Документирование. Унификация и стандартизация документов

11 Июл 2014 | Автор: | Комментариев нет »

Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов. Документирование управленческой деятельности в организации охватывает все процессы, относящиеся к записи, фиксации на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих функций. Внед­рение современных информационных технологий позволяет оперативно составлять документы. В настоящее время наиболее распространенной технической ос­новой документирования управленческой деятельности является персональный компьютер, который в сочетании с устройством печа­ти составляет комплект основных технических средств рабочего места руководителя и сотрудника делопроизводственного подразделения. В подразделениях с небольшим документооборотом достаточно иметь одно такое автоматизированное рабочее место для организации делопроизводства на современном уровне. В крупных подразделениях применяются автоматизированные системы управления (АСУ), разрабатываемые в зависимости от профиля их деятельности. Организация работы с документами строится в них в соответствии с требованиями информационного обеспечения АСУ.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в т. ч. телеграммы и телефонограммы, а также с использованием компьютерных накопителей информации).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями соответствующих подразделений и служб, порядком решения задач, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями (закрепляется в табеле документов). Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях[1].

В деятельности организаций используются следующие основные виды документов: Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные целевые программы, международные договоры Российской Федерации и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты соответствующих министерств и ведомств, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

  1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам организации.
  2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.
  3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
  4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах организации, и употребляться в одном и том же значении.
  5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
  6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных правовых актах.

В процессе совершенствования документирования управленческой деятельности важное значение имеет унификация и стандартизация документов.

Проблемами стандартизации и унификации документов в нашей стране занимаются с 1966 года в Научно-исследовательском институте (ВНИИ) стандартизации, а с 1975 года – в Научно-исследовательском институте классификации и кодирования (ВНИИКИ) и Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ). Существует наука документалистика, на которую большое влияние оказала информатика. Унификация и стандартизация документов является одним из основных направлений рационализации делопроизводства.

Унификация документов заключается в установлении единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленчес­ких ситуаций, в разработке единых форм документов, правил их составления. Унификация документов в учреждениях опирается на ряд принципов.

Унифицированная система документации (УСД) – рационально организованный комплекс взаимоувязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, необходи­мую для оптимизации управления в любых сферах человеческой дея­тельности.

Стандартизация документов заключается в установлении определенных общегосударственных норм и требований к документам, ко­торые обязательны для исполнения любыми организациями, учрежде­ниями и должностными лицами. Стандартизация – установление и применение правил в целях упорядочения деятельности в определен­ной области для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении условий эксплуатации (использования) и требований безопасности.

Работы по стандартизации в Российской Федерации осуществляются на основе принятого в 2003 году Федерального закона «О техническом регулировании». К документам в области стандартизации, используемым на территории Российской Федерации, относятся:

–       национальные стандарты;

–       правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

–       применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

–       стандарты организаций.

Национальные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Национальные стандарты утверждаются национальным органом по стандартизации в соответствии с правилами стандартизации, нормами и рекомендациями в этой области. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 года № 316 "О мерах по реализации Федерального закона "О техническом регулировании" Госстандарт России определен органом, уполномоченным исполнять функции национального органа Российской Федерации по стандартизации. Национальный орган по стандартизации наделен правом разрабатывать и утверждатьФедеральный закон "О техническом регулировании", программу разработки национальных стандартов, а также порядок создания и деятельности технических комитетов по стандартизации. Постановление Госстандарта от 27 июня 2003 г. № 63[2] признало национальными стандартами действующие государственные и межгосударственные стандарты, введенные в действие до 1 июля 2003 г. для применения в Российской Федерации, признало целесообразным до вступления в силу вновь разработанных соответствующих правил, норм и рекомендаций по стандартизации сохранить для действующих государственных и межгосударственных стандартов и разрабатываемых национальных стандартов условные обозначения "ГОСТ" и "ГОСТ Р", предусмотренные ГОСТ 1.5-2001 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению" и ГОСТ Р 1.5-92 "Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов".

Стандарты разрабатываются с учетом применяемых средств орг­техники, например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (М., 2003) содержит основные требования к оформле­нию документов: порядок адресования, датирования, визирования, утверждения, машинописного оформления, перечень реквизитов, тре­бования к их расположению, к содержанию и оформлению бланков до­кументов.

Стандартизация документов в организациях опирается на основные принципы, приведенные на рис. 20.

Основные направления унификации и стандартизации документов:

1. Сокращение избыточности информации в документах. Сущест­вуют три способа: сокращение количества документов, текстов, входящих в документы, и числа лиц, вынужденных их читать.

2. Ориентация документов на использование банков данных (АБД).

3. Создание общей модели построения документа (форму­ляр – образец – модель построения некоторого множества документов, содержащая совокупность расположенных в установленной последова­тельности реквизитов, присущих всем документам данного множества).

4. Углубление формализации документов (машинно-ориентиро­ванные, машиночитаемые).

5. Применение единой терминологии в документах.

6. Типизация и трафаретизация текстов (типовые тексты плюс бланки с включением фрагментов типовых текстов).

[1] ГСДОУ (Одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.88. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33) // Главархив СССР 1991.

[2] Утратило силу. Постановление Госстандарта РФ от 30.01.2004 № 3.

Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

8-902-89-18-220

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!