Законодательство Российской Федерации в сфере информации и документации

24 Июн 2014 | Автор: | Комментариев нет »

Содержание

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации

2. Регламентация должностных обязанностей различных категорий сек­ретарей. Должностной статус и функциональные обязанности секретаря-руководителя

3. Задача

Список литературы

1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации

Нормативно-правовую базу информации и документации в современ­ной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и ме­тодических документов, регламентирующих вопросы созда­ния, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обес­печению управления оказались рассеянными по многим зако­нодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших зако­нодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" устанавливает обязатель­ность документирования информации, определил ряд терминов ("информация", "документированная информация" и др.) обязал организации всех форм собственности предоставлять со­ответствующую требуемую информацию государственным орга­нам [5].

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документиро­вания. В ряде статей ГК установлены требования к содержа­нию устава и учредительного договора, на основании которо­го действуют юридические лица.

Федеральные законы "Об акционерных обществах", "Об об­ществах с ограниченной ответственностью" определяют обя­занности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона "Об архивном деле в Рос­сийской Федерации", устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архи­вов со специально уполномоченными государственными орга­нами и учреждениями в области архивного дела, а также ответ­ственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.

Ряд законодательных актов (Федеральный закон "Об информа­ции, информационных технологиях и о защите информации", За­кон РФ "О языках народов Российской Федерации", Закон РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест про­исхождения товаров", постановление Правительства РФ "Об упо­рядочении изготовления, использования, хранения и уничтоже­ния печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и др.) содержит нормы, которые необ­ходимо учитывать при составлении и оформлении деловых доку­ментов. Действующим законодательством регулируются требова­ния к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (постановления Правительства РФ "Об утверж­дении правил оказания услуг почтовой связи", "Об утвержде­нии правил оказания услуг телеграфной связи"), приданию до­кументам на машинном носителе юридической силы (Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи").

Следует упомянуть ряд других нормативно-правовых актов таких как Указ Президента Российской Федерации "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне", Федеральный закон РФ "О коммерческой тайне", "О бухгалтерском учете", "Об авторском праве и смежных" правах", имеющих большое значение при оформлении управленческой документации [9].

Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первосте­пенное значение. Положения, требования, правила этих доку­ментов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем из­ложении учебного материала. Вот эти документы:

• Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к докумен­там и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положе­ниях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в управле­нии отечественной экономикой.

ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документиро­вания управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изло­жены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.

В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифици­рованная система организационно-распорядительной до­кументации (УСОРД) в составе государственных стандар­тов: ГОСТ 6.38-72 (основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматри­вались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработа­на в Единую государственную систему документационно-го обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГС­ДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Го­сударственную систему документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламен­тирующих основные правила работы с документами в органи­зациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс ав­томатизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные тек­стовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

• ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система органи­зационно-распорядительной документации. Требования к оформ­лению документов.

Предшественниками данного стандарта являются упомяну­тые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разрабо­тан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вслед­ствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро уста­рел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем упомяну­тым выше действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция разработана в целях совершенствования доку­ментационного Обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленчес­ких документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функциони­рованию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организа­ции работы с документами в федеральных органах исполнитель­ной власти.

Инструкция используется не только федеральными органа­ми власти, она также находит применение в организациях в ка­честве основы для создания собственных систем документаци­онного обеспечения управления.

• Основные правила работы архивов организаций.

Правила освещают в соответствии с действующим Положе­нием об архиве государственного учреждения требования к но­менклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности до­кументов и передачи их в архив, работу с документами в архивах.

• Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Типовое положение излагает особенности документооборо­та данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.

Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом спе­цифических документных образований, которые регламентиру­ются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, отчет­но-статистической и некоторых других видах документации.

2. Регламентация должностных обязанностей различных категорий сек­ретарей. Должностной статус и функциональные обязанности секретаря-руководителя

Должностные обязанности секретарей регламентируются в должностных инструкциях. Должностная инструкция секретаря - это правовой акт, необходимый для регулирования правового положения секретаря. Должностная инструкция секретаря составляется в целях освещения всего спектра профессиональных прав и обязанностей данного работника. В ней определяются его права и должностные обязанности, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовой функции [9, c. 221].

Значение должностной инструкции секретаря очень велико. Она прежде всего необходима во избежание нарушений трудового законодательства и конкретизации обязанностей указанного работника, так как содержит основные требования, предъявляемые к секретарю в отношении специальных знаний, знаний законодательства, определенных методов и средств, которые секретарь должен уметь применять при выполнении своих должностных обязанностей.

Должностные инструкции могут разрабатываться "внешними" организациями, государственными или частными (например, консультативными, внедренческими фирмами), но чаще всего их разрабатывает отдел кадров организации по согласованию с юрисконсультом, а затем уже она утверждается руководителем организации.

Примерная последовательность работ по созданию должностной инструкции может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, Трудового кодекса РФ, ГСДОУ, отраслевых типовых инструкций и других нормативно-методических материалов в сфере информационного и документационного обеспечения управления [5, c. 171].

Наибольшую ценность представляет такой нормативный правовой акт, как "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". Указанный справочник призван обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четкую регламентацию трудовой деятельности работников в современных условиях развития рыночных отношений. Квалификационный справочник содержит наименования должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также их квалификационные характеристики, которые состоят из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации". В должностных инструкциях допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников. Каждая квалификационная характеристика является нормативным документом, регулирующим содержание выполняемых функций работников, способствующим обеспечению рационального разделения труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте, а также совершенствованию системы управления персоналом. Квалификационные характеристики должны применяться на предприятиях, в учреждениях и организациях любых форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики.

В разделе "Общие положения" содержится информация о порядке назначения, освобождения секретаря от должности, замещения его во время отсутствия, требования к квалификации секретаря и наличию специальных знаний, подчиненность работника. При этом требования к квалификации секретаря и к наличию специальных знаний устанавливаются в должностной инструкции на основе "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих".

Требования к квалификации кандидата на должность секретаря устанавливаются по следующим направлениям:

- уровень образования (начальное профессиональное, среднее (полное) общее, высшее);

- практический опыт в этой должности, который называют стажем работы.

Сегодня от секретаря все чаще требуется высшее образование. В некоторых организациях в зависимости от специфики работы и иных обстоятельств к секретарям могут предъявляться и повышенные требования, например, знание одного или нескольких иностранных языков. Секретарь руководителя обязательно должен иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Для исполнения своих обязанностей секретарю необходимо как минимум знать:

- законодательные и нормативные правовые акты, нормативно-методические документы по ведению делопроизводства;

- основы трудового законодательства;

- стандарты системы организационно-распорядительной документации;

- организацию и технологию документационного обеспечения управления;

- структуру и руководящий состав организации и его структурных подразделений;

- правила орфографии и пунктуации;

- архивное дело;

- машинопись;

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- правила и нормы охраны труда.

Секретарь непосредственно подчиняется руководителю организации либо структурного подразделения. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

В разделе "Функции работника" определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе "Должностные обязанности" определены конкретные обязанности, выполняемые секретарем. В нем указываются как общие обязанности, свойственные для всех секретарей (например, организация приема посетителей, ведение телефонных переговоров), так и специальные обязанности, исполнение которых необходимо только этому секретарю (например, ученому секретарю - подготовка предложений к планам издания научных трудов).

Что касается должностных обязанностей секретаря, то в первую очередь он осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя организации или структурного подразделения, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, после рассмотрения которой передает ее в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

Среди обязанностей, свойственных секретарям руководителя, можно выделить:

- ведение делопроизводства;

- использование компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

- передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (например, по телефону, факсу, телефаксу) и своевременное доведение до сведения руководства информации, полученной по каналам связи;

- организация телефонных переговоров руководителя;

- прием документов на подпись руководителя;

- обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;

- по поручению руководителя перепечатка документов;

- организация приема посетителей;

- выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Конечно же, должностные обязанности некоторых категорий секретарей могут дополняться отдельными положениями. Так, например, секретарь учебной части может оформлять личные дела принятых на обучение, вести протоколы приемной комиссии, вести книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися, обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив, оформлять студенческие билеты обучающихся, а также готовить журналы учебных занятий. Секретарь руководителя осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения устных поручений руководителя, взятых на контроль. Такой секретарь ведет контрольно-регистрационную картотеку.

В процессе совершенствования организации труда, внедрения новейших технических средств, увеличения объема выполняемых работ круг обязанностей секретаря по сравнению с обязанностями, установленными квалификационными характеристиками, может значительно расшириться. В таком случае секретарю может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других однородных должностей, но сама работа не требует другой специальности, квалификации или изменения должностного наименования. Иногда для выполнения своих служебных обязанностей секретарю необходимы специальные познания в различных сферах деятельности, наличие которых играет существенную роль во время выбора кандидата на эту должность. Так, например, секретарь незрячего специалиста должен знать рельефно-точечный шрифт Брайля и брайлевскую машинопись [9].

Должностные обязанности секретаря руководителя следующие:

-       Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

-       Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

-       Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

-       Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.

-       Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

-       Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.

-       Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

-       Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

-       По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

-       Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

-       Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

-       Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

-       Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

-       Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

-       Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

-       Копирует документы на персональном ксероксе.

Секретарь руководителя должен знать:

-       постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;

-       структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

-       организацию делопроизводства;

-       методы оформления и обработки документов;

-       архивное дело;

-       машинопись;

-       правила пользования приемно-переговорными устройствами;

-       стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-       правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

-       основы этики и эстетики;

-       правила делового общения;

-       основы организации труда и управления;

-       правила эксплуатации вычислительной техники;

-       основы административного права и законодательства о труде;

-       правила внутреннего трудового распорядка;

-       правила и нормы охраны труда.

3. Задача. Поведение при недостатке рабочего времени.

Вы работаете с делопроизводителем, который имеет слишком церемон­ную манеру разговаривать и, очень легко отклоняется от темы. Сам он за собой этого до сих пор не замечал. Считает свое желание чрезвычайно важным. Собе­седник рассказывает вам о своей семье, своем саде и своих собаках. Вы должны вывести его на определенную тему, так как вам нужна от него важная инфор­мация. Опишите, как бы Вы начали разговор с ним. Для этого можете использо­вать примерно двухминутный монолог.

…Наша семья тоже садоводством занималась. Клочок земли в то время с лихвой обеспечивал фруктами, ягодами, овощами. Но за десять лет прибыльное дело стало убыточным. Машина навоза стоит сегодня уже полторы тысячи рублей. Подорожали сильно и семена. Плюс дорожные расходы. Наша семья из четырех человек за одну поездку в сад тратит без малого сто рублей. И это при том, что сад находится в черте города. Но добираемся мы до него с двумя пересадками. А еще ежегодный взнос, который растет год от года. Нынче он составил 600 рублей за пять соток земли. Если учесть все прочие расходы (за дежурства, за пленку для теплиц и т.д.), то овощи получатся "золотыми". Зачем нам эта головная боль? Плюнуть бы на недоходное дело и превратить свой сад просто в место для отдыха. Тем более, что озеро рядом. Лежи себе на здоровье, грейся на солнышке, купайся. Но только наша семья побывала там за все лето всего два раза. И то, главным образом, из-за детей.

А Ваш шеф, небось, в саду не занимается? Наверное, скоро в командировку соберется?

Список литературы

1.           Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть I: Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. №51-ФЗ (в ред. от 05.02.2007 г. №13-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. - 1994. - №32. -  Ст. 3301.

2.           Трудовой кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 30 декабря 2001. № 197-ФЗ. Принят Государственной Думой РФ 21 декабря 2001. // Собрание законодательства РФ. 2002. №1. Ст.3.

3.           Собрание законодательства Российской Федерации. 1994-2008. – М.: Цетрполиграф, 2009.

4.           Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. – 2007. - №3. – С.40 - 48.

5.           Белова Н.Н. Делопроизводство. – М.: Норма, 2009.

6.           Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство. – 2007. - №3. – С.35 - 39.

7.           Общероссийский классификатор управленческой документа­ции. - М.: Издательство стандартов, 2008.

8.           Организация работы с документами / Под ред. Кудряева В.А. – М.: Инфра-М, 2009.

9.           Юшкина Т.В. Делопроизводство. – М.: Флинта, 2008.

(15.4 KiB, 22 downloads)

© Размещение материала на других электронных ресурсах только в сопровождении активной ссылки

Вы можете заказать оригинальную авторскую работу на эту и любую другую тему.

Контрольные работы в Магнитогорске, контрольную работу купить, курсовые работы по праву, купить курсовую работу по праву, курсовые работы в РАНХиГС, курсовые работы по праву в РАНХиГС, дипломные работы по праву в Магнитогорске, дипломы по праву в МИЭП, дипломы и курсовые работы в ВГУ, контрольные работы в СГА, магистерские диссертации по праву в Челгу.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

8-902-89-18-220

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!