Типы и эффективность коммуникационных сетей

23 Июл 2014 | Автор: | Комментариев нет »

Представители системного подхода выделяют в качестве клю­чевых факторов структуру коммуникации подразделения и людей в организации; окружающую среду и обратную связь.

Школа поведенческого управления и социальных систем по­лучает самое широкое распространение в менеджменте, т. к. сфор­мулировала и исследовала два главных для любого предприятия вопроса:

- каковы особенности коммуникации организации как откры­той системы с окружающей политической, рыночной, экологичес­кой средой, т. е. каковы границы влияния организации?

- насколько эффективно осуществляется коммуникация элемен­тов, частей и подсистем внутри организации - как целое или нет?

Системная концепция коммуникации как процесса привнесла в профессиональную коммуникацию возможность человеку эмоцио­нально реагировать на внешние, сопутствующие диалогу обстоя­тельства. Таким образом, в оценку эффективности делового обще­ния введен фактор ситуации, фактор внешних условий. В качестве основных методов повышения эффективности коммуникации в организации стали использовать изучение соответствия структу­ры коммуникации и организации, а также анализ влияния на ком­муникацию внешних и внутренних значимых факторов.

Выделяются следующие коммуникативные элементы и соответ­ствующие им социально-психологические роли (позиции) участ­ников коммуникационного процесса:

- сторож, секретарь, т. е. человек в коммуникативной сети, осу­ществляющий контроль объема (своеобразный фильтр) передава­емой информации от одного элемента к другому (цепь, кольцо);

- диспетчер или информационный лидер, т. е. человек, распре­деляющий информацию по сетям (штурвал, паутина);

- связной, или мостик, т. е. человек, связывающий, например, одну малую группу с другой, одно подразделение с другим. Они создают коммуникативную целостность организации (паутина);

- лидер мнений - человек, оказывающий заметное влияние на поведение и формирование отношения персонала к факторам про­изводства (штурвал);

- космополит - человек, который чаще и активней других вза­имодействует с внешней средой организации (может являться эле­ментом любой из названных структур коммуникаций).

Различия между структурами следующие:

- минимальное число каналов связи обеспечивают последова­тельная и веерная сети коммуникаций. Это самые простые, ясные и стабильные сети официальной коммуникации. Однако на практи­ке такие сети быстро устаревают;

- в коммерческой организации чаще всего применяют круго­вую систему. В круговой системе вместе с официальными каналами связи существует большое количество неформальных каналов. Та­кая коммуникация является более активной, в ней нет лидера, она неустойчива и слабо организована;

- сеть в виде колеса представляет другую крайность, она менее активна, имеет определенного лидера, хорошо и устойчиво органи­зована и более упорядоченна;

- существует также многоканальная сеть, представляющая то же колесо, но со связью между подчиненными. Она является наибо­лее эффективной при взаимодействии внутри организации, когда возникает необходимость направлять общие усилия на выполне­ние определенных задач.

Формирование коммуникационных сетей в организации проис­ходит вместе с формированием организационной структуры. При этом учитывается эффективность различных типов коммуникационных сетей. Критериями оценки коммуникационных сетей могут служить скорость, точность, удовлетворенность.

Критерии Скорость Коммуникационные сети
Цепь Штурвал Кольцо Паутина Многока­нальная
Средняя Средняя Низкая Высокая Высокая
Точность Высокая Высокая Низкая Высокая Средняя
Удовлет­воритель­ность Средняя Средняя Низкая Высокая Высокая

Имеются оценки коммуникации по другим критериям:

- надежность как вероятность прохождения и получения ин­формации каждым элементом в случае разрыва цепи:

- коэффициент искажения и потерь информации в цепи (про­блема испорченного телефона);

- неравенство (подчиненность) позиций элементов в цепи. Здесь речь идет не только о различиях в должностных статусах и разной информированности людей в организации, что вполне нормально и допустимо, но и о ситуациях, когда человек первым по ряду причин (в том числе и по статусу) использует свое положение для повыше­ния своей значимости и незаменимости. Информированность ста­новится средством манипуляции и воздействия на других людей в личных целях или в интересах собственного подразделения;

- характер связи элементов: детерминированный, вероятност­ный, случайный и т. п.

Надежность таких коммуникативных структур, как «цепь», «кольцо», «штурвал» (диспетчер), зависит от наличия всех элемен­тов и звеньев. Только при таком условии информация, поданная на вход, гарантированно пройдет по цепи и достигнет адресата. Осо­бенно уязвима надежность коммуникации организации, когда она настроена на основе структуры «штурвал», например, когда ди­ректор, руководитель подразделения сознательно или бессозна­тельно замыкает все коммуникативные каналы и информацион­ные связи только на себя. Отсутствие такого руководителя на ра­боте как центрального элемента структуры полностью прекраща­ет формальную коммуникацию и соответственно снижает эффек­тивность работы всей организации.

Создание многозвенной коммуникативной структуры по типу «паутины» значительно повысит надежность и эффективность де­ятельности самой организации.

В процессе производственной деятельности коммуникативное воздействие осуществляется по уровням:

- межличностный уровень: человек - человек, человек - груп­па, человек - организация, человек - внешняя среда;

- межгрупповой уровень: подразделение - подразделение, под­разделение - организация, подразделение - внешняя среда;

- организационный уровень: организация - организация, орга­низация - регион, организация - государство, организация - ми­ровой рынок.

В среднем до 60% всей коммуникации менеджеров разных уров­ней управления составляет общение с подчиненными - межлично­стное общение: человек - человек. Доля межличностного общения значительно увеличивается на среднем и низшем уровнях менедж­мента (начальники цехов, участков, мастера, бригадиры). Именно здесь коммуникативная компетентность межличностного общения является важнейшим фактором, обеспечивающим эффективность управления.

Коммуникация, опосредованная техническими (компьютер, e-mail, факс и др.) или нормативными (приказ, инструкция и т. п.) средствами, характеризуется минимальными искажения­ми в процессе ее доставки потребителю, тогда как межличност­ная, непосредственная коммуникация отличается непостоян­ством, зависимостью от настроения участников, их квалифика­ции, обстановки и т. д.

Исследования показывают, что в нисходящей коммуника­ции организации только 63% информации, например, от сове­та директоров, доходит до заместителя директора, 40% - до на­чальников цехов и только 20% - до рабочих (часто в искажен­ном виде). В восходящей вертикали коммуникации организа­ции только 40% информации доходит от рабочих до еовета ди­ректоров.

Потери и искажение информации в межличностных коммуни­кациях происходят вследствие следующих факторов:

- сознательное или бессознательное искажение информации человеком в зависимости от ее субъективной значимости и оценки, а также уровня компетентности субъектов;

- социально-демографические особенности персонала органи­зации (пол, возраст, образование, стаж работы и т. д.);

- особенности культуры, традиции и социально-психологичес­кий климат. Например, организации с низкой культурой характе­ризуются агрессивной реакцией персонала на неопределенность и недостаток информации;

- наличие должностных, функциональных и прочих «фильт­ров», т. е. кому-то чего-то не следует знать по инструкции, по долж­ностному положению;

- несоответствие структуры организации производственному процессу, а следовательно, и структуре эффективной коммуника­ции;

- национальные, культурные и социально-психологические традиции окружающей среды;

- коммуникативная некомпетентность управленческого персо­нала (неумение говорить, неумение слушать);

- отсутствие средств управления и контроля за качеством и количеством формальной коммуникации в организации.

Отсутствие управления коммуникацией в организации создает недостаток информации у персонала и, как следствие, порождает слухи. По имеющимся данным, 70% всей получаемой на рабочем месте руководителем и персоналом информации находится вне кон­троля руководства организации и собирается ими в неформаль­ном, межличностном общении. От 30 до 65% руководителей сами не удовлетворены качеством, количеством и оперативностью получа­емой информации, необходимой им для качественного выполнения управленческой функции.

В управлении информационными потоками в организации сле­дует различать:

- потребности рабочего места (функции) в информации, т. е. в информации, необходимой работнику для качественного выполне­ния функций;

- потребности работника в информации о системе, т. е. в ин­формации, необходимой ему как члену организации (подразделе­ния), как элементу целостной системы для ориентации в структуре организации, в знании направления ее стратегического развития и положения во внешней среде;

- субъективную потребность человека в информации, т. е. в информации для снятия состояния личной тревожности, инфор­мационной или познавательной неопределенности.

Все обсуждаемые аспекты коммуникативных структур в организации требуют своего научного обоснования и обеспече­ния, своевременных управленческих действий и решений по планированию, организации, мотивации и контролю, а также финансированию, техническому и информационному обеспе­чению взаимодействия персонала в организации всем необхо­димым. Понимание необходимости эффективной коммуникации на предприятиях обуславливает введения структуры, должно­сти коммуникативного обеспечения, а в науке управления вы­деления самостоятельного направления - коммуникационно­го менеджмента.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

8-902-89-18-220

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!