц, находящихся на учебе с отрывом от работы Раз в полугодие
12 Оценка качества работы каждого работника по подразделениям в процентном выражении Ежемесячно
13 Сведения о количестве и сути предложений по улучшению организации труда Раз в полугодие
14 Перечень основных противоречий внутри организации Ежеквартально
15 Анализ социально-психологического климата в подразделениях Раз в полугодие

Поскольку решение задачи осуществляется ЭВМ, необходимо учитывать ее возможности и совместимость с классом и поколением электронной вычислительной техники в системах, с которыми предстоит взаимодействовать. При функционировании интегральной автоматизированной системы управления ее обслуживанием, как правило, занимаются специальные службы [2].
Эксплуатация локальной системы управления персоналом осуществляется большей частью профессионалами, входящими в кадровые подразделения. Ручной характер работы с документальной информацией обычно диктует вовлечение в нее всех служащих в отделах управления персоналом. Поскольку на разных участках эта работа различается по своей трудоемкости, то используются перераспределение функций и возможности обработки информации, необходимой не для данного сотрудника, а для его коллег, или выделение технических помощников на определенных направлениях работы.
Практика показывает, что современные условия создают все возможности для использования технических средств; в большинстве кадровых служб имеются компьютеры и люди, умеющие с ними работать. Однако еще достаточно часто кадровые службы снабжаются устаревшей техникой, не позволяющей решать их задачи и включаться в современные системы управления персоналом.
Существует предубеждение, что чем меньше численность кадровой службы, тем более примитивной может быть ее техническая оснащенность. Между тем именно таким отделам необходима связь с централизованными системами, требующими эксплуатации современных ЭВМ. Однако исследование авторов показало, что «корень зла» заключается не в отсутствии техники, а в позиции работников кадровых служб.
Опрос 96 сотрудников отделов кадров учреждений культуры показал, что 82% из них считают ведение документов своей основной обязанностью. Переход на современные средства хранения, обработки и выдачи документов вызывает у них тревогу с точки зрения возможности остаться не у дел и подвергнуться сокращению. Они предпочитают использовать вспомогательную технику, облегчающую труд, но не приводящую к переориентации на другие аналитические функции [2, c. 281].
16% респондентов, наоборот, считают, что рутинные процессы не позволяют им выполнять свои основные задачи, а уровень обработки документов имеет формальный характер и дает возможность выполнять чисто бюрократические задачи, но не влиять на систему управления персоналом. Интересно, что подобное исследование в студенческой аудитории, предпринятое с выпускниками по специальностям, связанным с менеджментом в культурно-досуговой сфере, напротив, отразило стремление сосредоточиться на управленческих функциях, полностью используя возможности современной обработки документальной информации. Причем 70% опрошенных считают, что они готовы к такому виду работы. Это обнадеживающий фактор, позволяющий сделать с определенной степенью достоверности вывод о благоприятной перспективе в развитии форм деятельности кадровых служб.
Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления кадрами - АСУ "Кадры" - или ее варианта - автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ), выполненного на базе ПЭВМ. Такой подход позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления [4].
АСУ "Кадры" представляет собой форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.
Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается профессионально ориентированный комплекс, включающий в себя технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ [3].
Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы и выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ "Кадры" предоставляет пользователю возможность:
- ввода и корректировки данных о работнике;
- формирования и выдачи различного рода выходных документов;
- создания новых баз данных;
- изменения структуры массива данных;
- добавления новых комплексов и задач, изменения при этом соответствующего меню;
- перерасчета данных на заданную дату и др.
Исходная для решения задач подсистемы информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных классификаторов (классификаторы профессий рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.).
Информация по конкретному работнику содержит данные о месте его работы, демографические данные, данные об образовании, наличии специальной подготовки, семейном положении, движении на предприятии (по структурным подразделениям, смена профессии, квалификационный рост) и др. Выходные данные включают большой набор обобщенных показателей по различным признакам и имеют вид отчетов, списков, справок, аналитических разработок, расчетов и т.п., что позволяет осуществлять непрерывность кадрового планирования, обеспечивает многовариантность и многофакторность расчетов.
Для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных [4].
Практика зарубежных стран свидетельствует о возможности подсоединения предприятий к межотраслевым и общегосударственным локальным сетям, что позволяет иметь более полную информацию о рынке труда в целом и даже об отдельных работниках - их прошлых мест работы, специализации, квалификации и т.п.
Разработка и внедрение АСУ "Кадры" должны проходить поэтапно, начиная с автоматизированной информационно-справочной системы по кадрам, решающей такие задачи, как:
 персональный учет кадров;
 составление отчетности по кадрам;
 анализ качественного состава и движения кадров;
 выдача по запросам требуемой информации;
 подготовка и повышение квалификации кадров.
Здесь целесообразна реализация модульного принципа построения системы, что позволяет адаптировать систему для различных категорий пользователей, наращивать систему, расширять ее функции. Так, один из вариантов построения информационной системы по кадрам включает пять модулей:
1) "Штаты": формирование штатного расписания, учет вакансий по подразделениям и организации в целом;
2) "Приказы": подготовка и выполнение всех видов кадровых приказов, контроль за их исполнением;
3) "Кадры": формирование базы данных о сотрудниках, включающей сведения из личной карточки работника, сведения о результатах аттестации, повышения квалификации, перемещениях, наградах, взысканиях и др.;
4) "Справки": поиск и анализ информации по всем показателям базы данных, оперативная подготовка справок по поступающим запросам и т.п.;
5) "Статистика": подготовка стандартных форм с возможностью вывода их на печать, архивирование данных за любые периоды времени.
На последующих этапах развития системы решаются задачи:
 аттестации кадров;
 подбора и расстановки кадров;
 планирования потребности и расстановки специалистов и др.
Основными путями повышения качества информационного обеспечения управления персоналом предприятия, как показывает анализ его современного состояния, являются:
 дальнейшая интеграция кадровой, экономической и -социологической информации;
 повышение оперативности внесения изменений в информационные файлы;
 существенное расширение информации, касающейся характеристики рабочих мест, содержания самой работы, определяющих требований к работнику, что позволит взаимоувязать наем нового работника с характеристиками вакантных рабочих мест (должностей);
 обеспечение работников при найме информацией о возможной оплате труда, профессионально-квалификационном продвижении и другими сведениями, необходимыми для своевременной оценки выполнимости ожиданий работника от нового места работы;
 повышение компьютерной грамотности работников кадровых служб и др.

Заключение

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы.
Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и т.д.
Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.
Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику.
Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д.
Список литературы

1. Беляцкий Н.П., Велесько С.Е., Ройш П. Управление персоналом. – Мн.: Экоперспектива, 2000.
2. Веснин В.Р. Технология работы с персоналом и деловыми партнерами. – М.: Элит, 2002.
3. Герчикова, И. М. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997.
4. Кротова Н.В. Управление персоналом. - М.: Логос, 2005.
5. Лицарева Е. Управление персоналом. Учебное пособие. – М.: Академия, 2006.
6. Мескон М. X. и др. Основы менеджмента / Пер с англ. - М.: Дело, 2004.
7. Симоненко В. Д. Основы менеджмента: Краткий курс лекций. - Брянск: БГПУ, 2007.
8. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я.Кабанова. – М.: ИНФРА-М, 2004.

(20.3 KiB, 91 downloads)

© Размещение материала на других электронных ресурсах только в сопровождении активной ссылки

Вы можете заказать оригинальную авторскую работу на эту и любую другую тему.

Контрольные работы в Магнитогорске, контрольную работу купить, курсовые работы по праву, купить курсовую работу по праву, курсовые работы в РАНХиГС, курсовые работы по праву в РАНХиГС, дипломные работы по праву в Магнитогорске, дипломы по праву в МИЭП, дипломы и курсовые работы в ВГУ, контрольные работы в СГА, магистреские диссертации по праву в Челгу.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Архив сайта
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

magref@inbox.ru

+7(951)457-46-96

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!