Практика менеджмента : правила подготовки отчетов

20 Янв 2014 | Автор: | Комментариев нет »

Хороший отчет прежде всего вызывает у читателя положительные эмоции: «тут есть кое-что и для меня» и «отчет прекрасно читается». Возможно, добиться этой реакции вам помогут предложения сформулированные Дэвидом Боди:

- Выражайтесь прямо. Убедитесь, что вы четко и решительно излагаете ваши выводы и предложения. Перед тем как приступить к созданию отчета, подумайте, знаете ли вы предмет, о котором хотите рассказать. Все основные моменты должны занять не больше параграфа. Убедитесь, что вы не отклоняетесь от основного сообщения. Чтобы привлечь и удержать внимание читателей, необходимо знать, что они ожидают от отчета: анализа проблемы, источников информации или рекомендации?

- Сделайте последнюю страницу первой. Даже если от вас не требуют рекомендаций, в вашем отчете должны быть четкие выводы. Это позволит читателям сразу принять решение о том, стоит ли им знакомиться с документом в целом. Затем следует основной анализ, детали которого освещаются в приложениях. Возможно, вы посчитаете, что авторы этого совета не знакомы с элементарной логикой, но мы защищаем прежде всего интересы читателей отчетов. Кроме того, преимущество размещения последней страницы в начале отчета заключается в том, что это побуждает вас к лаконичности.

- Если сомневаетесь, не пишите. Короткие отчеты легче читать, поэтому вероятность ознакомления с ними повышается. Проявите самодисциплину, усиливайте приоритеты, откажитесь от не имеющих особой ценности материалов, что вряд ли отразится на качестве отчета, но облегчит чтение.

- «Разгоните» туман. Фактор тумана - среднее количество слов, со- стоящих из более чем трех слогов (для английского языка) в каждом предложении. Чем меньше фактор тумана, тем меньше усилий требуется от читателя. Если значение фактора тумана превышает 3,5, читатели могут отложить доклад в сторону и заняться чем-нибудь поинтереснее. Чтобы уменьшить фактор тумана, требуется время (в большинстве компьютерных текстовых редакторов существует опция проверки грамматики и удобочитаемости текста), но какой смысл торопиться, если ваш отчет будет никому не интересен?

- Пусть говорят данные. Одна из ваших основных задач - облегчить читателю доступ к информации. В хорошо составленной таблице очевидны и тенденции, и исключения из правил. Не стремитесь к абсолютной точности, округляйте числа и располагайте их по правой границе столбца, «подгоняйте» строки и столбцы по размеру и не забывайте о необходимости после каждой таблицы приводить основные выводы. Если ваше заключение незаметно, зачем нужна таблица?

И еще несколько советов. Если вы заранее разработаете структуру отчета, вы облегчите себе редакцию теста. Оставьте время на просмотр и, если это возможно, попросите кого-нибудь прочитать ваше произведение до того, как вы сдадите отчет. Если в дополнение к отчету вам придется провести презентацию, постройте выступление так, как будто аудитория не знакома с выводами, однако ваша речь не должна быть дословным повторением изложенного в письменном виде материала.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

8-902-89-18-220

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!