Работа с Microsoft Office

3 Июл 2014 | Автор: | Комментариев нет »

План

1. Версии и развитие Microsoft Office
2. Microsoft Office XP: новые возможности
3. Процессоры Word, Excel, Access в пакете Microsoft Office XP
Литература

1. Версии и развитие Microsoft Office

Современные технологии развиваются со стремительной скоростью, поэтому нет ничего удивительного в том, что Microsoft Office за последние десять лет представлен в нескольких версиях. С аудиторией в несколько миллионов пользователей Office стал горячо любимым и почитаемым за такие приложения, как Word, Excel и другие полезные утилиты. На протяжении последних нескольких лет в программах Microsoft произошли разительные перемены.
Как говорят критики, Microsoft освежила краски на своих офисных продуктах, помыла окна и внесла несколько новых нюансов в оформление. Но в остальном прихорошившийся Microsoft Office XP не сильно отличается от предыдущих версий. Теперь в нем легче найти существующие функции, появилось несколько новых средств послеаварийного восстановления и инструментов коллективной работы, однако этого недостаточно, чтобы соблазнить на апгрейд большинство пользователей.
Если Office 97 ассоциировался с Outlook (и ненавистным Office Assistant), а Office 2000 - с вебом, то последняя версия комплекса офисных приложений Microsoft Office XP (XP означает experience — «опыт») не имеет ни одной такой важной отличительной черты. Тем не менее в Office XP есть множество мелких усовершенствований. Вместо того чтобы нагромождать новые функции, Microsoft расчистила интерфейс, сделав его более четким, и добавила ряд инструментов, упрощающих поиск и использование существующих функций. В Office XP мало что сделано для предотвращения сбоев, но он помогает смягчить их последствия и быстрее вернуться к работе. Наконец, многообещающе выглядят новый сервис
SharePoint Team Services и усовершенствованные средства чтения документов, хотя Microsoft и раньше - с переменным успехом - обращалась к теме коллективной работы.
Теоретически различные версии Office XP конкурируют с двумя другими комплексами офисных приложений: с только что вышедшим Corel WordPerfect 2002 и с Lotus SmartSuite Millennium Edition (который, наверное, просуществует до следующего милленниума). Впрочем, Office ХР, при его доле рынка, конкурировать придется фактически только с собственными предыдущими версиями. А Microsoft произвела лишь косметический ремонт, сохранив в основе все тот же старый Office. Для большинства пользователей вряд ли найдутся убедительные причины торопиться в магазин за этим апгрейдом.
На самом деле наиболее заметные новшества Office ХР - это просто иные способы доступа к тем же старым функциям. Например, Task Pane - это панель, которая размещается в правой части экрана (ее можно буксировать) во всех приложениях Office, за исключением Outlook, и обеспечивает упрощенный доступ к операциям. Прежде те же операции - стили и команды форматирования в Word, инструмент Slide Layout в PowerPoint и т.п. - нужно было вызывать через меню или панели инструментов.

2. MicrosoftOffice XP: повые возможности

Важные новые функции комплекса связаны с послеаварийным восстановлением. Они не защищают от сбоев - приложения зависают не реже, чем раньше, - но способствуют диагностике и ускоренному восстановлению работоспособности. Теперь пользователь получает вежливые сообщения об ошибках, может отправлять информацию о сбое в Microsoft или отдел ИТ собственной компании и располагает инструментами восстановления прерванной работы. Правда, Office ХР включает некоторые минимальные средства защиты от сбоев, такие как заранее (а не когда уже слишком поздно) всплывающие предупреждения о малом запасе системных ресурсов и сообщения типа «В прошлый раз данный документ вызвал зависание приложения. Вы уверены, что хотите открыть его снова?».
В предыдущих версиях Office предпринимались шаги в направлении организации коллективной работы, но даже Microsoft признает, что эти средства — особенно на базе веба — не стали широко используемыми. Новые SharePoint Team Services нацелены на упрощение создания и применения корпоративных сайтов — внутренних или обслуживаемых независимой компанией. Это что-то вроде Exchange для малых и средних предприятий. SharePoint выполняет функции централизованного календаря заданий и событий, дискуссионного клуба, справочника адресов и хранилища документов. Кроме того, Office ХР облегчает совместную работу над документами, предлагая усовершенствованные средства внесения правки, сравнения файлов и объединения версий. Новая функция Send for Review автоматически включает режим Revisions, когда документ отправляется на рецензирование.
Другие новые функции Office ХР, похоже, призваны создать основу для будущих приложений. Например, Word 2002 имеет более мощную инфраструктуру для перехода из собственного формата в HTML и XML, к тому же теперь он поддерживает ODMA (Open Document Management API) — как раз вовремя для интеграции с новой системой управления документами Microsoft SharePoint Portal Server (кодовое название Tahoe). Excel и Access теперь тоже поддерживают XML. Все эти внутренние усовершенствования укладываются в русло стратегии Microsoft .Net.
К улучшениям интерфейса относится реорганизация структуры диалоговых окон и новые всплывающие системные сообщения. Но о двух усовершенствованиях Office XP сто¬ит упомянуть отдельно.
Смарт-тег представляет собой небольшой индикатор, который появляется в документах Word, Excel и PowerPoint в тот момент, когда программа автоматически определяет тип введенных данных. Каждый раз при вставке текста из буфера обмена, например, на экране отображается смарт-тег параметров вставки, позволяющий указать формат вставляемых данных. В Excel смарт-теги позволяют идентифицировать воз¬можные проблемы. В PowerPoint смарт-теги отвечают за авто¬матическое размещение элементов презентации.
Раскрывающиеся меню смарт-тегов сэкономят массу времени, потраченного на выполнение вспомогательных операций форматирования данных.
Область задач - это еще одно улучшение, наблюдаемое во всех приложениях Office XP. Эти небольшие вертикально панели, расположенные обычно в правой части окна, используются для открытия документов, отображения средств формати¬рования, примененных к данным, и управления буфером обмена Office.
Microsoft на протяжении нескольких последних лет усиленно разрабатывает альтерна¬тивные средства введения текста в документы самых различных программ. Среди них инструменты распознавания речи и рукописного текста. В Office XP они включены, но еще не настолько мощные, насколько хотелось бы каждому пользователю.
Программы Microsoft Office XP предназначены для тех же задач, что и их предшествен¬ницы - программы Office 2000. По большому счету в состав пакета входит пять основных приложений - Word, Excel, Access, PowerPoint и Outlook, а также набор дополнительных утилит. Office XP, расширенный выпуск, содержит дополнительное приложение - Front¬Page. В состав некоторых пакетов входит еще одна утилита - Publisher, ее нет в упрощен¬ных вариантах Office XP.
Outlook 2002
Теперь это совершенно отдель¬ная программа. Нет необходимости утруждать себя перенастройкой режимов, что просто-таки изматывало пользователей Outlook 98 и Outlook 2000. Теперь можно легко и просто управлять почтовыми сообщениями, расположенными на любых почто¬вых серверах, например Hotmail или Exchange, используя для их настройки удобные диалоговые окна.
В основном, Outlook обладает всеми функциональными возможностями, присущими его предшественникам. Небольшие усовершенствования коснулись средств автозаполнения по¬лей адреса и области введения текста сообщения. Намного лучше Outlook теперь справляется с проблемой загромождения экрана окнами. Если в предыдущих версиях каждое окно пред¬ставлялось отдельной кнопкой на панели задач, то теперь все окна программы сводятся в од¬ну кнопку, что облегчает управление сходными данными. С помощью диалоговых и автоном¬ных настроек управление учетными записями становится проще и эффективнее.
Word 2002
Word - это самая старая и почитаемая программа Office. Ее возможности поистине потрясающи — начиная от создания кратких текстовых посланий (писем, заметок и т.п.) и заканчивая сложными документами, включающими графические элементы, которые впоследствии будут использоваться для публикации в Web. Благодаря средствам HTML, которыми оснащен Office XP, Word превратился в прекрасное обучающее средство для создания Web-страниц.
Больше чем любое другое приложение Office, Word пользуется преимуществами смарт-тегов, в особенности - представленных в инструменте автозамены.
Среди других улучшений Word - мастер объединения данных, располагаемый теперь в области задач, а также обновленные инструменты создания маркированных и нумерованных списков.
Excel 2002
Приложение Excel 2002 оснащено самыми разнообразными сред¬ствами управления нумерованными списками. С его помощью ре¬шаются как простые (ведение учетного списка), так и комплексные задачи намного более высокого уровня (моделирование кризисов в компании). Профессиональные пользователи Excel сразу же заметят несущественные, но удобные улучшения в Excel 2002, среди которых — выделение ошибок на рабочих листах с помощью смарт-тегов, а также простой интерфейс вставки функций в ячейки.
Большинство улучшений Excel 2002 - внутренние, они призваны побороть недостатки предыдущих версий. Например, теперь мо¬жно выделять цветом отдельные закладки рабочих листов, добавлять рисунки в колонтитулы и т.д.
PowerPoint 2002
Изначально PowerPoint разрабатывалась как программа создания слайдовых презента¬ций (слайд-шоу) для больших аудиторий. PowerPoint 2002, кроме того, используется еще и для создания презентаций в Web. Понять и оценить всю сложность презентаций, разме¬щаемых в Web, нельзя до тех пор, пока собственноручно не создать хотя бы одну их них. В PowerPoint содержание слайдовой презентации формируется из подписей к слайдам и приводится в левой области окна, в то время как сами слайды - в правой его части.
Среди всех приложений Office программа PowerPoint заслуженно считается самой про¬стой, возможно, из-за того, что ее не используют в повседневной практике, а максимум на протяжении нескольких месяцев. Наиболее отличительная особенность PowerPoint 2002 - это область задач Дизайн слайда, позволяющая эффективно управлять шаблонами презентации, цветовыми схемами и анимационными эффектами.

Страниц: 1 2
Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!