Понятие о принципах внедрения современных информационных технологий

11 Апр 2017 | Автор: | Комментариев нет »

При внедрении современных информационных технологий, создания и развития информационно-технологических систем важнейшим является "принцип индустриализации информационных процессов", который предполагает подход к обработке информации как к производственному процессу - работе с информационными ресурсами как фактором производства, а также использование принципов "инженерии" в ходе разработки и внедрения информационных и программных систем (инженерия знаний, программная инженерия), создания и развития соответствующих инструментальных средств. Использование элементов и принципов производственной деятельности - нормирования и технологии - позволяет рационализировать информационные процессы, оптимизировать соответствующие организационные структуры и инфраструктуры. Индустриальный, инженерный подход к организации информационных процессов и управлению информационной системой предполагает согласованность, стандартизацию и унификацию системно- и программно-технических решений, информационно-лингвистического, организационно-методического и правого обеспечения во всех звеньях.

Процесс создания и внедрения новых технологий обработки данных - работы с информацией по своей сути инновационный процесс - процесс целенаправленного изменения или создания и внедрения новой продукции или технологии, технической и организационно- или социотехнической системы. Инновации реализуются через проекты. Поэтому технология проектного управления информатизацией компании получила широкое распространение на различных уровнях.

Современные подходы к реализации проектов имеют параллельно-итерационный характер и основываются на следующих ключевых принципах программно-целевого планирования:

• целенаправленность - целевая ориентация программ на достижение конечных результатов;

• системность - соответствие промежуточных подцелей генеральной цели;

• комплексность - разработка всей совокупности мер, необходимых для реализации программы;

• обеспеченность ресурсами;

• приоритетность через ранжирование проектов и программ по срочности исполнения и обеспечения ресурсами;

• согласованность программ и проектов различных уровней.

Особое внимание уделяется определению приоритетов и своевременности достижения результатов.

Важнейшие составляющие инновационного проекта:

• технико-экономическое обоснование, прогнозирование эффективности проекта;

• анализ неопределенностей, идентификация, оценка и управление опасностями (защита инвестиций);

• проектное финансирование (планирование и управление инвестициями).

Анализ и обобщение опыта внедрения новых информационных технологий в компаниях позволили сформулировать принцип методологической упорядоченности этапов реализации инновационных проектов:

концепция -> стратегия -> методика -» технология -> организация.

Указанный принцип целесообразно принять за основу при определении методики разработки и внедрения новых информационных технологий в компании. Перечисленные выше компоненты взаимосвязаны и комплементарны - взаимно дополняют друг друга и образуют методически единую и цельную систему.

В концепции формулируются цели внедрения, базовые принципы и главные направления работ, на основе которых строится вся дальнейшая деятельность. В основе концепции должны лежать общие идеи и принципы разработки и использования современной информационной технологии.

Стратегия проектирования и внедрения определяет приоритеты и очередность поэтапной реализации прикладных задач на основе новых информационных технологий. Основные факторы, влияющие на формирование стратегии:

• тенденции, перспективы и основные направления эволюции общей методологии в данной предметной (проблемной) области;

• текущий уровень и объем автоматизации рабочих процессов;

• наличие выявленных задач, определяющих эффективность рабочих процессов в целом;

• текущий и прогнозируемый уровень информационной технологии и оценка ее доступности (ограничения);

• выделенные ресурсы - кадровое и материальное (компьютеры, инструментальные средства) обеспечение разработки (и их прогнозируемое изменение) и сроки разработки.

Практика показывает, что наиболее эффективной стратегией является приоритетная разработка и/или совершенствование задач, в наибольшей степени определяющих общую эффективность рабочих процессов пользователей (принцип главных задач). Причем, как правило, в первую очередь следует обратить внимание на новые задачи данного класса (принцип новых задач).

Методика определяет технологию и организацию разработки и внедрения информационных технологий.

Технология внедрения, помимо методики, в основном определяется принципами построения разрабатываемой системы и доступными (выбранными) инструментальными средствами. Например, если в основе методики лежит моделирование и проектирование деятельности пользователя, то основной технологии является макетирование, предполагающее использование соответствующих инструментальных средств.

Организация разработки и внедрения определяется декомпозицией системы, принятой технологией, кадровыми и материальными ресурсами. Например, при использовании технологии прототипирования и макетирования, существенная роль отводится конечному пользователю, которым выполняется значительный объем работ. Последнее обстоятельство требует соответствующей организации взаимодействия разработчика и пользователя.

Очевидно, что методика, организация, технология и средства должны быть адекватны как реальным возможностям, так и новым тенденциям и концепциям развития информационной технологии. Управление внедрением новых информационных технологий должно быть активным.

Внедрение новых информационных технологий можно сравнить с имплантацией искусственного органа в живой организм: если не приняты соответствующие меры, неотвратимо наступает реакция отторжения. Бесконфликтное внедрение новых информационных технологий - одна из основных задач информационного менеджмента.

Расширение функций ИТ-службы обусловливает также изменение роли, ответственность и характера их взаимодействия пользователей и разработчиков информационно-технологической системы и персонала ИТ-службы. Наиболее существенные факторы, влияющие на эти изменения перечисленные ниже.

1. Новые технологии разработки программного обеспечения, основанные на использовании средств макетирования и прототипирования (интерактивного моделирования) системы, требуют практически постоянного активного участия конечных пользователей в процессе проектирования, создания и развития информационно-технологической системы. Система "выращивается" совместными усилиями разработчиков и пользователей. Поэтому пользователь практически в равной степени разделяет с разработчиком ответственность за конечный результат создания ИТ-системы и внедрения "своей" функциональной подсистемы. Это приводит к определенной психологической коллизии, когда пользователь в процессе разработки умышленно или невольно ограничивает потенциальные возможности системы, дабы сократить свой объем участия и ответственности в создании информационно-технологической системы. Формализованные методологии информационного обследования и построения моделей "как есть" и "как должно быть" в этом случае могут давать "сбой" и приводить к не вполне адекватным результатам, поскольку в значительной степени имеют все же интуитивно-эвристический, субъективный характер (за исключением случаев хорошо формализованных, рутинных процессов).

2. Эффективное внедрение современных ИТ-систем практически невозможно без реорганизации и изменения содержания рабочих процессов, когда информационная система становиться важнейшим элементом и инструментом повседневной деятельности. Разумеется, это сопровождается определенными психологическими коллизиями, даже в случае поэтапного внедрения информационных технологий и реорганизации рабочих процессов "мелкими шагами" специалистам ИТ-служб компании очень непросто решиться на обострение обстановки в коллективе, поэтому их инертность и нерешительность, и даже в некоторых случаях сопротивление внедрению новых информационных технологий, зачастую объясняются и этими причинами.

3. Разумной практикой является поэтапное расширение функциональности информационно-технологической системы ("первая очередь", "вторая очередь" и т. д.). Считается, что каждая модернизация ИТ-системы (новая версия программного обеспечения) должна включать дополнительные возможности. Однако очень часто эти дополнительные возможности в реальности не добавляют функциональности, а имеют скорее косметический характер или реализуют "надуманные" функции, без автоматизации которых вполне можно было бы обойтись. Если эффективность ИТ-системы оценивается количеством автоматизируемых функций, то иногда выпуск новых версий программного обеспечения с большим числом функций превращается в самоцель и не мотивирован реальными потребностями практики.

4. Одной из самых актуальных является проблема нахождения объективных критериев рационального, разумного соотношения:

а) между функциональностью ИТ-системы и тотальной автоматизацией, т. е. желанием все автоматизировать, скомп-лексировать и интегрировать (функциональная и технологическая полнота);

б) между затратами на реализацию функций информационно-технологической системы и затратами на тотальную автоматизацию компании;

в) между приятием и реальным использованием автоматизированных функций информационно-технологической системы.

Опыт свидетельствует, что в некоторых случаях пользователи предпочитают "ручное" выполнение автоматизированных функций, даже при явном выигрыше в трудозатратах и времени и уверенном владения пользователями "компьютерными средствами". Например, это проявляется при совместном решении задач, когда для пользователей - соисполнителей психологически очень важен личный контакт и/или сам процесс ручной обработки данных, которые во многих случаях стимулируют мышление при решении нетривиальных задач.

5. Принцип "разумной достаточности" при проектировании и развитии информационно-технологической системы в общем случае не очень популярен среди специалистов. Разработчики информационно-технологической системы для компании заинтересованы в увеличении объемов и стоимости работ. Специалисты ИТ-службы (как правило, именно они формируют мнение пользователей и лиц, принимающих решения (ЛПР), о потребностях и функциональности информационно-технологической системы компании) также не склонны критически относится к предложениям разработчиков о составе реализуемых возможностей информационно-технологической системы - многие функции делаются "на всякий случай", дабы потом не сказали: "почему ты сразу не предусмотрел этого".

6. Нередки случаи, когда разработчики информационно-технологической системы умышленно ограничивают возможности самостоятельного сопровождения (настройки, внесения изменений и др.) программного обеспечения (ПО) персоналом ИТ-йлужбы и пользователями ИТ-системы, чтобы привязать их к себе ("посадить на иглу"). Примером могут служить так называемые недокументированные возможности и параметры, которые всячески скрываются и блокируются от пользователей и администраторов ИТ-системы. Поэтому существенно возрастают требования к квалификации персонала ИТ-службы, которые должны активно и настойчиво препятствовать подобным действиям, в частности путем явной спецификации требований к возможностям и параметрам конфигурирования и адаптации ПО информационно-технологической системы.

7. Вопросы рациональной организации и выбора варианта разработки, внедрения и сопровождения ИТ-системы неразрывно связаны с их стоимостью. Наиболее прост расчет стоимости на основе нормативов. Однако на сегодня более-менее объективно могут быть сделаны оценки и определены нормативы трудоемкости только для рутинных процессов администрирования вычислительных сетей и обслуживания техники. Разработка и модернизация ПО пока не поддается достаточно достоверной оценке и нормированию. Как правило, оценки делаются по аналогии, исходя из опыта предыдущих разработок - на так называемой "договорной основе". Разработчик, разумеется, не заинтересован в предоставлении информации о реальных затратах и склонен завышать трудоемкость и сложность работ. Заказчик, точнее специалисты ИТ-службы, в случае, если нет их прямой мотивации в снижении издержек (расходов), также не заинтересованы в сокращении затрат на разработку и сопровождение, поскольку их бюджет, как правило, определяется исходя из произведенных затрат.

Внедрение информационных технологий нельзя рассматривать как самодостаточный процесс изменения только характера информационной деятельности. Их внедрение, по существу, часть более общего процесса изменений, затрагивающего все составляющие и аспекты деятельности компании. Внедрение ИТ-системы способствует упорядочению взаимодействия между исполнителями, формализации и стандартизации рабочих процессов и их рационализации. Поэтому информатизация и проведение изменений без учета этого влияния может привести к непредсказуемым и нежелательным последствиям.

Предпосылки данной проблемы появляются на этапе осознания и постановки задачи о необходимости внедрения тех или иных информационных технологий, когда менеджер выявляет неэффективную работу какой-либо из подсистем и, рассматривая ее как самодостаточный элемент, формулирует задачу о необходимости внедрения соответствующего локального, "точечного" решения. Некорректная формулировка задачи, вполне естественно, приводит к неудовлетворительному конечному результату. В условиях разделения ответственности за результаты автоматизации между руководителем ИТ-службы и пользователем-заказчиком, возникает необходимость критического анализа и экспертизы постановок задач, сформулированных пользователями, со стороны специалистов ИТ-службы. Для этого они должны активно изучать, анализировать потребности пользователей и принимать определенное участие в рабочих процессах на прикладном, содержательном уровне.

Основными проблемами при внедрении новых информационных технологий, являются:

• необходимость изменения технологий и рабочих процессов компании в различных аспектах;

• необходимость изменения организационной структуры, штатной численности подразделений компании;

• сопротивление сотрудников ИТ-службы и пользователей, связанное с необходимостью освоения новых информационных технологий и временным увеличением нагрузки во время проектирования и внедрения информационных технологий;

• отсутствие четкой постановки задачи менеджменту ИТ-службы;

• отсутствие адекватных, понятных и измеримых критериев эффективности информатизации и деятельности ИТ-службы;

• отсутствие лидера и квалифицированной команды проектирования и внедрения информационных технологий компании.

Основные принципы менеджмента информатизации и компьютеризации

Принципы информационно-технологического менеджмента (синоним менеджмента информатизации и компьютеризации) - это основополагающие, общие правила и рекомендации, которым необходимо следовать в практической деятельности, связанной с управлением информационными процессами, информационной системой и всеми ее составляющими. Основное требование к принципам информационно-технологического менеджмента состоит в том, чтобы применение ИТ-системы повышало эффективность информационной деятельности компании. Необходимо учитывать, что принципы имеют одновременно и объективный, и субъективный характер, поскольку, с одной стороны, отражают объективную реальность и ее законы, а с другой стороны, сформулированы на основе человеческого опыта.

В литературе нет единого подхода к классификации принципов менеджмента. В то же время эти принципы можно разделить на общие, частные и ситуационные1. Общие принципы действуют во всех материальных и социальных системах. К таким принципам, например, относятся: принцип целенаправленности, принцип обратной связи, принцип развития, принцип дополнительности.

Частные принципы относятся к одной из сфер деятельности, например, к управлению социотехническими системами. Основными такими принципами, необходимыми для информационно-технологического менеджмента, являются группы принципов планирования, управления персоналом, обучения, стандартизации, ценообразования и т. д., которые достаточно подробно рассмотрены в литературе по менеджменту.

Ситуационные принципы связаны со складывающейся ситуацией или с особым характером деятельности, поэтому специфические принципы информационно-технологического менеджмента относятся именно к этой группе.

Все принципы связаны между собой и в общем случае эффективный информационно-технологический менеджмент должен осуществляться на основе их комплексного использования.

Учитывая, что объекты информационно-технологического менеджмента имеют существенно различный характер, одним из важнейших принципов является принцип мульти-модельности управления, заключающийся в том, что для управления различными информационными ресурсами, процессами и объектами, образующими информационную систему, необходимо использовать также различные модели, методы и формы управления.

В общем случае можно рассматривать три принципиально различных подхода к управлению, которым соответствуют различные модели объектов управления и щетоды управления:

• системное управление - воздействие на объект управления с целью изменения его структуры и/или функций (целевых функций) его элементов для обеспечения оптимального функционирования; модель объекта управления представляется в виде структуры - совокупности функциональных элементов и связей между ними;

• управление ресурсами - планирование и распределение ресурсов с целью достижения оптимального результата функционирования системы: а) определение потребностей в ресурсах; б) распределение заданных (выделенных, имеющихся) ресурсов; модель объекта управления представляется в виде совокупности ресурсов различного вида и назначения;

• управление процессами, реализуемое через функции: учета, анализа, контроля, воздействия (координации, регулирования), без изменения структуры системы, ее функционала и критериев управления (целевой функции); основная цель данного вида управления - достижение согласованности, когерентности в работе всех элементов, обеспечивающей непрерывность и устойчивость (бесперебойность) функционирования системы; модель объекта управления представляется в виде последовательности событий (потока работ), соответствующих изменениям состояния объекта.

На практике в общем случае управление информационной системой и информационной деятельностью реализуется на основе иерархической декомпозиции целей, критериев и уровней принятия решений, использования различных моделей объектов управления и сочетания перечисленных видов, методов и форм управления. Поэтому следующим важнейшим принципом информационно-технологического менеджмента является принцип полиморфного управления, заключающийся в необходимости использования различных форм управления - видов и средств воздействия на одни и те же объекты управления в зависимости от конкретного состояния объекта и контекста.

В этой связи полезно рассмотреть прагматическую функционально-целевую классификацию видов управления, которую можно представить в следующем виде:

• управление организационной структурой информационной системы и конфигурацией информационно-технологической инфраструктуры;

• управление информационными процессами и операциями, которое включает: построение и/или выбор оптимальной технологической схемы процесса и составляющих операций; управление ресурсами, потребляемыми в технологическом процессе, которые поступают из внешней по отношению к процессу среды, в том числе и информационные ресурсы (логистика данных, документов); ведение расписаний; диспетчеризация и координация операций обработки данных и т. д.;

• управление качеством, включающее процедуры входного контроля (верификации) исходных данных, промежуточного и выходного контроля процессов обработки данных и их результатов; надо сказать, что информационные процессы во многих случаях практически невозможно оценить на основе традиционных методов квалиметрии; их оценка осуществляется преимущественно экспертными методами;

• управление производительностью, направленное на снижение трудоемкости операций и потребления ресурсов, которое в общем случае включает: измерение производительности, для чего необходимо осуществлять учет соответствующих показателей; анализ и выявление потенциальных, неиспользованных возможностей (резервов) улучшения, развития, в том числе на основе методов бенчмаркинга - сопоставления с деятельностью функционально аналогичных структур (подразделений, учреждений);

• управление так называемой совокупной стоимостью владения информационно-технологической системой на основе учета и сокращения всех видов затрат на поддержание и эксплуатацию информационно-технологической системы, в том числе трудозатраты конечных пользователей и персонала на "непроизводительные" и ошибочные действия, технологические работы и прочее.

Производительность и качество - важнейшие факторы эффективного использования ресурсов. Диагностика проблем и управление производительностью и качеством осуществляются на основе:

• системы натурального и стоимостного учета потребления ресурсбв, промежуточных и конечных результатов технологического процесса;

• контроля за выполнением технологической дисциплины пользователями и персоналом ИТ-системы; модульной организации рабочих процессов, позволяющей сочетать унификацию и стандартизацию и гибкость;

• системного "дуализма", заключающегося в том, что рабочий (информационный) процесс рассматривается в двух аспектах:

а) как физически реальный технологический процесс;

б) как экономический процесс потребления ресурсов (финансовых средств) и создания стоимости.

С точки зрения специфики и организации управления, необходимо также различать:

а) управление регулярными, повторяющимися информационными, производственными процессами;

б) управление проектами - ограниченными по времени целенаправленными мероприятиями - комплексами особым образом организованных работ с установленными требованиями по стоимости и качеству результатов (проект - единичное, уникальное мероприятие).

Сформулируем основные специфические принципы информационно-технологического менеджмента в компании, на основе которых должно осуществляться взаимодействие конечных пользователей и специалистов информационных служб.

Инфосистемный антропоцентризм. Сущность этого ключевого принципа в том, что доминирующую роль в социо-технической системе, каковой является ИТ-система компании, играет человек, поэтому все управление, включая критерии целевого функционирования ИТ-системы и оценки деятельности персонала информационно-технологических подразделений, должно быть ориентировано на интересы пользователей информационно-технологической системы компании и удовлетворение их информационных потребностей.

Вовлечение пользователей в процессы внедрения ИТ-системы компании. Заключается в необходимости активного участия пользователей в процессах информатизации, создании, развитии и совершенствовании информационно-технологической системы компании. Очевидно, что пользователи будут активно сотрудничать с разработчиками ИТ-системы компании и персоналом информационно-технологических подразделений только при условии их заинтересованности, стимулирования и положительной мотивации, которые предполагают также соответствующие права и обязанности, определенные полномочия и ответственность. Поэтому важнейшим принципом информационно-технологического менеджмента является принцип разделения ответственности.

Разделение ответственности за ИТ-систему компании. Означает, что персонал информационно-технологической службы компании и пользователи несут совместную, взаимную ответственность за процессы создания, внедрения и эффективного использования информационно-технологической системы компании. Наиболее разумной практикой реализации данного принципа является определение в качестве центра ответственности за внедрение ИТ-системы компании подразделения-пользователя, поскольку их деятельность в процессе внедрения и использования программно-технических средств в большей степени поддается формализации и регламентации. Иными словами, собственником процесса внедрения и использования прикладной ИТ-системы компании становится пользователь.

Индивидуализация информационных технологий. Проектирование и реализация информационных технологий и процессов наряду со стандартизацией и унификацией должны осуществляться на основе максимально возможного учета индивидуальных потребностей и особенностей конкретных пользователей и создания наиболее благоприятных условий для информационной деятельности. Это предполагает необходимость адаптации базовых информационных технологий в соответствии с навыками, привычками конкретных пользователей, что, в свою очередь, предполагает соответствующие действия и поддержку со стороны персонала информационно-технологических подразделений.

Эгоцентричность и кооперация. Взаимодействие информационно-технологического менеджмента с конечным пользователем осуществляется на основе модели "информационная среда "пользователь" - так называемой эгоцентричной "Я"мо-дели", в центре которой находится пользователь. Задача информационно-технологического менеджмента заключается в рациональной интеграции множества индивидуальных "Я"мо-делей" взаимодействующих пользователей в единую кооперативную модель информационно-целевого процесса, которая должна обеспечивать коллективное решение задачи с заданными показателями качества, в том числе по срокам, ресурсам, обеспечению конфиденциальности и т. д. Процесс построения и поддержания такой кооперативной модели имеет итерационно-репродуктивный характер, поскольку согласование множества "Я"моделей" и координация совместной информационной деятельности пользователей требует постоянного воспроизводства коммуникаций между ними и доступа к актуальной информации.

Погружение и эмпатия. Специалисты информационно-технологических подразделений должны стремиться как можно более полно изучить рабочие процессы пользователя и понять его потребности. Для этого необходимо непосредственное участие информационно-технологических специалистов в основной производственной деятельности. Попытка информационно-технологического менеджера представить себя на месте конечного пользователя, проанализировать рабочие процессы с двух позиций - пользователя и инфотехнолога, является своего рода эмпатией, погружением в информационную среду конечного пользователя. Информационно-технологический менеджмент должен планировать и организовывать такого рода взаимодействие и сотрудничество.

Авторы вполне допускают, что возможны и иные методологические подходы к определению принципов рационального менеджмента информатизации. В то же время перечисленные принципы проверены многолетней практикой информатизации компании.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!