Виды контроля и основные этапы процесса контроля. Модель процесса контроля

23 Июл 2014 | Автор: | Комментариев нет »

Реализация функции контроля включает проведение различ­ных видов контроля деятельности организации, предприятия для достижения цели: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предвари­тельного контроля являются определенные правила, процедуры и линии поведения, которые вырабатываются для обеспечения реа­лизации намеченных планов предприятия. Строгое соблюдение этих правил, процедур и поведения позволяет убедиться в необхо­димой организации обеспечения будущей деятельности. Предвари­тельный контроль применяется, как правило, в трех ключевых об­ластях обеспечения хозяйственной деятельности предприятия: че­ловеческие, материальные и финансовые ресурсы.

Контроль человеческих ресурсов обеспечивается путем тщатель­ного анализа интеллектуальных и деловых характеристик персо­нала, соответствия компетенции работника его функции. При от­боре работников используются их личные документы, рекоменда­ции, результаты психологических и профессиональных тестов и не­обходимых собеседований с работниками до его найма. Эта проце­дура, как правило, продолжается в период прохождения обязатель­ного курса обучения и испытательного срока их работы по найму.

Контроль используемых материальных ресурсов ведется в со­ответствии с действующими стандартами качества. Существуют различные методы предварительного контроля материальных ре­сурсов: входной контроль поступающих на предприятие матери­альных ресурсов; выбор поставщика, который убедительно дока­зал свою ответственность и возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям; установление минималь­ных нормативов запасов материальных ресурсов, исключающих их дефицит в производстве.

Контроль финансовых ресурсов сводится к его планированию по имеющимся и доступным источникам. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является раз­работка бюджета, который одновременно выполняет и функцию планирования. Бюджет позволяет оценить и сбалансировать необ­ходимые наличные деньги с источниками их поступления, а также обеспечивает установление и контроль затрат по каждому подраз­делению и предприятию в целом с целью запрета на использова­ние финансовых ресурсов сверх установленных лимитов.

Текущий контроль проводится непосредственно в ходе проведения работ. Он рассматривается как измерение фактических результатов (показателей результативности) после завершения конкретных

этапов, процессов или их элементов деятельности. Организация те­кущего контроля осуществляется в соответствии с принципом обес­печения обратной связи. Отклонения, на которые должно реагиро­вать предприятие как социально-экономическая система, могут вы­зываться внешними и внутренними факторами. В этом случае уп­равление следует рассматривать как воздействие на систему, обеспе­чивающее ее функционирование с эффективной обратной связью, инструментом которой является функция текущего контроля.

Заключительный контроль по принципу организации аналоги­чен текущему контролю. Их различия состоят в организации обрат­ной связи и измерении результатов деятельности предприятия. При текущем контроле обратная связь используется в ходе выполнения работ при соответствующем определении результатов в процессе текущей деятельности. В рамках заключительного контроля обрат­ная связь срабатывает после завершения всего производственного цикла. Этот контроль не может повлиять на возникающие в процес­се деятельности проблемы, но он решает две важные задачи:

- полученная в результате заключительного контроля инфор­мация о достигнутых результатах используется для планирования аналогичных работ в будущие периоды, что позволяет избежать выявленных проблем и повторения ошибок посредством принятия упреждающих решений;

- полученные результаты способствуют объективной мотива­ции работников, подразделений.

Осуществление предварительного, текущего и заключительно­го контроля предусматривает заблаговременную разработку и ос­воение стандартов, которые имеют количественную оценку и мо­гут быть измерены в процессе контроля.

В процедуре контроля достаточно отчетливо проявляются три этапа, каждому из которых соответствует конкретная, присущая этому типу совокупность действий.

На первом этапе осуществляется выработка стандартов и кри­териев, которые могут быть определенны конкретными показате­лями оценки в процессе контроля. Стандарты представляют опре­деленные цели или показатели деятельности предприятия, изме­нение которых поддается измерению. В качестве стандартов при­нимаются конкретные показатели результативности деятельнос­ти предприятия или его подразделений, сформированные в соот­ветствии с их целями и стратегиями. Стандарты целей учитывают

две важные характеристики этих целей: наличие временных рамок и конкретность критерия оценки целевого фактора. Например, це­левым фактором может служить обеспечение удвоения валового внутреннего продукта Российской Федерации к 2010 г. Показатель результативности точно определяет, что должно быть получено (уд­воение ВВП) в установленных временных рамках - 2010 г. Не все­гда удается показатели результативности выразить количествен­но. В этом случае используются косвенные численные оценки. На­пример, оценку удовлетворенности работой или моральный уро­вень в подразделении можно измерить косвенно через текучесть кадров. Для уточнения такой оценки используются опросы, иссле­дования, экспертные оценки и т. д.

Второй этап предусматривает осуществление измерений, сопо­ставление полученных результатов с установленными стандарта­ми и выявление отклонений. Операции и результаты этого этапа являются основой для принятия управленческого решения о нача­ле действий по корректировке. Операции второго этапа осуществ­ляются в следующей последовательности и включают:

- определение масштаба отклонения при измерении;

- измерение результата;

- формирование и оценка информации о результатах для при­нятия решения о выявленном отклонении.

Масштаб допустимых отклонений устанавливается высшим менеджментом при организации системы контроля в виде допус­ков параметров измеряемого показателя (стандарта). Устанавли­ваемый масштаб определяет минимальное отклонение, ниже кото­рого оно не вызывает необходимости корректирующих действий (включения обратной связи). Экономичность контроля достигает­ся путем сравнения затрат на функцию контроля с теми преимуще­ствами, которые обеспечиваются в процессе ее реализации. Одним из способов увеличения экономической эффективности контроля является метод управления по принципу исключения (часто его называют принципом исключения), сущность которого состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Конечно, задача состоит в том, как определить эти заметные отклонения. То, что незначимым явля­ется в одной ситуации, может иметь совершенно другую оценку в ином контексте. В книге М. Мескона (5) приводится пример, убеди­тельно иллюстрирующий подобную ситуацию: для «Дженерал Моторс» ничего не значит, если объем недельных продаж снизится на 1 млн долл. от запланированной суммы; но если этой корпора­ции не удастся проконтролировать качество 50-центовой детали, то она вынуждена будет впоследствии забрать на доработку сотни тысяч уже проданных автомобилей, что приведет к дополнитель­ным издержкам в десятки миллионов долларов.

Измерение результатов является наиболее трудоемкой и доро­гостоящей операцией контроля. Выбирается такая измерительная единица (мера), которая может быть преобразована в единицу из­мерения стандарта. Это могут быть единицы продукции (штуки), погонные метры, кубические метры, тонны, рубли, проценты. Из­мерения проводятся с такой частотой, которая позволит зафикси­ровать значимые отклонения от стандартов. Частота измерений может рассчитываться по известным вероятностным моделям или обеспечивается опытом.

Передача и распространение информации является ключевой операцией в обеспечении эффективности контроля и предусматри­вает безусловное доведение достигнутых результатов контроля до работников и менеджмента контролируемых функций, а в случаях, когда выявленные отклонения имеют общий характер, - до менед­жмента всех уровней управления и работников других функцио­нальных подразделений предприятия. Для обеспечения эффектив­ности контроля информация должна быть точной, своевременной и понятной для принятия решений и действий. Следует иметь в виду возможность большого или небольшого искажения информа­ции при передаче, что обуславливает необходимость систематичес­кого контроля ее на адекватность.

Оценка информации о результатах является заключительной стадией этапа измерений и сопоставления результатов с установ­ленными стандартами. Эта операция зак лючается в выработке ре­шения менеджера о полезности полученной информации, адекват­но ли она описывает контролируемое явление, операцию, процесс, деятельность всего предприятия, а также о ее необходимости и дос­таточности для принятия верного решения, направленного на дос­тижение цели. Менеджер берет на себя серьезную ответственность, лично оценивая и интерпретируя значимость полученной инфор­мации, устанавливая соответствующие зависимости и закономер­ности между параметрами и показателями деятельности подразде­ления, предприятия. Естественно, что в оценке информации о результатах контроля существует определенный риск, величина ко­торого определяется компетенцией руководителя. Цель этой оцен­ки состоит в том, чтобы принять правильное решение - необходи­мо ли действовать, и если да, то как.

Третий этап предусматривает формирование конкретных ре­шений для вмешательства (невмешательства) корректирующими действиями по отклонениям. При этом могут быть выбраны реше­ния: ничего не предпринимать, устранить отключение, пересмот­реть стандарт.

Если система контроля показала, что отклонения и его показате­ли по какому-либо элементу структуры предприятия не выходят за пределы допустимых отклонений (в соответствии с установленны­ми масштабами измерений), то необходимо продолжить измерение результатов, повторяя цикл контроля. Такое решение принимается менеджером, когда он может быть уверен в достижении предприяти­ем целей, несмотря на обнаруженное несоответствие фактического показателя стандартному. Возможны варианты сокращения времен­ного интервала контроля показателя на некоторый труд.

Для устранения отклонения от стандарта действия прежде всего направляются на выявление и устранение истинных причин этих отклонений. Смысл корректирующих действий состоит в том, чтобы установить причины отклонения и принять меры по организации и реализации действий по возвращению предприятия к функциони­рованию по траектории достижения запланированного результата, цели. Эти действия могут быть направлены на улучшение тех или иных внутренних переменных предприятия, совершенствования функций управления, технического или технологического перевоо­ружения, развитие компетенций персонала.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

8-902-89-18-220

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!