Документооборот в управленческой деятельности учреждений и организаций

Документооборот – это движение документов в учреждении с момен­та их получения или создания до завершения исполнения или отп­равки.

Движение документов осуществляется посредством выполнения ряда делопроизводственных операций, которые образуют следующие основные стадии документооборота:

  • прием и первоначальная обработка доку­ментов (корреспонденции);
  • исполнение документов;
  • отправка доку­ментов (корреспонденции);
  • хранение документов. Все конверты, за исключением писем с по­меткой "лично", вскрывают. Находящиеся в них документы регистрируют в специальных журналах или карточ­ках, где указывают:
  • Прием и первоначальная обра­ботка поступающих в учреждение документов проводятся работниками делопроизводственного подразделения, которые проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность упаковки корреспонденции, а также целостность вложений.
  • порядковый регистрационный номер (входящий номер);
  • дату поступления документа;
  • назначение и краткое содержание документа;
  • данные об отправителе документа. Зарегистрированные документы передают руководителю[1], который должен рассмотреть посту­пившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполни­теля, а при необходимости срок и порядок исполнения документа. При определении срока исполнения документов начальник ру­ководствуется действующими нормативными актами, регламентирующи­ми порядок рассмотрения документов. Однако, исходя из содержания документа, общей загруженности сот­рудника, которому поручается его исполнение, и других обстоя­тельств, руководитель может установить и более сжатые сроки исполнения документа. Определяя порядок исполнения документа, не требующего дополнительной проверки, руководитель сам принимает по нему решение, исполнение которого поручается соответствующему сотруднику. Если принятие решения требует дополнительных провероч­ных действий, руководитель поручает их производство сотруднику, определяя общую направленность этих действий, при этом указание руководителя не должно содержать окончательного решения по документу, в противном случае утрачиваются объектив­ность и целесообразность последующих проверочных действий. Ре­зультаты рассмотрения документа руководитель отражает в резолю­ции, которую записывает на свободном от текста месте первого листа документа.Исполнение документов может заключаться:
  • Рассмотренные руководителем документы возвращают в канце­лярию. Работник канцелярии отражает в регистрационном журнале (в котором зарегистрирован рассмотренный документ или в регистрацион­ной карточке) содержание резолюции руководителя, вручает доку­мент под расписку (в этом журнале) исполнителю.
  • На доку­менте проставляется штамп, предусмотренный государственным стан­дартом, в котором отражается регистрационный входящий номер до­кумента и дата его поступления. Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в учреждении, обеспечивает возможность на­хождения документа на любой стадии документооборота.
  • в выполнении прове­рочных действий;
  • в исполнении содержащихся в документе предписа­ний;
  • в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроиз­водства. Об исполнении документа докладывают руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на документе делает пометку "в дело", что является свиде­тельством окончания стадии исполнения документа. Исполненные до­кументы поступают в канцелярию для отправки или хранения.
  • Отправка корреспонденции включает в себя следующие опера­ции:
  • При исполнении документа как стадии документооборота исполнитель может создавать новый документ (например, справка, ответное письмо и т. д.), который в случае необходимости представляет на визиро­вание, согласование подготовленного проекта и под­писание руководителем. Иногда исполнение документа не требует подготовки новых документов. Исполнитель, выполнив пред­писание, содержащееся в документе или в резолюции, в таких слу­чаях может сделать отметку об исполнении на документе, в которой указывает, что выполнено по документу.
  • регистрацию документа в журнале учета исходящей корреспон­денции;
  • проставление регистрационного штампа на отправляемом до­кументе, в котором указываются исходящий номер документа и дата его отправки;
  • написание на конверте адреса и вложение докумен­та в конверт;
  • составление реестра;
  • сдачу корреспонденции на предприятие связи. Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования. Основанием для группировки исполнен­ных документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в учреждении с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года. Этот список охватывает весь объем документа­ции, подлежащей хранению в учреждении, с указанием сроков ее хранения. Делом называется совокупность документов, относящихся к определенному участку (направлению) деятельности, с указанием наименования, номера по но­менклатуре, даты заведения и завершения, ко­личества содержащихся в нем листов, срока хранения и др. Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке. Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:
  • При разра­ботке номенклатуры учитываются состав входящих и исходящих доку­ментов, количество документов по отдельным направлениям деятель­ности. В соответствии с утвержденной номенклатурой дел в каждом учреждении заводят дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.
  • Все создаваемые и поступающие в учреждение документы, подлежащие хранению, группируются (систематизируются) по предметно-логическому признаку, например: пла­ны работы и отчеты об их исполнении; приказы; материалы проверок и т. п.
  • Все указанные операции по отправке корреспон­денции выполняются работниками канцелярии.
  1. К делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел.
  2. В дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела и документы, переходящие сроком исполнения на следующий год).
  3. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела.
  4. В дело включается по одному экземпляру каждого документа.
  5. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и иных нормативных актов.
  6. В делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле.

Законченные дела подшивают и скрепляют сургучной печатью. Дела, срок хранения которых не истек, находят­ся на оперативном хранении у секретаря. При более длительном сроке хранения их передают на хранение в архив.

Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, произво­дится по разрешению начальника. Вместо изъятого документа в дело помещается кар­точка-заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листках, кем и когда изъят, куда приобщен или отправлен.

По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению. Экс­пертная комиссия отбирает такие дела, сос­тавляет акт, утверждаемый руководителем.

Рациональная организация документооборота предполагает быстрое прохождение документов по всем стадиям документооборота. Этому служит, прежде всего, разработка рациональных схем прохождения документов, которые исключали бы дублирование операций по регистрации, обработке документов в структурных подразделениях организации, излишние сог­ласования, визирования документов. При определении порядка про­хождения документов (схемы документооборота) следует исходить из необходимос­ти рассмотрения руководством документов, поступающих из органов государственной власти, из вышестоящих управляющих систем, документов, касающих­ся принципиальных вопросов деятельности организации в целом. Другие же входящие документы могут направлять для рассмотрения непосредственно заместителям руководителя (руково­дителям служб). Установление такого порядка ускорит движение до­кументов, освободит руководителя от излишней информации. Однако оно требует, чтобы предварительное рассмотрение поступив­шей корреспонденции осуществлялось квалифицированным работником канцелярии, имеющим необходимый минимум юридической подготовки, хорошо знающим функции служб и подразделений учреждения, функцио­нальные обязанности сотрудников.

Ускорение процесса движения документа в организации способствует решению вопроса о предоставлении исполни­телям права самостоятельной подписи некоторых видов документов (например, ответов на некоторые запросы, пос­тупающие из других подразделений и т. п.). Это не только ускорит документооборот и сократит затраты времени сотрудником на работу с документами, но и повысит от­ветственность исполнителей за качественную их подготовку.

Должностной обязанностью и важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполне­ния документов, является контроль, осуществляемый руководителем организации, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к уста­новленному сроку, докладывая о них руководителю. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, посту­пившие из органов государственной власти, вышестоящих организаций и некоторые другие. В организации разрабатываются и ут­верждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает руководитель при рассмотрении корреспонденции. О неисполненных документах, находящихся на особом контроле, работники канцелярии докладывают руководителю.

Итак, в данной главе мы рассмотрели понятие делопроизводства, его виды, задачи и сущность документооборота.

[1] Нерегистрируемые документы (личные письма, телеграммы, открытки и пр.) и доку­менты с пометкой "лично" передаются по назначению.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Архив сайта
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

+7(908)07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!