Автоматизация Outlook&PowerPoint

3 Июл 2014 | Автор: | Комментариев нет »

План

1. Автоматизация: постановка задачи в системе автоматизированного управления            3
2.  Outlook – Ваш электронный органайзер: создание и отсылка почты  7
3. PowerPoint – сила убеждения, преимущества перед другими
технологиями           14
Заключение           16
Список литературы          17
Приложение. Презентация моей семьи.

1. Автоматизация: постановка задачи в системе автоматизированного управления

Автоматизированные системы управления (АСУ) - термин, впервые появившийся в России в 1960-е гг. в связи с применением компьютеров и информационных технологий в управлении экономическими объектами и процессами, что дало возможность повысить эффективность производства, лучше использовать ресурсы, избавить управленцев от выполнения нетворческих рутинных операций. В настоящее время в мировой практике для обозначения полнофункциональных интегрированных АСУ, используемых фирмами, применяют названия система управления ресурсами (англ. management resource planning, MRP) и управление ресурсами предприятия (англ. enterprise resource planning, ERP). Такие системы позволяют информационно поддерживать, обеспечивать все направления управленческой деятельности предприятия.
Задачи, решаемые программным обеспечением для автоматизации организации
1. Выполнение учетных функций. Система (системы) предназначена для получения сводной картины финансово-хозяйственной деятельности организации. Основные выполняемые задачи:
o автоматизация бухгалтерии;
o автоматизация управленческого учета;
o получение данных по выполнению планов организации (планов мероприятий и бюджета).
2. Выполнение задач, связанных с подготовкой и обработкой документов. Программные продукты, предназначенные для работы с документами - текстовые процессоры, электронные таблицы и т.д. Обычно, используется стандартный MS Office (или его аналоги).
3. Программы для автоматизации документооборота.
4. Средства автоматизации технологических процессов, в том числе, офисных процессов обработки документов: различные прикладные программы для выполнения операций над документами, например, обработка больших объемов текстов для получения удобных для работы аннотаций.
Далее под автоматизацией понимается установка систем автоматизации учета финансово-хозяйственной деятельности организации. Остальные компоненты автоматизации деятельности организации не рассматриваются.
При традиционном подходе постановкой задач для автоматизации организации занимается отдел (или управление) АСУ. Руководитель организации делегирует руководителю по АСУ полномочия для постановки задач АСУ, утверждая подготовленные под его руководством материалы.
Руководитель организации может делегировать полномочия по АСУ, но не может делегировать ответственность за результаты работ организации. Руководитель АСУ отвечает за результаты работы АСУ, но не может нести ответственность за деятельность организации. Это приводит к возникновению разрыва между полномочиями и ответственностью руководителей различного уровня.
Если руководитель организации не вовлечен полностью в процесс постановки задачи для АСУ, то в результате АСУ будет разработана и построена исходя из опыта и взгляда на ее задачи руководителя АСУ. Даже в том случае, если руководитель АСУ является не только высококвалифицированным специалистом в своей области, но и понимает специфику целевой деятельности организации в целом, различные организационные и экономические аспекты деятельности организации, предложенные им решения будут иметь определенную субъективную часть, которая будет отличаться от взглядов руководителя организации. Скорее всего, руководитель, получивший такую АСУ будет неудовлетворен ее возможностями.
Для того, чтобы предоставляемые АСУ возможности удовлетворяли руководителя организации, его участие в работе над постановкой задачи является совершенно необходимым. Система (АСУ) должна строиться, исходя из потребностей первого лица организации и развиваться по мере развития его потребностей.
Адаптируемые системы позволяют вовлечь руководителя организации в работу над постановкой задачи с самого начала. Это возможно потому, что для формализации задач для установки адаптируемой системы не требуется выполнения такого объема специальных или рутинных работ, который необходимо проделать в случае классического подхода к автоматизации. Руководитель организации вовлечен в процесс постановки задачи очень непродолжительное время и может не обладать глубокими знаниями в области автоматизации.
Предварительным этапом до установки системы-конструктора в организации является, также, как и в случае установки "жесткой" системы, проведение обследования. Но цели, объем и стоимость этого обследования принципиально отличаются от традиционного обследования.
При проведении обследования для установки системы-конструктора не ставится задача полного подробного описания всей организации. На первом этапе работ целью обследования является определение ключевых информативных показателей деятельности организации. Ключевые информативные показатели характеризуют деятельность организации в критически важных для контроля текущего положения и подготовки управленческих решений срезах. Система настраивается на получение необходимых руководству организации отчетов, содержащих ключевые информативные показатели. Для обработки и группировки этих показателей любым необходимым руководству образом система обладает так называемым генератором отчетов. Руководитель организации задает в генераторе отчетов любое сочетание параметров данных (если его не утраивают стандартные отчеты, предварительно настроенные в системе) и получает отчеты о деятельности организации в интересующих его разрезах: по подразделениям, по направлениям деятельности, по сотрудникам, по отдельным видам работ и т.д.
Ввод исходных данных в систему может выполняться двумя способами:
1. Поэтапная автоматизация (очаговое внедрение) выполняемых сотрудниками организации функций (бизнес-процессов). В системе создаются формы ввода в виде первичных документов, которые заполняются исполнителями. Информация становится доступной руководителю для анализа сразу же после ее ввода исполнителем. При поэтапной функциональной автоматизации полнота информации, доступной руководителю, растет по мере увеличения числа автоматизированных участков.
2. Вертикальное "выращивание" системы "сверху вниз" - это особенность, присущая только адаптируемым системам. Сутью этой особенности является поэтапная автоматизация уровней управления, начиная с самого верхнего. Автоматизация осуществляется следующим образом: на начальном этапе создаются формы отчетов для руководства организации и формы ввода исходных данных. При этом в качестве исходных данных может служить, например, сводная отчетность подразделений предприятия или отдельных юридических лиц холдинга. Эти данные вводятся в систему на соответствующем административном уровне. Далее руководитель организации имеет возможность группировать эти данные любым желаемым образом. Вводимые в систему данные, предоставляемые низовыми подразделениями, на этом этапе не проверяются на достоверность. Однако, система обладает возможностями для аналитического сравнения представляемых данных для того, чтобы выявить подозрительные с точки зрения достоверности данные. Достоверность вводимых данных увеличивается по мере автоматизации нижних административных уровней.
Выстраивание информационной пирамиды сверху вниз позволяет:
 Минимизировать затраты на формальные мероприятия, результаты которых будут невостребованы ввиду изменения потребностей организации к моменту завершения работ по автоматизации;
 Резко сократить время от начала работ до получения практических результатов;
 Поменять местами группы потребителей - первыми пользователями системы, которые смогут оценить эффект от ее внедрения, являются не исполнители, а руководители организации;
 Оптимизировать информационную структуру организации и в качестве "побочного" эффекта добиться оптимизации организационной структуры и бизнес-процессов.

2.  Outlook – Ваш электронный органайзер: создание и отсылка почты

Outlook  - мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение.
Microsoft Outlook  является коммуникационным приложением, помогающим более эффективно распоряжаться своим временем и информацией, а также предоставляющим возможность быстро публиковать данные и работать совместно с коллегами.
Электронная почта, или e-mail, является в сегодняшнем деловом мире незаменимым средством связи. Outlook предоставляет все средства, нужные для эффективной работы с электронной почтой и управления электронными сообщениями. Используя Outlook, можно:
• отсылать и получать электронные сообщения;
• прилагать файлы к сообщениям;
• создавать адресную книгу и управлять ей;
• упорядочивать и архивировать контакты;
• персонализировать сообщения.
Личная и деловая деятельность человека практически не возможна без общения с людьми. Для хранения информации об этих людях используются всевозможные записные книжки, как электронные, так и бумажные. Использование средств Outlook упростит в десятки раз все процедуры, связанные с коммуникационной деятельностью, такой как отправка писем, телефонные звонки, назначение задач, организация собраний и т. п.
Аналогом записной книжки в Outlook является папка Контакты (Contacts), служащая хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь.
В папке Контакты могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например сведения о дне рождения или годовщине какого-либо события. Вообще говоря, элемент Контакт может содержать более ста стандартных полей со сведениями о корреспонденте.
При открытии папки Контакты в окне Outlook появляется представление Адресные карточки (Address Cards), изображенное на рис. 1. В случае первого открытия Outlook папка Контакты может не содержать элементов, поэтому область отображения будет пустой.

Страниц: 1 2
Здесь вы можете написать комментарий

* Обязательные для заполнения поля
Все отзывы проходят модерацию.
Навигация
Связаться с нами
Наши контакты

vadimmax1976@mail.ru

8-908-07-32-118

8-902-89-18-220

О сайте

Magref.ru - один из немногих образовательных сайтов рунета, поставивший перед собой цель не только продавать, но делиться информацией. Мы готовы к активному сотрудничеству!