Процесс коммуникации в менеджменте

В процессе общения человек координируют свои действия с другими индивида ми. Говорить и писать умеет любой из нас, но далеко не каждый человек способен понять, что имеет в виду каждая сторона, они вслушиваются в слова, оценивают жесты, читают соответствующие документы или изучают оборудование. Когда собеседники достигают взаимного понимания по вопросу будущих действий, мы имеем право заявить, что была осуществлена эффективная коммуникация.

Для процесса коммуникации необходимы по меньшей мере два индивида - отправитель и получатель. Отправитель начинает коммуникацию, стараясь передать информацию о реальных фактах, идеях или чувствах, создавая сообщение посредством таких символов, как слова, действия или выражение лица. Отправитель передает эти символы получателю с помощью некоего средства зрительно, устно или с помощью другого канала. Получив сообщение, адресат пытается восстановить оригинальную мысль отправителя. На данных принципах основываются и коммуникации между несколькими отправителями и получателями. Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется непрерывный взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. Основная цель цепочки сообщений — передача содержания идеи таким образом, чтобы получатель понял именно то, что ему хотели сообщить.

Первый шаг коммуникации — кодирование информации. Как отправитель сообщения вы размышляете о какой-то идее или проблеме или хотите ответить на сообщение, которое получили. Вы принимаете решение о необходимости поделиться своими мыслями с неким получателем, а значит, должны закодировать сообщение, которое вы хотите отправить, т. е. отобрать необходимые для передачи информации символы.

Кодирование переводит мысли, идеи в наиболее понятную, с вашей точки зрения, форму. Обычно символы включают в себя слова, сигналы или действия. Нередко используемые символы могут иметь неоднозначную трактовку, т. е. существует вероятность того, что получатель неправильно (с точки зрения отправителя) их интерпретирует, особенно если он не знаком с языком или культурой источника информации.

Решение о способе кодирования сообщения в определенной степени зависит от цели отправителя. Должно ли оно раскрыть определенную информацию? Призвано ли сообщение передать обычные данные или вдохновить работников?

Мы должны различать вербальные, письменные и невербальные каналы. Большинство руководителей предпочитают говорить, а не писать. Все исследования рабочего времени менеджеров показывают, что большую его часть они тратят на личное общение с другими индивидами. К достоинствам устных коммуникаций относятся быстрота, спонтанность и возможность широкого использования невербальных сигналов. Устные коммуникации имеют место во время личной беседы или телефонного разговора, на встрече нескольких человек или на собрании, когда оратор обращается к многочисленной аудитории.

В небольшом бизнесе, когда функции менеджера исполняет собственник компании, письменные коммуникации - весьма редкое явление. Большая часть информации «хранится» в голове собственника-менеджера, и как только он решает что-то предпринять, он немедленно осуществляет действия. По мере расширения предприятия, появления нескольких наемных работников изменения весьма незначительны. Каждый сотрудник прекрасно осведомлен о положении дел, знает, что ему нужно сделать, а информация или инструкции передаются устно. На этой стадии развития организации коммуникации сохраняют неформальный характер, даже если они напрямую влияют на операции компании.

Постепенно число сотрудников компании увеличивается, возможно, они будут исполнять только определенные части общего задания, работая в географически удаленных местах. Работники уже не имеют полной информации о состоянии дел организации, система усложняется, и они теряют контроль над событиями. Изменения в одной области влияют на другие сферы деятельности, но сотрудники организации уже не в состоянии учесть все возможные взаимодействия.

Решение проблем заключается в разработке формальной информационной системы. На начальном этапе достаточно простой системы - списка текущих у заказов или графика прохождения заказов. Затем принимаются бюджеты для различных направлений деятельности и осуществляется сбор информации об их исполнении. Впоследствии появляются правила передачи информации в отделы компании, что позволяет своевременно донести до сотрудников необходимые данные. Такие частные системы становятся основой формальной или институционализированной информационной системы.

Один из важнейших типов межличностных коммуникаций - невербальные коммуникации или, по выражению некоторых исследователей, - язык телодвижений. Специалисты в данной области утверждают, что нередко невербальные сигналы отправителя несут более значимую информацию чем его устное сообщение. Невербальные коммуникации особенно значимы при личном общении и включают в себя интонации говорящего, его мимику, позы и внешний вид.

Получатели сообщения стремятся восстановить идею отправителя, вкладывая смысл в символы и интерпретируя сообщение в целом, используют свой опыт и знания об отправителе, чтобы понять вероятное значение сообщения, принимая во внимание общие обстоятельства, в которых осуществляется коммуникация. Одно из основных условий правильного декодирования — умение эффективно слушать собеседника.

Коммуникация происходит только тогда, когда получатель получил сообщение и понял именно то, что намеревался сказать ему отправитель. Если отправитель четко закодировал сообщение и использовал соответствующее средство отправления, его расшифровка не вызывает затруднений. Однако существует вероятность, что получатель неверно декодирует симйолы. На пути коммуникации множество барьеров. Получатель может не получить предназначавшееся ему сообщение (особенно если кто-то еще должен дать согласие на его отправление), может забыть прочесть его или не полностью с ним ознакомиться, может быть слишком занят, чтобы обдумать его, и отложит, так и не осознав смысла послания, может понять совсем не то, что хотел сказать отправитель.

Весьма распространенной ошибкой является отождествление отправки сообщения и его передачи. Передача осуществляется только в том случае, когда индивид, которому предназначается послание, действительно получает его. Обычными примерами передачи являются вручение письма отправителю, произнесение слов таким образом, чтобы получатель услышал сообщение, или четкая, видимая адресатом жестикуляция. Кроме того, не следует забывать об опасности того, что адресат примет сообщение, но допустит ошибки в его декодировании.

На восприятие сообщение оказывает влияние процесс фильтрации. Фильтр — это нечто, ограничивающее возможность индивида чувствовать или воспринимать стимулы. Часть фильтров являются физиологическими (слепота или глухота), другая - психологическими (настрой, который предрасполагает к определенному восприятию сообщения и его интерпретации). Один и тот же отчет или речь могут прямо противоположно интерпретироваться разными людьми.

Процесс коммуникации завершают подтверждающие прием сообщения сигналы получателя, которые во многом определяются факторами, влияющими на выбор средства коммуникации - кивок, подразумевающий понимание вопроса, быстрый ответ по электронной почте. Обратная связь осуществляется различными способами и принимает разные формы. Ее установлению препятствуют те же барьеры, что и самой коммуникации.

Важно, чтобы отправитель стремился к подтверждению получения и восприятия оригинального сообщения. До тех пор пока адресат не получил, не осознал и не подтвердил получение сообщения в той форме, которую подразумевал отправитель, об эффективной коммуникации не может быть и речи.

Даже в том случае, когда получатель правильно трактует все символы сообщения, возможно, он не смог или оказался не способен осознать заложенную в них идею, а значит, коммуникация не состоялась. Отправитель должен получить подтверждение того, что сообщение достигло адресата, поэтому так важна активная реакция получателя.

Даже в коммуникациях самой сложной формы основа процесса неизменна - кодирование значения, передача сообщения, декодирование и интерпретация значения. Если вы столкнулись с коммуникативными проблемами, обратитесь к этой модели. Насколько четким и осмысленным является сообщение? Эффективен ли способ передачи? Как восприятие получателя влияет на интерпретацию сообщения?

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!